Какие документы принадлежат к первичным, должен знать каждый бухгалтер. Это связано с тем, что именно эта документация и является основанием для ведения бухгалтерского учета. Они доказывают факт осуществления операций хозяйственного характера. Начинающему специалисту в сфере бухучета нужно разобраться, что это такое, для чего нужны первичные документы, как их составлять и хранить. В противном случае проблем с контролирующими органами избежать не удастся.

Юридические лица и частные предприниматели могут перечислить друг другу средства только на основании определенной первичной документации. Предполагается, что первичка составляется еще до того, как прошла хозяйственная операция, однако законодательство не исключает возможность ее составления завершения сделки, однако, для этого должны быть веские причины.

Как первичные, так и сводные документы учета, должны включать реквизиты: наименование бланка; дата и место, где он был составлен; полное название компании, которая его подготовила; какие счета используются для перечисления средств; полное имя ответственного должностного лица и т.д.

Зачем они нужны

Первичные документы (ПД) являются обязательным компонентом бухгалтерского учета. Составляются они в ходе осуществления хозяйственных операций и служат доказательством того, что такие операции были завершены. При проведении сделки может быть задействовано различное число первичных документов: зависит оно от специфики ее проведения.

Перечень операций, которые обязательно должны быть проведены в ходе сделки:

  1. Подписание контракта с получателем. Если он является постоянным, можно подписать один договор на несколько сделок, однако, в таком случае стоит сразу обговорить сроки выполнения работ, последовательность расчетных операций и прочие нюансы.
  2. Выставление счетов для оплаты.
  3. Непосредственно оплата, подтверждением которой является кассовый чек (или товарный), если речь идет о наличной оплате, или же платежки, если деньги перечисляются по безналу.
  4. Когда отгружается товар, исполнитель передает клиенту накладную.
  5. После предоставления услуг в полном объеме, исполнитель должен получить от клиента акт выполненных работ

Существующие виды

Существует 6 основных видов ПД бухучета, которые используются чаще всего при проведении различных сделок:

Контракт В контракте закрепляются права и обязанности сторон сделки. Договор может быть составлен на оказание услуг или продажу товаров.

Гражданский кодекс не исключает возможности заключения устного договора, но нужно помнить, что только документ, подписанный двумя сторонами, может защитить права и интересы пострадавшей стороны в судебном органе в случае возникновения каких-либо проблем, включая невыполнение обязательств другой стороной.
Счет-оферта
  • В данном документе указывается, какую сумму должен внести клиент для получения услуг или работ. Когда производится оплата, это означает, что клиент дает свое согласие на условия, которые выдвинуты исполнителем.
  • Не существует конкретной формы этого документа, поэтому его оформление может отличаться у разных поставщиков. Однако, нужно помнить, что обязательно документ должен содержать название самого документа; реквизиты для оплаты; наименование товаров и услуг, а также их стоимость. Подготовить его можно в программе 1С.
  • Счет не представляет ценности с точки зрения ведения бухучета и отчетности перед контролирующими органами, в нем лишь фиксируется цена, установленная продавцом. Ставить на нем печать и подпись не обязательно, но, если компания хочет подстраховаться и обезопасить себя, лучше это сделать.
  • Если будут нарушены какие-либо интересы или права покупателя, он имеет право требовать от продавца возврата перечисленных средств.
Платежная документация Это подтверждение того факта, что клиентом был оплачен счет, выставленный производителем. Существуют различные виды таких документов: платежные требования, поручения и чеки, бланки строгой отчетности.
Товарная накладная
  • Применима в тех случаях, когда нужно оформить сделку купли-продажи материальных ценностей. Данная бумага должна быть оформлена в двух экземплярах. Продавцу он нужен, чтобы отобразить продажу, а покупателю – для оприходования полученного товара.
  • В товарной накладной и счете должна полностью совпадать информация. На данном документе печать продавца и покупателя должна стоять обязательно.
Акт про выполнение работ или оказание услуг Двусторонний документ. Он подтверждает не только факт выполненных работ, но и цену, которая была заплачена за товар или услугу. Данная бумага служит также доказательством того, что стороны полностью выполнили обязательства друг перед другом и не имеют взаимных претензий.
Счет-фактура Важным документом является , при помощи которой закладывается основа для акцептования сумм НДС, поданных к вычету. Очевидно, что это документ очень важен для тех структур, которые являются плательщиками НДС.

Список первичных документов бухгалтерского учета

Итак, список первичной документации бухгалтерского учета выглядит таким образом:

Договор Заключается с клиентом в письменной форме. Важно сказать, что закон не запрещает устную форму такого контракта, однако, стороны чаще предпочитают зафиксировать права и обязанности, предусмотренные соглашением, на бумаге.
Счет В нем содержатся реквизиты для произведения оплаты и наименование товаров, которые приобретаются.
Чек (товарный или кассовый) или же бланк строгой отчетности Выдаются в случае оплаты наличными. В случае безналичного расчета у покупателя товара или услуги в качестве подтверждения оплаты остается платежный документ, который заверен банковской структурой.
Накладная Выдается в момент произведения отгрузки товара.
Акт оказания услуг или выполнения работ Предоставляется после того, как услуги оказаны в полном объеме.

Определение понятия «первичный учетный документ» дает статья 60-1 Российского Налогового кодекса: первичные документы – это задокументированное свидетельство того, что операция была совершена или присутствует событие, которое дает право на ее совершение. Такие документы могут быть в бумажном виде или на электронном носителе. Ведение бухучета происходит на основе подобной документации.

