Что такое объяснение и ее виды. Объяснительная записка как инструмент кадровика. Зачем нужна объяснительная записка

Государство и право, юриспруденция и процессуальное право

Экспаланс объясняющий содержит научно обоснованные положения из которых с необходимостью и вероятностью следует заключение. Экспаланс имеет два вида посылок: большую посылку составляют теоретические законы принципы и иные общие положения правовой науки философии итд полученные индуктивным путем. меньшую посылку образуют положения свидетельствующие о наличии у исследуемого явления совокупности признаков связей характерных для действия закона принципа общей связи обозначенной в большей...

Вопрос 14. Объяснение. Понятие и структура объяснения. Виды объяснений.

Объяснение представляет собой научную процедуру, в которой на основе теоретических или эмпирических знаний раскрываются сущность или структура исследуемого явления, причины его возникновения и функционирования, иные значимые для науки связи и отношения.

Объяснение состоит из трех компонентов:

1) Экспаланс (объясняющий) содержит научно обоснованные положения, из которых с необходимостью и вероятностью следует заключение. Экспаланс имеет два вида посылок:

Большую посылку составляют теоретические законы, принципы и иные общие положения правовой науки, философии итд, полученные индуктивным путем.

Меньшую посылку образуют положения, свидетельствующие о наличии у исследуемого явления совокупности признаков, связей, характерных для действия закона, принципа, общей связи, обозначенной в большей посылке.

2) Экспаландум содержит заключение, которое с необходимостью или определенной вероятностью вытекает из экспаланса и в котором утверждается или отрицается наличие соответствующего свойства, связи у исследуемого явления, процесса.

3) Дедукция и индукция. Объяснения могут быть индуктивными и дедуктивными.

Если большую посылку экспаланса образуют научно обоснованные теоретические положения в форме закономерностей, принципов права, иные общие положения, такое объяснение называют дедуктивным.

Индуктивная модель объяснения характеризуется тем, что большая посылка экспаланса содержит статистический закон, выраженный в форме вероятностного суждения. (например зависимость между материальным состоянием населения и уровнем преступности).

Виды объяснений:

1) Нормативно-правовой вид объяснений характеризуется тем, что большую посылку экспаланса составляют не теоретические положения, выводы, а нормативные предписания действующего законодательства.

2) Целевой (телеологический) вид объяснений. В процессе такого объяснения ставится задача установить, насколько используемые средства, либо полученные результаты соответствуют поставленным целям.

3) Функциональный вид объяснений. В этом случае большую посылку составляют положения о функциях, присущих тому или иному явлению как целостной системе, а экспаландум – выводы о степени соответствия деятельности отдельного компонента функциям этой системы, его способности усиливать или препятствовать реализации данных функций.

Что такое "Объяснение"? Как правильно пишется данное слово. Понятие и трактовка.

Объяснение ОБЪЯСНЕНИЕ - функция познания, науки, научной теории, реализуемая через логико-методологическую процедуру экспликации сущности одного предмета, явления, события, действия и т.д. (объясняемое, «новое») через другое (объясняющее, «наличное»), имеющее статус достоверного, «очевидного», понимаемого. Противостоит пониманию (см. ИС-ТОРИЦИЗМ). Компонента О. входит в познавательные акты во всех сферах и на всех уровнях человеческой деятельности. Специально проблема О. поднималась и рассматривалась на дисциплинарном уровне в философии и теологии. В европейской культуре функция О. постепенно закрепилась прежде всего за научным знанием. Научное О. должно отвечать, как минимум, двум требованиям: 1) адекватности - его аргументы и характеристики должны иметь непосредственное отношение к предметам, явлениям, событиям, которые они объясняют; 2) принципиальной проверяемости (непосредственно или через свои следствия). По своей логической структуре О. представляет рассуждение или умозаключение, посылки которого содержат информацию, необходимую для обоснования такого рассуждения (умозаключения). Посылки называются экспланансом, следствия из них - экспла-нандумом. Эксплананс и экспланандум связаны между собой отношениями выводимости (следования). О. осуществляется как на теоретическом, так и на эмпирическом уровнях организации научного знания. О. в естествознании ориентируется прежде всего на раскрытие причинно-следственных связей и отношений, хотя могут объясняться и генетические, структурные, функциональные зависимости, но в любом случае речь идет о выявлении картины детерминации объекта (явления, события), его зависимостей и обусловленностей. Чем полнее и глубже вскрыты обусловленности, тем выше ценность О. Наиболее известна и признаваема в методологии познания - дедуктивно-номологическая модель научного О. Поппер считал, что дать причинное О. события значит дедуцировать утверждение, которое его описывает, используя в качестве посылок один или более универсальных законов совместно с определенными единичными утверждениями о первоначальных условиях. Аналогично, Карнап утверждал, что эксплананс должен содержать хотя бы один закон науки. Таким образом, суть данной модели О. состоит в подведении под закон объясняемого явления. При этом дедукция понимается здесь не как умозаключение от общего к частному, а как любой вывод, заключение которого следует из имеющихся посылок с логической необходимостью по принятым правилам дедукции. С точки зрения К. Гемпеля, общий закон - это универсальное условное высказывание, которое может быть подтверждено или опровергнуто с помощью эмпирических данных, а само О. понимается как «гипотеза универсальной формы» (ссылка на причины или определяющие факторы данного события). Дедуктивно-номологиче-ская модель О. дополняется дедуктивно-фактуальной моделью (О. через эмпирически фиксируемую закономерность, иногда говорят об О. с помощью замаскированного закона), а их обобщение может быть обозначено как схема Поппе-ра - Гемпеля, суть которой У. Дрей определял как модель «охватывающего закона». Особые варианты дедуктивных О. - это О. эмпирических законов через теоретические принципы, через законы более высокого порядка, а также О. внутри гипотетико-дедуктивной теории (метода). Гемпелем подробно разработана и теория индуктивно - статистического О., предполагающая установление эмпирических отношений между классами событий как свое основание и трактующая индукцию не как процесс рассуждения от частного к общему, а как всякое рассуждение или умозаключение, посылки которого в той или иной степени подтверждают заключение, которое носит вероятностный характер. Гемпель рассматривает в этой связи как особый вид вероятностных О. - дедуктивно-статистические (эксплананс содержит по крайней мере один статистический закон или теоретический принцип). В целом любое дедуктивное О. можно истолковывать как особый случай индуктивного О., когда степень вероятности экспланандума становится равной единице (100%) и, следовательно, вероятностный вывод становится достоверным. Схемы О. могут не быть полностью развернуты (предъявлены) и тогда речь идет о неполных О. (»объясняющих скетчах», по Гемпелю). Как особый тип О. можно принять схемы операционализма и инструментализма, предполагающие экспликацию «неизвестного» и его (если это возможно) редукции к «известному». Дреем была предложена (прежде всего для анализа исторических событий) модель «непрерывной (последовательной) серии событий (происшествий) «, в которой О. есть заполнение пробелов в серии, восстановление ее непрерывности. Для анализа исторических событий Дреем и др. была предложена модель рационального О., суть которой заключается в О. поведения исторического агента (деятеля, лица) через его мотивы, т.е. через оценку его адекватности ситуации (что предполагает «проецирование» исследователя в ситуацию, ее «переигрывание», «вновь испытывание», «вновь продумывание»). У Коллингвуда цель рационального О. - воссоздание «внутренней стороны» исторического события, которую составляют мысли исторического агента. Основные трудности, с которыми сталкивается рациональное О., следующие: 1) наличие разных типов рациональности и различие их стандартов в различные исторические времена и в разных социокультурных слоях общества; 2) нерационализируемость полностью человеческого поведения. Гемпелем в связи с этим было предложено рациональное О. не через мотивы, а через меру следования системе принудительных норм, предзадающей цели действия (действие в соответствии с диспозициями). Особая разновидность рациональных О. предложена в этнометодологии. Г.Г. фон Вригт противопоставил как концепциям причинного (истоки которого он усматривал в установках физики Галилея на предсказание события), так и концепциям рационального О. - модель телеологического (интенционального) О., истоки которой он относил к установке Аристотеля сделать факты финалистически понятными. О. состоит не в указании рациональности действия, а цели, которую преследует индивид (или его интенций), и опирается на теорию «практического вывода» (в котором одна посылка говорит о желаемом результате (цели), другая же указывает на средства достижения этой цели, а выводное суждение представляет собой описание действия; при этом схема может быть усложнена введением в посылки дополнительных ограничений на возможное действие). Связь О. с описанием, нарративом, породила ряд нарративных концепций О. Так, Т. Никклз, исходил из того, что объясняя факты, мы имеем дело с различными их описаниями, которые трудно поддаются трансформации друг в друга и поэтому должны быть объяснены как отдельные. Отсюда модель сингулярных причинных О., исходящая из критического переосмысления идей Гемпеля. Тем самым в О. снимается требование наличия связей выведения, которые могут быть даны через рассказ (объясняющий нарратив, указывающий на то, что событие не было неожиданным, как это изначально казалось). Как особый тип О. рассматриваются так называемые модельные О. (О. с помощью моделей, прежде всего знаковой природы).