В статье 60-2 приведены формы таких документов и требования, которые выдвигаются к их оформлению.

Еще один нормативный акт, в котором дается определение первичной документации, а также определяются ее формы – закон про бухучет и финотчетность.

Россия – страна, в которой законодательство по бухучету и оплате налогов периодически меняется. Учитывая тот факт, что формы могут быть изменены или дополнены, нужно отслеживать, какие изменения утверждаются различными госструктурами, в том числе Министерством Финансов. Так, например, в начале 2019 года была утверждена форма бухгалтерской справки, которая раньше имела произвольную форму.

КоАП предусматривает ряд санкций за отсутствие в организации первичных документов, они определены в статье 276 Кодекса.

Общие инструкции по применению

ПД являются основой для начала ведения бухучета определенных операций и внесения записей в регистр учета. Такой документ выступает в качестве письменного свидетельства того факта, что была совершена хозяйственная операция.

Те первичные учётные документы, формы которых не утверждены официально, утверждает руководитель организации, издавая соответствующий приказ. В них должны быть закреплены все обязательные реквизиты, которые предусмотрены законодательством.

Такая документация должны быть подготовлена на бумаге и подкреплена подписью лица, которое составило документ. В случае применения электронного документа, его нужно подписать электронной подписью.

Унифицированные формы ПД не являются неукоснительными для использования. Исключение составляют кассовые документы, которые утверждены уполномоченными структурами.

Бланк ПД должен содержать такие обязательные данные:

  • наименование документа;
  • точная дата проведения операции;
  • в чем состоит хозоперация в натуральном и стоимостном выражении;
  • название структуры, которая составляет документ;
  • сведения о лицах, которые ответственны за то, чтобы документ был оформлен правильно.

Такие документы разделяют на следующие группы:

  • учет оплаты труда;
  • учет произведенных кассовых операций;
  • учет основных средств;
  • учет строительных и ремонтных работ.

Правила заполнения

Отчётные документы следует оформлять аккуратно и четко.

Основные правила:

  • разрешено пользоваться шариковыми, а также чернильными ручками, можно применять вычислительную технику и пишущую машинку;
  • составлять такую документацию нужно в тот момент, когда совершение сделки только планируется;
  • допускается составление документов после осуществления операции, если для этого есть объективные причины;
  • в документе отражаются все возможные реквизиты;
  • при отсутствии любых сведений можно ставить прочерки.

В 2019 году для подготовки ПД используются типовые формы. Документы разделяются на внешние и внутренние.

Первая организация получает со стороны: от госучреждений, вышестоящих организаций, банковских структур, налоговиков и т.д. Примеры внешних документов: счет-фактуры, платежные поручения или требования. Что касается внутренних документов, то они составляются непосредственно в организации.

В случае некорректного заполнения документа организация будет испытывать затруднения с определением налоговой базы, а это может привести к тому, что возникнут разногласия с налоговой службой.

Исправление содержания

Случается, что даже опытный бухгалтер, который оформлял документ ни один раз, допускает ошибку. Исправить ее возможно только тогда, когда не произошло отражение документа в бухучете, то есть он не был проведен. Нужно помнить, что делать исправления при помощи штриха — недопустимо.

Можно использовать только три следующих способа:

  • дополнительная запись;
  • способ сторнировочный;
  • способ корректурный.

Последний применяется в случае, когда ошибка была допущена в учетном регистре, при этом она не касается корреспонденции счетов. Этот способ уместно использовать до того, как составлен баланс. При этом неправильную цифру или иной знак нужно перечеркнуть тонкой линией, рядом же указать верное значение. Сбоку указать — «исправленному верить», и поставить дату и подпись.

Дополнительная запись будет уместна, если сумма операции, которая проводится, была занижена.

Сторнировочный способ предполагает корректировку неверной записи при помощи отрицательного числа. Неправильную цифру указывают красными чернилами, тут же составляется верная запись, которая делается обычным цветом.

Уточнения об акте сверки

Акты сверки законодательно не относятся к первичным документам, поэтому не регламентируются нормативными документами. В них отображаются произведенные взаиморасчеты за определенный период между компаниями, которые имеют статус юрлица, или же индивидуальными предпринимателями.

Данный вид документов используется по инициативе бухгалтеров, поскольку с его помощью реально решить ряд спорных вопросов, что защищает интересы организации.

В каких случаях важно составление акта сверки:

  • когда у продавца представлен широкий выбор товаров;
  • в случае предоставления отсрочки по платежам;
  • если цена на товар высока;
  • в случае наличия между сторонами взаимоотношений, которые носят регулярный характер.

Данный документ может использоваться в суде в случае возникновения спорной ситуации между сторонами.

Сроки хранения

Положение про хранение первичной документации закреплено на законодательном уровне.

Для разных видов документов предусмотрены различные термины хранения:

На протяжении одного года Нужно хранить корреспонденцию с контролирующими органами про термины подачи отчетной документации.
Не менее 5 лет Хранится кассовая документация и такие бумаги, как баланс за квартал, отчет организации с объяснительной запиской за квартал; протокол заседания о принятии квартального баланса; первичная документация и кассовая книга; документы по системному и внесистемному учету и другие.
Не менее 10 лет Должны сохраняться годовой баланс, инвентарная опись, баланс передаточный, разделительный, ликвидационный и прочие документы.
Не менее 75 лет Сохраняется лицевой счет каждого работника и зарплатные ведомости.