в методологии науки) - познавательная процедура, направленная на обогащение и углубление знаний о явлениях реального мира посредством включения этих явлений в структуру определенных связей, отношений и зависимостей, дающей возможность раскрыть существенные черты данного явления. В простейшем случае предметом объяснения выступают отдельные эмпирически фиксируемые факты. В этом случае объяснению предшествует их описание. Но в принципе предметом объяснения может быть реальность любого вида в любых ее проявлениях и на любом уровне ее выражения в системе научного знания. Так, скажем, подлежать объяснению могут законы науки, эмпирические и теоретические, содержание теорий меньшей степени общности может находить свое объяснение в теориях более общего уровня и пр. В структуре объяснения как познавательной процедуры можно выделить следующие элементы: 1) исходное знание об объясняемом явлении (т. н. экспланандум); 2) знания, используемые в качестве условия и средства объяснения, позволяющие рассмотреть объясняемое явление в контексте определенной системы или структуры (т. н. основания объяснения, или, эксплананс); 3) познавательные действия, позволяющие применить знания, выступающие в качестве оснований объяснения, к объясняемому явлению. В качестве оснований объяснения могут использоваться знания различного вида и уровня развития, что позволяет выделять различные виды и формы объяснения по типу эксплананса. Вместе с тем процедуры объяснения могут различаться в зависимости от применяемых в процессе их осуществления познавательных приемов и действий.

В т. н. стандартной концепции анализа науки, выдвинутой сторонниками логического позитивизма и получившей широкое распространение в западной методологии науки в 40-50-е гг., доминировала дедуктивно-номолопическая модель объяснения, сформулированная К. Гемпелем и П. Оппенгеймом в 1948 (см.: ГемпельК. Г. Логака объяснения. М., 1998, с. 89-146). Эта логическая модель объяснения представляла собой применение общей гипотетико-дедукгивной схемы (см. Лпотетшсо-дедуктивиый метод, Лтотетико-дедуктивная модель) к ситуации объяснения. В этой схеме исходили из рассмотрения в качестве эксплананса т. и. помологических утверждений, формулирующих законы науки, а в качестве логического приема объяснения использовалась дедукция знания об объясняемом явлении из этих помологических утверждений. Осуществимость такого объяснения рассматривалась как фактор подтверждения, оправдания помологического утверждения (см. Оправдание теории). Как всякая логическая модель реального познавательного процесса, она носила характер весьма сильной его идеализации, преувеличивая, во-первых, роль законов науки в качестве эксплананса, во-вторых, исходя, как и стандартная концепция анализа науки в целом, из противопоставления контекста открытия и контекста оправдания, она не могла учитывать процессов совершенствования знания в ходе осуществления процедуры объяснения. Что касается роли законов науки (т. н. номологических утверждений) в процессах объяснения, то, действительно, наиболее развитой формой научного объяснения являются объяснения, предпринимаемые на основе теоретических законов и предполагающие осмысление объясняемого явления в системе теоретического знания, ассимиляцию его в научно-теоретической картине мира.

Однако уже сам автор дедуктивно-номологической модели объяснения К. Г. Гемпель впоследствии был вынужден обобщить ее, сформулировав наряду с дедуктивной вероятностно-индуктивную или статистическую версию помологической модели объяснения. Но главное заключается В том, что было бы неправильно недооценивать познавательное и методологическое значение различных форм объяснения, в качестве оснований которых не обязательно выступают законы науки. Т. н. помологические объяснения характерны для теоретического математизированного естествознания, в первую очередь физики, а в научных дисциплинах, где не выкристаллизованы теории в строгом смысле этого термина (см. Теория) с их законами, распространены иные формы объяснения. Так, в дисциплинах социально-гуманитарного профиля в качестве оснований объяснения зачастую выступают типологии. Напр., объяснение особенностей человеческого поведения дается на основе типологии характеров в психологии, объяснение социальных явлений - исходя из типов социальных структур и социальных действий в социологии и пр. Важнейшую роль в науках о живой и неживой природе, социально-гуманитарных дисциплинах играет объяснение путем включения рассматриваемого явления в контекст охватывающих его систем, структур и связей. Так возникают причинные, генетически эволюционные, функциональные, структурно-системные и т. д. объяснения, где в качестве эксплананса выступают не теории или законы науки, а некие категориальные схемы и картины мира, лежащие в основе научного знания в данной предметной области, скажем объяснение каких-либо социальных или биологических явлений через установление тех функций, которые они выполняют в социальной системе или живом организме.

Особая, вызывавшая оживленную полемику в философии и Методологии науки проблема связана с объяснением человеческих действий и поступков в различных гуманитарных дисциплинах, в истории, в социальных науках, где так или иначе приходится рассматривать в качестве оснований объяснения различные мотивационно-смысловые установки, обуславливаемые ментальностью человека. В этом контексте проблема объяснения оказывается тесно связанной с проблемой понимания в специфическом значении этого термина в традиции, идущей от Дильтея, в которой понимание как постижение ментальных предпосылок создания какого-либо текста или вообще артефакта культуры рассматривается как специфический метод гуманитарного познания.

С методологической точки зрения процедуры объяснения не могут быть сведены к автоматизму дедуктивных выводов. Уже само по себе подведение явлений под общий закон по дедуктивно-номологической схеме предполагает определенную конструктивную работу сознания, которую Кант называл «способностью суждения», т. е. способностью применить общее правило, общую норму в конкретной ситуации. Реальные же процедуры объяснения в науке, даже те, которые можно представить в дедуктивно-номологической модели, связаны с «наведением мостов» между объектом объяснения и его экспланансом, уточнением условий применимости общего положения, нахождением промежуточных звеньев и т. д. Поиск же оснований объяснения там, где не имеется готового знания, под которое можно было бы подвести объясняемые явления, становится мощным стимулом развития научного знания, появления новых концепций и гипотез. В частности, поиск объясняющих факторов зачастую выступает предпосылкой теоретизации знания, перехода от эмпирического его уровня к формированию теоретических концепций, выработки того, что можно назвать первичными объяснительными схемами, которые поначалу представляют собой ad-hoc (т. е. объяснения данного случая), но затем могут развертываться в теоретическую концепцию. Так, скажем, объяснение Дюркгеймом большего числа убийств в протестантских общинах по сравнению с католическими меньшей степенью социальной сплоченности в первых сравнительно со вторыми, которое выступило первоначально как ad-hoc объяснение, послужило основой для создания получившей широкое признание в социологии концепции аномии как причины социальной дезорганизации. В ситуации же, когда попытки объяснить некоторые факты и обстоятельства в рамках определенных гипотез, концепций или теорий приводят к противоречию с последними, т. е. реальные обстоятельства выступают по отношению к ним как контрпримеры (см. Контрпримеры в науке), наличие таких контрпримеров - скажем, противоречие планетарной модели атома со стабильностью электронов на орбите - становится необходимым условием критического анализа соответствующего знания и стимулом его пересмотра. Этот пересмотр отнюдь не всегда ведет к отказу от этого знания в духе примитивного фальсификационизма (см. Фальсификация, Фалылфицируемость), он приводит к его уточнению, конкретизации, совершенствованию и развитию. При этом желательно, чтобы вносимые в теорию или гипотезу изменения не были бы только ad-hoc объяснениями выявленных контрпримеров, а увеличивали бы объяснительно-предсказательные возможности теории или гипотезы по отношению к другим фактам. Обрастание же теории или гипотезы большим количеством ad-hoc объяснений является свидетельством ее слабости.