Раиса Савкина

Система государственного регулирования финансово-экономических процессов в вузах в современных условиях: монография

Введение

Актуальность исследования определяется рядом причин:

Изменением условий функционирования вузов с учетом повышения их ответственности и самостоятельности за результаты финансово-хозяйственной деятельности в соответствии с Федеральным законом «Об образовании» № 273-ФЗ от 29 декабря 2012 года в ред. от 25.11.2013 года, а также законом Российской Федерации № 83-ФЗ от 08.05.2010 «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской федерации в связи с совершенствованием правового положения государственных (муниципальных) учреждений»;

Преобразованиями по укрупнению вузов и проведением мониторинга вузов на предмет их эффективности;

Необходимостью модернизации вузов и системы обучения на инновационной основе и повышения роли вузов в формировании условий перехода на инновационный тип развития экономики;

Сокращением бюджетного финансирования вузов и необходимостью формирования конкурентных преимуществ по оказанию образовательных и иных услуг;

Процессами изменения типа государственного образовательного учреждения с бюджетного в автономное в соответствии с ФЗ «Об автономных учреждениях»

Саморазвитие вуза как субъекта хозяйствования и управления, совершенствование различных сторон его деятельности должны носить комплексный и непрерывный характер. Наиболее адекватным механизмом, реализующим перспективные направления развития вуза, является комплексное моделирование финансово-экономических и организационных процессов с учетом последствий принимаемых государством, учредителем и вузом решений как для повышения эффективности вуза, так и их влияния на экономику региона, отрасли, государства.

Степень разработанности проблемы. В научной литературе в последние годы достаточно большое внимание отводится вопросам совершенствования управления вузом. Эти вопросы рассматриваются и на уровне государства, и на уровне регионов; как во властных структурах, так и в общественных органах (попечительских и наблюдательных советах). За последние годы принято ряд принципиально новых нормативно-законодательных актов (Федеральных законов, постановлений Правительства РФ и регионов) изменивших условия функционирования вузов. Последствия этих преобразований разнопланово отразились на деятельности вузов по ряду причин. В частности, преобразования носят локальный, точечный характер, не всегда последовательны и их результативность зачастую носит негативный характер. В соответствии с этим проблема государственного прямого и косвенного регулирования хозяйственно-финансовой деятельности вуза является актуальной и в условиях кризиса и спада экономического развития – насущной.

Цель настоящего исследования является разработка механизма наиболее эффективного государственного регулирования хозяйственно-финансовой деятельности вуза в условиях повышения его самостоятельности и финансовой ответственности.

Реализация поставленной цели предполагает постановку и решение следующих задач:

Обобщение нормативно-методических документов, характеризующих взаимодействие вузов с государственными органами, учредителем, потребителями образовательных услуг;

Выявление ключевых изменений в условиях функционирования государственных вузов как имущественных комплексов;

Разработка системы экономических и организационных форм управления, обеспечивающих повышение инновационной активности вузов;

Обоснование эффективных методов управления вузом в условиях изменения типа учреждения.

Результаты исследования . Изучение проблем управления вузами позволило предложить ряд мер по совершенствованию взаимодействия государства как властной структуры и учредителя государственных вузов с вузами как объектом управления. В частности:

Обозначены условия и меры государственного регулирования образовательной, хозяйственно-финансовой деятельности вузов;

Предложены меры по формированию государственного задания для вузов;

Уточнен механизм взаимодействия учредителя и вуза при переходе из бюджетного в автономное учреждение;

Обоснованы предложения по созданию системы государственного регулирования ценообразования в федеральных государственных учреждениях профессионального образования, которая предполагает дифференцированный подход по уровням образования и по приоритетности реализуемых образовательных программ;

Даны предложения по формированию и приоритетному использованию инвестиций в вузах;

Обоснована необходимость и направления совершенствования управления вузами на основе интеграции с научными и передовыми производственными предприятиями и создания инновационного холдинга.

Условия и формат государственного регулирования деятельности вузов

1.1. Характеристика условий функционирования вуза как объекта управления

Модернизация высшего образования, продекларированная в законодательно-нормативных документах, изменяет условия и характер управления, как внутри вуза, так и со стороны учредителя и государства.

Современная экономика России в условиях глобализации подчиняется объективным экономическим законам развития, действующим в мире. В соответствии с этим, переход на инновационный тип развития – это объективный процесс, требующий комплексного подхода к формированию условий такого развития. Характер преобразований и их последствия позволяют утверждать, что качественные изменения при переходе к инновационной экономики не могут произойти без совершенствования системы профессионального образования (как основного, так и дополнительного). В Государственной программе РФ «Экономическое развитие и инновационная экономика» (утверждена распоряжением Правительства РФ от 29 марта 2013 года № 467-р) определено, что одной из задач программы является создание «экономики знаний и высоких технологий» . На реализацию программы (срок ее действия 2013 – 2020 годы) только в 2013 году выделена более 122 млрд. руб. К сожалению на инвестиционную поддержку вузов (прежде всего государственных) денежные средства не предусмотрены (в качестве основного индикатора достижения целей программы является улучшение позиции России в рейтинге Всемирного банка «Ведение бизнеса» со 120 места в 2012 году – до 20 места по завершению реализации программы). В других Программах, связанных с развитием образования, не просматривается четкая позиция Правительства РФ (и в частности, Министерства образования и науки РФ) как и за счет каких средств будут развиваться государственные вузы (включая образовательные технологии). В то же время экономика знаний базируется на высоком профессионализме и инновационной активности работников. Поэтому поиск механизмов и источников формирования инвестиций, достаточных для проведения глубокой модернизации высшего и послевузовского образования, одна из главных задач устойчивого и эффективного развития вузов.

В соответствии с целями развития общества формируются условия деятельности вузов, как субъектов экономических отношений, реализующих функцию по качественному воспроизводству знаний, передаваемых в процессе обучения. При этом новации должны охватывать как систему накопления знаний, так и их передачу. Таким образом, вуз как накопитель и носитель знаний, должен формировать среду их надежной передачи через обучающие технологии и программы.

Являясь проводником нововведений вуз, в первую очередь, должен обеспечить комплексный и опережающий характер в своем развитии. Вуз, который не использует нововведения в своей деятельности не сможет быть серьезным продавцом новаций для практиков (статус инновационных подтверждают лишь 20 % вузов, что указывает на серьезную проблему качества знаний, их инновационности), Поэтому и выпускники вузов зачастую владеют устаревшими знаниями, у них нет опыта поиска «ноу-хау» и методов внедрения нововведений в практику деятельности предприятий. А это, в свою очередь, приводит к низким показателям инновационных преобразований в экономике (только 8 % предприятий РФ являются инновационно-активными, тогда как в странах ЕС этот показатель составляет более 50 %, в Японии – более 80 %). Это в современных условиях кризиса (2014 – 2015 г.г.) недопустимо. Выделенные в 2015 году финансовые средства на поддержку 5 ведущих вузов (в размере 5 млрд. руб.) ставят скорее имиджевые цели о вхождении этих вузов в сотню наиболее ведущих вузов мира

Действующая система управления вузом достаточно консервативна и сложилась в 60–70 г.г. 20-го столетия, практически не изменяясь за последующие годы. При этом рыночные отношения, инновационные преобразования (в том числе в управлении) воспринимаются вузами как внешние, зачастую негативные, с точки зрения устойчивости функционирования вуза факторы. Мероприятия по модернизации образования в основном не затрагивают систему управления вузом. Консерватизм в управлении и оценке деятельности вуза не стимулирует вуз адекватно реагировать на необходимость комплексно применять инновационные технологии как в обучении, так и в управлении, что приводит к отставанию образовательной услуги от потребностей практики («догоняющее» образование вместо «опережающего»).

1

Настоящая статья посвящена идентификации и исследованию подхода к управлению вузами на современном этапе. Изучены: методика оценки эффективности деятельности вузов, предложенная Министерством образования и науки Российской Федерации, основанная на использовании инструмента мониторинга; основные аспекты процессного подхода к управлению вузами со стороны Министерства образования и науки. С целью идентификации подхода к управлению вузами в рамках применяемой Министерством образования и науки РФ методики оценки эффективности деятельности вузов показан синтез основных функций менеджмента и компонентов процессного подхода к управлению основными и вспомогательными процессами в вузах. Авторами представлены схема и модель процессного управления вузами со стороны Министерства образования и науки РФ с использованием инструмента мониторинга эффективности деятельности. Сделаны выводы о том, что Минобрнауки РФ реализует процессный подход к управлению вузами, включающий процессы управления ресурсами, процессы измерения и совершенствования деятельности. Однако в рамках этого подхода обнаружены элементы, не позволяющие осуществлять полноценную реализацию процессного управления вузами: не реализуются процессы управления «распределением готовой продукции» и стратегического управления развитием вузов.

управление вузами

идентификация

процессный подход

мониторинг

модель управления

потребности региона

востребованность выпускников

1. Федеральный закон от 29.12.2012. № 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации» [Электронный ресурс]. – URL: http://www.consultant.ru (дата обращения: 21.08.2017).

2. Указ Президента РФ № 599 от 07.05.2012 года «О мерах по реализации государственной политики в области образования науки» [Электронный ресурс]. – URL:http://минобрнауки.рф/документы/2257 (дата обращения: 18.08.2017).

3. Постановление Правительства РФ № 497 от 23.05.2015 года «О Федеральной целевой программе развития образования на 2016–2020 годы» [Электронный ресурс]. – URL: http://www.Consultant.ru/document/cons_doc_LAW_180188 (дата обращения: 20.08.2017).

4. Национальная доктрина образования в Российской Федерации до 2025 года от 04 октября 2000 года № 751 [Электронный ресурс]. – URL: http://www.rg.ru/2000/10/11/doktrina-dok.html (дата обращения: 25.08.2017).

5. Балашов А.П. Основы менеджмента: Учеб. пособие. – М.: Вузовский учебник, ИНФРА – М, 2012. – С. 15.

6. Бачкова М.Я., Бобко Т.В. Формирование кадрового потенциала региона на основе бакалавриата // Актуальные проблемы экономики и управления в XXI веке: сб. науч. статей. Ч. I / Сиб. гос. индустр. ун-т. – Новокузнецк: Изд. центр СибГИУ, 2015. – С. 250–254.

7. Безикова Е.С., Бобко Т.В. Некоторые аспекты проблем формирования кадрового потенциала регионов // Актуальные проблемы экономики и управления в XXI веке: сб. науч. статей. Ч.I / Сиб. гос. индустр. ун-т. – Новокузнецк: Изд.центр СибГИУ, 2015. – С. 245–250.