Т. о., объяснение в целом является конструктивной, творческой познавательной процедурой, в результате которой не только обогащаются и углубляются знания об объясняемом явлении, но, как правило, происходит уточнение и развитие знаний, используемых как основание объяснения. Решение объяснительных задач выступает в качестве важнейшего стимула развития научного знания, его концептуального аппарата, что свидетельствует о несостоятельности резкого противопоставления т. н. контекстов оправдания и открытия при трактовке объяснения в рамках стандартной концепции анализа науки.

Осуществление функций объяснения в науке органически связано с предсказанием и предвидением. По существу, рассматривая научно-познавательную деятельность в целом, можно говорить о единой объяснительно-предсказательной функции научного познания по отношению к его объекту Объяснение, рассматриваемое в этом контексте, выступает не как частная познавательная процедура, а как необходимая функция научного мышления, его кардинальная установка.

Отличное определение

Неполное определение ↓

Объяснительная записка — это внутренний документ организации , который объясняет определенные действия или происшествия.

Унифицированной формы данного документа нет, но руководство, по желанию, может ее утвердить . Объяснительная записка пишется работником организации в единственном экземпляре на чистом листе формата А4. В ней содержится информация о том, кто и к кому обращается, а также само объяснение ситуации.

Написана записка может быть от руки или при помощи печатной техники, главное, чтобы на ней присутствовали все имена, дата и подпись работника .

Виды

В зависимости от своего содержания и причин составления, записка может быть нескольких видов :

1. Оправдательная — содержит информацию, которая объясняет собственное поведение, совершение какого-либо действия или, наоборот, бездействия.
2. Объяснительная — сотрудник объясняет действия, от него не зависящие, которые совершили другие лица, или они сложились по определенным обстоятельствам.

Как правильно написать, чтобы избежать наказания

Большая часть успеха при написании объяснительной записки зависит от ее правильного составления , для этого нужно соблюдать несколько правил :

• не допускать большого количества лишней информации и длительных повествований, информация должна содержать полезные сведения, объясняющие ситуацию;
• не употреблять красноречивых фраз, которые оскорбляют или, наоборот, превозносят другую сторону, принявшую участие в ситуации;
• не скрывать правды и не перекладывать свою вину на кого-либо, чистосердечное признание больше располагает к себе;
• не допускать в объяснительной грамматических и орфографических ошибок и помарок, она должна быть написана на чистом белом листе, аккуратным и разборчивым почерком, документ не должен вызывать раздражение только одним своим видом.

Несмотря на то, что объяснительная не имеет унифицированного бланка, составляется она по определенным правилам :

В случае составления записки в печатном виде подпись все равно ставится от руки .

Составляться объяснительная записка может по разным причинам , чаще всего это:

• отсутствие на рабочем месте;
• совершение ошибки в работе, несоблюдение должностной инструкции;
• невыполнение рабочего плана;
• в налоговую службу;
• от кассира;
• в детский сад;
• в университет;
• классному руководителю в школе;
• отсутствие на родительском собрании.

Отсутствие на рабочем месте

Одно из грубых нарушений, которое может повести за собой увольнение по статье, такой поступок обязательно сопровождается объяснительным документом . В основной части, в первом предложении указывается имя сотрудника и сколько рабочих дней он пропустил, а также даты, выпавшие на эти дни. После этого указывается причина прогула, объяснение должно быть логично связанным и правдивым. Чаще всего, не выход на работу происходит по причинам :

• проблем со здоровьем;
• ухода за одним из членов семьи;
• экстренного ремонта;
• автомобильной аварии;
• ненадлежащих погодных условий;
• временного заключения в месте лишения свободы.

Лучше всего, если записка будет подкреплена каким-либо доказательством, таким как медицинская справка, документ о ДТП или справка из ЖКО, и т.д.

Совершение ошибки в работе, несоблюдение должностной инструкции

Работнику свойственно совершать ошибки, этому способствуют простые человеческие факторы , такие как усталость, плохое самочувствие, переживание, стрессы, невнимательность, проблемы в семье или отсутствие профессионализма.

Также сотрудник по каким-либо причинам может нарушить правила, которые он обязан соблюдать по своей должностной инструкции. Независимо от характера ошибки и причины ее возникновения, эту ситуацию работник обязан пояснить .

В объяснительной сначала указывается то, что было совершенно, а затем по какой причине так вышло. Все написанное должно быть понятно читателю, а объяснение — правдивым.

Невыполнение рабочего плана

Бывают ситуации, когда сотрудник не справился с установленным на определенный период объемом работы. Такая ситуация также должна быть прокомментирована работником. В объяснительной следуют указать то, с чем конкретно не справился работник, какой объем работы был указан по плану, какой был выполнен фактически.

Далее указывается, по какой причине это произошло — нехватка времени, оборудования, влияние прочих факторов или медлительность сотрудника. Также можно кратко указать свои пожелания, направленные на помощь в улучшении производительности.

В налоговую службу

Каждый отчетный период организация обязательно сдает необходимые сведения в налоговую службу , это может произойти в случаях:

• несвоевременной сдачи налоговой декларации в службу;
• выявления ошибок в декларации при написании слов или цифр;
• расхождения между данными, которые имеются в налоговой, и теми, что сданы организацией.

Объяснительная прилагается к исправленной декларации и может быть передана как лично, так и отправлена по почте. В ней нужно подробно, но в не очень большом объеме ответить на возникшие у налогового инспектора вопросы, например, почему получена данная итоговая цифра, методы расчета налогов или по какой причине были допущены ошибки.

От кассира

Работа кассира очень ответственная , так как она осуществляется в тесном контакте с денежными средствами. Поэтому, каждое ошибочное действие должно обязательно сопровождаться объяснительной и, по возможности, прикрепленными к ней доказательствами. Записка составляется в случаях:

• когда чек отбит на неверную сумму;
• осуществления возвратов на чековой ленте;
• неправильного расчета, который повлек за собой недостачу или излишки денежных средств в кассе;
• ненадлежащего ведения кассовых документов.

В основной части объяснительной указывается дата совершения ошибки, неправильная сумма, разница в данных, номера чеков, причина данного действия. Также можно указать, была ли она исправлена и каким способом. После прикрепляются подтверждающие чеки с подписями кассира, если они есть.

В детский сад

Объяснительные в детский сад родители обычно пишут в тех случаях, когда ребенок пропустил несколько дней, но не по причине больничного, или же не посещал врача, а лечился родителями самостоятельно .

Записка пишется не на имя воспитателя, а на имя директора детского сада. В ней указывается имя ребенка, сколько дней он пропустил, на какие даты они выпали и сама причина отсутствия ребенка.

В университет

Студенты часто могут отсутствовать на парах, случиться это может как по уважительной причине, так и просто по нежеланию посещать занятие. Не смотря на ситуацию, студент обязан отчитаться о своем прогуле .

Объяснительная записка пишется от имени самого студента, на имя декана или начальника отделения. В ней указывается количество пропущенных учебных дней, их даты и сама причина пропуска. Если есть какое-либо доказательство, подтверждающее написанное, например больничная справка, его необходимо приложить к документу.

Классному руководителю в школе

При пропуске учеником отдельных уроков или целых учебных дней родитель также должен написать объяснительную, в которой указывается причина данного поступка. Составляется она на имя классного руководителя, от имени родителей или опекунов. В ней указывается имя ученика, дни или наименование пропущенных уроков, дата, на которую они выпали, и, обязательно, причина прогула.

Отсутствие на родительском собрании

Многие классные руководители просят родителей своих учеников писать им объяснительные записки при отсутствии их на родительском собрании. В таком случае в ней нужно указать дату проведения собрания и причину непосещения.

Но следует помнить, что такая объяснительная не является обязательной, так как присутствие на собрании — это добровольное дело, поэтому руководитель не имеет права требовать ее или выяснять личные причины, по которым родитель не явился .

Что влечет за собой отказ от написания

Написание хорошей объяснительной записки, в первую очередь, важно для самого работника, так как она может помочь избежать или смягчить наказание, убедив начальника в серьезности ситуации.