8. Бобко Т.В., Петрова Т.В. Анализ факторов, влияющих на достижение пороговых показателей мониторинга эффективности вузов // Вестник Сибирского государственного индустриального университета. – 2016. – № 17. – С. 72–78.

9. Бурков В.Н., Коргин Н.А., Новиков Д.А. Введение в теорию управления организационными системами / Под ред. чл.-корр. РАН Д.А. Новикова. – М.: Либроком, 2009. – С. 14.

10. Михеева Е.Н. Управление качеством: Учебник / Е.Н. Михеева, М.В. Сероштан. – 2-е изд., испр. и доп. – М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К °», 2014. – 532 с.

11. Садовничий В.А. «7 принципов образовательной деятельности» [Электронный ресурс]. – URL: http://www.ug.ru/article/59.

Управление экономическими системами на каждом этапе их развития претерпевает изменения. Это в полной мере относится к Министерству образования и науки Российской Федерации и высшим учебным заведениям (далее вузам) нашей страны. За период с 1985 по 2013 г. количество вузов в стране увеличилось в пять раз, с 502 до 2451 вуза и филиалов, при том, что население страны за этот же период сократилось на 3 %, со 147,4 млн человек до 142,9 млн человек. Представленная статистика подтверждает сложность и противоречивость состояния востребованности образования в современном мире. С одной стороны, востребованность образования в конце ХХ - начале ХХI века стала одним из важных направлений развития населения страны, а с другой, расширение сферы образования привело к обострению накопившихся в ней проблем, среди которых выделяются две основные:

1) снижение качества образования;

2) несоответствие структуры профессиональной подготовки выпускников потребностям экономики страны.

С целью преодоления негативных явлений в сфере высшего образования Министерство образования и науки РФ начало проводить радикальные изменения и формировать новую образовательную систему, позволяющую изменить структуру направлений подготовки в соответствии с требованиями секторов экономики страны, повысить эффективность деятельности высших учебных заведений и качество обучения бакалавров, специалистов и магистров в вузах . Ход процесса формирования новой образовательной системы зависит от характера управления образованием.

Сущность любого управления заключается в выработке управленческого подхода и установлении отношений между субъектом и объектом управления. В данном случае субъектом управления является Министерство образования и науки Российской Федерации, а объектами управления - вузы страны.

Отношения между субъектом и объектом управления формируются в рамках выработанного подхода, в основе которого лежат принципы, методы и формы воздействия на деятельность объектов управления в целях повышения эффективности конечных результатов их деятельности.

В современной теории менеджмента выделяют четыре основных подхода к управлению предприятием - ситуационный, системный, функционально-ориентированный и процессно-ориентированный подходы.

Цель статьи - осуществить идентификацию подхода к управлению вузами на современном этапе развития общества.

Как отмечалось выше, основной целью Министерства образования и науки при управлении вузами является совершенствование их деятельности по повышению качества и востребованности высшего образования.

Основные направления повышения качества образования изложены в таких стратегических документах, как Федеральный закон Российской Федерации от 29.12.2012 № 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации» и «Национальная доктрина образования в Российской Федерации до 2025 года» .

Современным подходом к руководству организацией, направленным на достижение долговременного успеха путем удовлетворения запросов потребителя и выгоды для всех членов организации и общества, считается TQM (Total Quality Management) . Одним из восьми принципов Всеобщего менеджмента качества, положенных в основу серии стандартов ISO 9000, является процессный подход к управлению организацией. Согласно данному принципу, желаемый результат достигается эффективнее, когда деятельностью и соответствующими ресурсами управляют как процессом .

Суть процессного подхода - представление деятельности организации как набора взаимосвязанных бизнес-процессов. Принципиальным отличием процессного подхода от других (например, ситуационного) является концентрированность на результате и оптимальном способе его достижения. Выделение части деятельности как отдельного объекта - бизнес-процесса - дает возможность управлять этим объектом: планировать, регламентировать, анализировать, оптимизировать и контролировать показатели результативности и эффективности процесса.

Процессный подход может использовать большое количество инструментов и методов внутри любой управленческой системы, в том числе и системы управления образованием.

Поэтому процессный подход к управлению образованием является предметом исследования в данной статье.

В фокусе внимания Министерства образования и науки РФ находится внутренняя среда высших учебных заведений - их процессная система.

На современном этапе развития общества оценивание эффективности деятельности вузов проводится с помощью системы показателей оценки основных и вспомогательных процессов, реализуемых вузами. Основным инструментом сбора исходной информации избран мониторинг деятельности. Эффективность осуществления основных и вспомогательных процессов, протекающих в вузах, отражают семь групп показателей:

1) образовательная деятельность;

2) научно-исследовательская деятельность;

3) международная деятельность;

4) финансово-экономическая деятельность;

5) деятельность по использованию инфраструктуры вуза;

6) деятельность, связанная с материальной мотивацией основного персонала (заработная плата ППС);

7) деятельность по послевузовскому сопровождению выпускников (трудоустройство выпускников).

В опубликованной ранее статье «Анализ факторов, влияющих на достижение пороговых показателей мониторинга эффективности вузов» выявлено преобладающее влияние на достижение пороговых значений показателей мониторинга вузов внешних факторов . Эти факторы внешней среды накладывают некоторые ограничения на деятельность объекта управления, в данном случае - вуза. К таким ограничениям деятельности вуза можно отнести:

Критерии оценки достижения результата деятельности, задаваемые внешней средой;

Принципы образовательной деятельности федеральных и региональных вузов ;

Условия деятельности, в том числе «качество подготовки» абитуриентов, платежеспособность населения, интеллектуальный потенциал региона, выделенное количество бюджетных мест и прочие.