Но в некоторых моментах сотрудник отказывается давать какие-либо объяснения по поводу своего нарушения. В таком случае составляется специальный акт об отказе написания объяснительной записки , в 2 экземплярах, один из которых уходит в отдел кадров, а второй остается у работника.

Акт составляется не только в случае отказа предоставления записки, но и если она не была написана в течение 2 дней с момента совершения проступка сотрудником. В нем указывается следующая информация :

• наименование «Акт об отказе писать объяснительную записку»;
• данные о работнике, наименование организации, занимаемая должность, ФИО;
• данные о свидетелях составления акта, которых должно быть не менее 3 человек;
• дата составления акта;
• нормативная база, поясняющая правонарушение сотрудника и обязывающая его к написанию объяснительной;
• описание ситуации, совершенное сотрудником;
• причина отказа давать какие-либо объяснения, если она есть;
• пояснение, что акт составлен в 2 экземплярах и что работник с ними ознакомлен;
• должности и подписи всех свидетелей и составляющего данный документ.

При отсутствии объяснительной записки работодатель имеет полное право наказать сотрудника соответствующим законодательству образом, вплоть до увольнения по статье.

Сроки хранения документа

Как и любой документ, объяснительная записка подписывается уполномоченными лицами и передается на хранение, чаще всего, в отдел кадров . Храниться записки могут бессрочно . Единственный момент, при истечении срока давности у нарушения необходимость в пояснениях к нему также теряют необходимость.

За любой проступок нужно отвечать, особенно если он касается нарушения трудовой дисциплины. Объяснительная записка является важным документом , который помогает прояснить ситуацию и, если возможно, оправдать работника и снизить наказание. Поэтому нужно всегда правильно и честно относиться к ее составлению.

Объяснительная записка – это документ, который должен быть приложен к материалам о проступке. Иногда объяснения могут сыграть важную роль в судьбе работника: он может остаться на работе, а не быть уволенным за нарушение дисциплины, если грамотно преподнесет директору свою точку зрения и обоснует поведение.

В законодательстве нет требований об обязательном составлении записок, но письменные оправдания – это все же документ , который должен быть принят к сведению по требованиям Трудового кодекса. Кадровик, заинтересованный в работнике, должен уметь грамотно составлять объяснительные.

Что такое объяснительная записка

В Трудовом кодексе содержится правило: все материалы о нарушении дисциплины в компании разбираются только с учетом объяснений виновника . А это значит, что степень вины сотрудника и возможное привлечение его к ответственности определяется только после того, когда виновник объяснит обстоятельства и причины своего поведения.

Распоряжением директор имеет право запросить объяснения , а изложить их виновник должен письменно, оформив по правилам. От того, как оформлена объяснительная и как представлены объяснения, зависит судьба нарушителя: директор решит, наказать ли сотрудника или проявить снисхождение.

По сути, объяснительная записка – это официальный документ, который по норме 193-й статьи Трудового кодекса должен быть приложен к распоряжению о даче объяснений . Объяснения – это как последнее слово подсудимого. Они хоть и не решают проблему, но к учету будут приняты, а возможно и повлияют на принятие решения.

Важно

Приказ о дисциплинарном наказании будет считаться недействительным , если за два дня до его издания (или раньше) с виновника не были запрошены объяснения.

Кадровик не должен забывать о необходимости напомнить руководителю о запросе объяснений, чтобы в случае наложения дисциплинарного взыскания действия носили законный характер.

Важно

Обязанности у виновника писать объяснение нет, но распоряжение о даче объяснений должно быть вручено ему под роспись!

Если виновник отказывается подписывать распоряжение, составляется акт об отказе от подписи в его присутствии. Есть еще вариант: отправить распоряжение заказным письмом с уведомлением о вручении. В этом случае у кадровика будет доказательство того, что требования ТК исполнены.

Виды объяснительных записок

Существует два вида записок , которые могут выступать в качестве:

• объяснения поведения других лиц;
• оправданий собственного поведения.

Первый вид применяется, если внештатная ситуация или нарушение дисциплины произошло по вине посторонних. В такой записке описываются обстоятельства, которые произошли без участия адресанта.