Структурные компоненты деятельности организации с учетом влияния на нее внешней среды согласно теории управления представлены на рис. 1.

Известно, что управленческая деятельность реализуется посредством общих и частных функций управления. Теория менеджмента рассматривает сущность процессного подхода к управлению как непрерывную серию взаимосвязанных управленческих функций . В настоящее время применение мониторинга эффективности основных и вспомогательных процессов вузов, как инструмента сбора и анализа информации, базируется на основных функциях менеджмента, которые проявляются следующим образом:

1. Планирование - на основе поставленных Министерством образования и науки РФ целей вузам устанавливаются заданные нормативы или ограничения, ниже которых их деятельность будет рассматриваться как неэффективная, и формируются прогнозные значения.

2. Организовывание - в течение и по окончании установленного отчетного периода системой учета осуществляется сбор и обработка данных по каждому вузу, формируется отчетная информация.

3. Контроль - отчетные (учетные) данные проверяются на своевременность и достоверность предоставляемой вузом информации.

4. Мотивация - попадание в список эффективных вузов и дальнейшая успешная деятельность.

5. Координация - корректировка нормативов деятельности вузов, которые в дальнейшем будут использоваться при планировании показателей эффективности на будущий период.

Структурирование вышеприведенных показателей оценки основных и вспомогательных процессов по трем подсистемам управления соответствует частным функциям управления:

Управление ресурсами (финансово-экономическая деятельность, персонал, инфраструктура);

Управление процессами (образовательная, научно-исследовательская и международная деятельность);

Управление результатами (статистика трудоустройства выпускников). Следует отметить, что фактическое управление результатами не осуществляется, результат констатируется посредством сбора информации.

Рис. 1. Структурные компоненты деятельности организации с учетом факторов внешней среды

Рис. 2. Синтез основных функций менеджмента и процессного подхода к управлению основными и вспомогательными процессами в вузах

Процессное управление базируется на предположении о повторяемости действий. Правила игры задаются «шаблоном» бизнес-процесса (административным регламентом), и в соответствии с ним выполняется работа в рамках каждого конкретного типа процесса в вузах.

Синтез основных функций менеджмента и процессного подхода к управлению основными и вспомогательными процессами в вузах представлен на рис. 2.

Мониторирование деятельности вузов со стороны Министерства образования и науки РФ тоже осуществляется как бизнес-процесс - регулярно повторяющаяся последовательность операций, создающих некий результат, ценный для потребителя, в качестве которого выступают организации регионов и отрасли российской экономики. Схема процессного управления вузами с помощью мониторинга разработана авторами статьи и представлена на рис. 3.

Современная модель управления вузами с помощью инструмента мониторинга деятельности также составлена авторами и представлена на рис. 4.

Как видно из рис. 4, вуз является управляемой системой, принимающей на входе различного вида регулируемые ресурсы. Субъект управления, в качестве которого выступает Министерство образования и науки РФ, определяет количество бюджетных мест и осуществляет их финансирование по выбранным ими направлениям подготовки. Из внешней среды поступает информация о приоритетных направлениях развития экономики страны, и Минобрнауки РФ, учитывая стратегические установки роста отраслей промышленности, формирует госзаказ на выпускников вузов. Также из внешней среды (школ, колледжей и т.п.) абитуриенты в соответствии со своими интересами поступают в вузы. В данной модели внимание сосредоточено на двух основных видах поступающих в управляемую систему ресурсов: 1) человеческих - абитуриенты и 2) денежных - финансирование количества обучающихся, занявших бюджетные места. Таким образом, количественное значение ресурсов в виде абитуриентов на входе регулируется количеством выделенных бюджетных мест (госзаказом). Главным результатом на выходе считается выпуск востребованных квалифицированных бакалавров, специалистов и магистров, требуемых для формирования кадрового потенциала и развития инновационной экономики нашей страны . Однако этот параметр не регулируется с учетом мнения работодателей, и состояние управляемой системы с точки зрения «качественного результата» ее деятельности оценивается субъектом управления на основе информации о трудоустройстве выпускников на региональных рынках труда.

Рис. 3. Схема процессного управления вузами с помощью мониторинга. Примечание: Разработано авторами

Рис. 4. Модель управления вузами на основе мониторинга эффективности деятельности. Примечание: Составлено авторами

Таким образом, управление вузами со стороны Министерства образования и науки РФ осуществляется:

1) на основании взаимосвязанных управленческих функций;

2) с помощью хорошо проработанных методических приемов (регламентация процессов);

3) согласно контролю текущего исполнения результатов деятельности вузов (мониторинг эффективности);

4) в соответствии с повторяемостью выполнения последовательности действий.

Эти признаки управления относятся к отличительным особенностям функционирования бизнес-процессов, поэтому подход к управлению Министерства образования и науки вузами можно идентифицировать как процессный.

Между тем, при применении процессного подхода к управлению вузами не реализованы следующие обязательные для процессного подхода следующие аспекты.

Во-первых, участие конечного потребителя в процессе управления (рис. 1). Процессный подход подразумевает достижение цели востребованности высшего образования конечным потребителем. Однако условия внешней среды, относящиеся к компонентам деятельности вузов, обозначенные на рис. 1, не учитываются в полном объеме. Необходимо обратить внимание на то, что заказчик (Министерство образования и науки РФ) не является конечным потребителем результатов деятельности вузов, так как не осуществляет трудоустройство выпускников. До вузов не доводятся и цифры востребованности в выпускниках вузов, например сколько требуется строителей, механиков, физиков и т.п., для каких производств, в каких регионах страны, с каким уровнем средней заработной платы и т.д.

К категории потребителей выпускников вузов относятся государственные и коммерческие организации, чья деятельность формирует потребности в трудовых ресурсах. Они классифицируются по отраслям экономики, формам собственности, масштабу деятельности и другим признакам. Поэтому назначение и содержание всех процессов, протекающих в вузе, должен определять потребитель, для которого эта продукция предназначена.

Следовательно, нужно определить продукцию и категории потребителей продукции вузов. Продукцией вузов являются выпускники вузов, обладающие компетенциями, требуемыми для удовлетворения потребностей потребителей. При этом для каждой категории потребителей требуется конкретный набор компетенций выпускников.

Во-вторых, необходим учет влияния внешней среды прямого воздействия. Представленная на рис. 4 модель управления вузами учитывает изменения факторов косвенного воздействия внешней среды (целевые установки Президента и Правительства РФ, общеэкономические тенденции развития страны и т.п.), но слабо отражает динамику изменения факторов внешней среды прямого воздействия, в том числе потребности регионов, в которых расположены вузы, и отраслей, для которых эти вузы готовят квалифицированные кадры.

Внешняя среда динамично меняется. Модернизация российской экономики сопровождается одновременным сокращением неэффективных рабочих мест и возникновением новых направлений занятости. В этих условиях вузы должны работать на опережение: менять направления подготовки бакалавров, специалистов и магистров, модернизировать технологии обучения, переобучать кадровый состав преподавателей и т.п. Планируемые показатели мониторинга вузов должны учитывать эти изменения еще раньше.

В-третьих, как было отмечено выше, при управлении вузами Министерством образования и науки РФ в рамках процессного подхода используется инструмент мониторинга (рис. 3 и 4). Особенность мониторинга состоит в том, что он не подразумевает координацию действий управляемой подсистемы. Субъект управления контролирует эффективность посредством сбора информации, позволяющей оценить результативность осуществляемых объектом управления процессов, и вмешивается только в случае возникновения непредусмотренных процедурой управления вузами со стороны Министерства образования и науки РФ ситуаций. Поэтому очевидно, что использование только мониторинга недостаточно в современных условиях, так как совокупность мониторируемых показателей эффективности статична и при изменении численных значений не учитывает многофакторное, а иногда противоречивое влияние изменяющейся внешней среды на деятельность вузов.

В-четвертых, мониторинг деятельности вузов не учитывает стратегические установки развития отдельных вузов. Например, в Указе Президента РФ № 599 от 07.05.2012 г. «О мерах по реализации государственной политики в области образования и науки» содержится одна из актуальных инициатив: вхождение к 2020 г. не менее пяти российских вузов в первую сотню ведущих национальных университетов согласно мировому рейтингу университетов . В рамках решения этой задачи необходимо осуществить поиск дополнительных стимулов и новых форм мотивации вузов к повышению эффективности использования внутренних ресурсов вузов для обеспечения высокого качества подготовки обучающихся, а также поиска новых подходов, обеспечивающих модернизацию управления вузами, в соответствии с современными условиями и тенденциями развития экономики страны.

На основании вышеизложенного можно сделать вывод о том, что Минобрнауки РФ реализуется процессный подход к управлению вузами, включающий процессы управления ресурсами, процессы измерения и совершенствования деятельности.

Однако в рамках этого подхода не реализуются процессы управления «распределением готовой продукции» и стратегического управления развитием вузов.

Библиографическая ссылка

Бобко Т.В., Петрова Т.В. ИДЕНТИФИКАЦИЯ ПОДХОДА К УПРАВЛЕНИЮ ВУЗАМИ НА СОВРЕМЕННОМ ЭТАПЕ КАК ПРОЦЕССНОГО // Фундаментальные исследования. – 2017. – № 9-1. – С. 127-133;
URL: http://fundamental-research.ru/ru/article/view?id=41716 (дата обращения: 31.03.2019). Предлагаем вашему вниманию журналы, издающиеся в издательстве «Академия Естествознания»

Термин «руководство образовательным учреждением» обозначается как механизм для организации и обеспечения оптимальных условий функционирования образования на всех уровнях, «мозг» системы. Особенностью управления современной системой образования является прежде всего обеспечение руководящими кадрами определенного учебного заведения в условиях демократизации общества, перехода к новому уровню функционирования педагогических макро- и микросистем.

Достичь этого можно только за счет внедрения в Национальную систему образования современных технологий управления, соответствующего научно-методического обеспечения, создания нового рыночного хозяйственного механизма, обновления целевых, операционно-технологических и социально-психологических функций руководства.

Менеджер образования - это личность, которая профессионально осуществляет функции педагогического менеджмента на уровне любой педагогической системы - от министра образования, его заместителей до отдельного преподавателя.