Для наглядности пример объяснительной записки кадровика , приложенной к графику отпусков:

Второй вид объяснительных записок – это изложение сотрудником обстоятельств какого-либо нарушения дисциплины или внештатной ситуации , произошедших по собственной вине. Так как государство у нас правовое, в каждом случае в отношении участника спорной ситуации должна действовать презумпция невиновности. А поэтому, нельзя безапелляционно признать сотрудника виновным, если он не участвовал в разборе ситуации.

Например, нельзя объявить выговор за опоздание на работу, если опоздавшему не предложено объяснить причину задержки .

Вместе с тем объяснительные записки должны оформляться таким образом, чтобы адресат смог понять причины нарушения дисциплины и саму суть ситуации, от чего напрямую зависит решение: казнить или помиловать.

Отличия объяснительной записки от служебной, докладной или пояснительной

Объяснения – это не пояснения и не доклад, а изъяснение своей точки зрения, иногда отличной от общепринятой, в своем роде оправдание. В свою очередь докладная записка – это донесение о нарушении, пояснительная – приложение к документу, содержащее расширенное представление о нём, а служебная записка – просьба.

Как видите, эти четыре вида записок совершенно разные, но цель у них одна: донести информацию . Между тем форма и требования к оформлению этих видов записок сходные.

Как оформляется записка

Как и любой другой официальный документ, объяснительная записка должна быть четко структурирована . Обязательными элементами являются:

• шапка (указание ФИО и должности директора и самого виновника);
• ссылка на распоряжение или уведомление начальника;
• суть проблемы;
• объяснения;
• просьба о смягчении или об освобождении от наказания;
• число и подпись адресанта.

Оформить записку можно как на компьютере, так и рукописно. Однако впечатление об авторе не должны портить недочеты:

• писать записку нужно на ровной бумаге;
• без ошибок и зачёркиваний;
• в уважительном тоне.

Важно

Кадровику можно подготовить бланк записки, структурировав его , а в случае надобности просто распечатать и выдать адресанту: он самостоятельно впишет обстоятельства и свои данные.

Объяснительная записка образец

Уведомление работника о даче объяснения

В объяснительной записке не зря должна присутствовать ссылка на распоряжение
директора . Ведь одним из указаний Трудового кодекса при оформлении нарушения дисциплины виновнику должно быть вручено под роспись требование о даче объяснений.

Требование составляется так:

• сверху указывается название фирмы;
• ставится дата и регистрационный номер (совпадающие с записями в регистрационном журнале);
• пишется название («Распоряжение» или «Требование» о даче объяснений);
• описывается суть проблемы (когда и почему был составлен акт о нарушении дисциплины);
• обозначается само требование («Распоряжаюсь: слесарю ГЦ Трубину А.Д. предоставить секретарю письменные объяснения о нарушении в срок 2 дня с момента вручения настоящего требования»);
• документ визируется директором;
• под текстом ставится подпись виновника об ознакомлении с документом (или ссылка на акт об отказе от подписи, или на почтовую квитанцию об отправлении заказного письма виновнику).

В свою очередь общий алгоритм применения наказания по правилам 193-й статьи таков :

• составляется акт о нарушении (именно акт, фиксирующий время нарушения и его суть – событие и перечисление действующих лиц, а не требование о даче объяснений);
• издается распоряжение с требованием объяснения работником обстоятельств: виновник должен расписаться в нем об ознакомлении или получить по почте (в идеале оно должно датироваться тем же числом, что и акт о нарушении);
• акт и объяснения рассматриваются директором и выносится решение (прямо на акте директор может поставить визу, например «объявить выговор»);
• через два дня можно издавать приказ по дисциплине или не издавать его вовсе, если директор сочтет нужным проявить снисхождение (нужно иметь в виду, что с момента составления акта до дня издания приказа не должно пройти больше 30 дней). В этот срок не входит отпуск или болезнь виновника).

Все материалы должны быть вложены в соответствующие номенклатурные папки. Однако если в отделе кадров для разных видов документов предусмотрены отдельные дела, то к оригиналу приказа по дисциплине нужно приколоть копии акта, распоряжения о даче объяснений и объяснительной записки.

Важно

Если виновник за два дня не счел нужным объясниться, нужно составить акт о том, что распоряжение было вручено , но объяснительная записка не была предоставлена в срок.