Менеджер учебно-образовательного процесса - это преподаватель, педагог, который выступает в профессиональной роли субъекта системы управления учебно-познавательной деятельностью тех, кого он обучает и воспитывает. Менеджер учебно-воспитательного процесса - это руководитель учреждения образования (директор, ректор), его заместители, которые выступают в профессиональной роли субъектов системы управления педагогической деятельностью работников образования. Основные принципы педагогического управления, которые сегодня используют руководители ВУЗов, - это принципы централизма и демократии, которые в нашем обществе долгое время понимались однобоко. Они являются фундаментальными факторами, обеспечивающими эффективность управленческой деятельности руководителя ВУЗа, как менеджера учебно-воспитательного процесса. Демократический централизм в этом случае обозначает сочетание коллективных форм руководства (конференция, педсовет, собрание трудового коллектива) с постоянным сотрудничеством с общественными организациями. С этой позиции эффективный педагогический менеджмент основывается на чётком распределении обязанностей между руководителем, его заместителями, заведующими отделениями, председателями цикловых комиссий, педагогами. Поэтому единство принципов демократии и централизма в ВУЗе сочетает работу всего коллектива и коллективной формы руководства, коллегиальность и соответственно коллективную форму руководства, персональную ежедневную ответственность представителей учебного заведения, особенно директора и его заместителей Полаг Е.С., Бухаркина М.Ю. Современные педагогические и информационные технологии в системе образования, - М., изд. во Академия 2007, С.: 365.

Единство принципов демократии и централизма предполагает существование в ВУЗе действенного механизма контроля и выполнения решений, принимаемых властями законов, качественного функционирования каждого из подразделений учебного заведения, недопустимости своеволия и некомпетентности в деятельности руководителей, а также обязательную гласность относительно их управленческой деятельности, предоставления возможности для конструктивной критики и самокритики всех членов педагогического коллектива. Иначе неточность в определении обязанностей субъектов системы педагогического управления, отсутствие механизма, гарантирующего взаимодействие между руководящими кадрами и педагогическими, техническими работниками вуза приведут к потере ответственности, снижению дисциплины, низкому качеству руководства и, конечно же, к низкой эффективности функционирования всего учебного заведения.

Руководитель любого ранга в системе ВУЗов любого уровня рано или поздно задумывается над вопросом, как сделать наиболее эффективной работу его ВУЗа, получить наибольшую отдачу от каждого сотрудника коллектива при минимальных затратах. Анализ имеющихся в настоящее время многочисленных научных публикаций даёт детальное представление о понятии и сложности структуры портрета современного руководителя и стиля его руководства. Конечно же, стиль руководства, а в итоге эффективность деятельности во многом зависят от личных качеств руководителя, среди которых на первый план выступают такие черты, как: целеустремлённость, решительность, гибкость, дипломатичность, способность к генерации идей, новаторство, требовательность, оригинальность, энергичность, изобретательность, напористость, интеллигентность, способность обучать и воспитывать, созидать. Крайне важен принцип гуманизации и психологизации, используемый современным руководителем, нацеленный на преодоление стиля абсолютного подчинения и авторитаризма в отношениях между людьми, достижения нормального позитивного морально-психологического климата в коллективе через уважение каждого члена коллектива Педагогические технологи дистанционного обучения, - М. изд-во Академия 2006, С: 392.

Заметим, что повышение качества образования - главной задачи менеджера образования - прямым образом связано с возможностями преподавателей к инновационной профессионально-педагогической деятельности. Однако системы их подготовки и переподготовки практически нет, а документы Болонской декларации не формулируют эту проблему, оставляя ее решение на стихийность. А ведь сегодня большинство педагогов встретились с проблемой, которую самостоятельно им не решить. Речь идет об адаптации их в систему образования, науки, бизнеса и производства, учить по-новому и учиться самим новому, а это возможно лишь при прямой государственной поддержке.

Каждая личность должна рассматриваться не как объект внимания, а как конечная цель, ради которой осуществляется управленческая деятельность в ВУЗе. Это требует от субъектов педагогического управления высокого уровня психологической компетенции и культуры профессионального общения, развитого чувства такта и склонности к предупреждению конфликтов, стрессовых ситуаций, умения посмотреть на отдельные явления глазами другого человека, способности моделировать поступки. Следует научиться беспристрастно учитывать профессиональные особенности формирования студенческого, технического и педагогического коллективов.

Гуманизация учебно-воспитательного процесса предполагает постоянную заботу о здоровье членов коллектива, создание нормальных условий для работы и отдыха, медицинского обслуживания, питания, что требует личной инициативы руководителя как менеджера образования, нестандартных решений и непредвиденных инструкциями действий на основе высокой личной ответственности. Конечно же, в управлении деятельностью учебного заведения важны и принцип правовой приоритетности и законности, принцип научности и компетентности, принцип информационной достаточности и принцип аналитического прогнозирования. Хотелось бы конкретно остановиться на одном из самых важных принципов - принципе оперативного регулирования, который предполагает чёткость организации труда каждого члена коллектива, распределение их функциональных и должностных обязанностей, слаженную систему взаимодействия всех элементов руководства, существование качественного резерва на руководящие должности. Он обеспечивает оптимальное исполнение решений наших педагогических советов, приказов, годовых и текущих планов. Каждому из нас чётко надо знать, что, где и когда следует исполнить, кто несёт ответственность за организацию и результаты той или иной работы. Заместители директора, зав. отделениями, председатели цикловых комиссий техникума имеют свои способы влияния на коллектив в форме подготовки управленческих решений, приказов, распоряжений, а также в проведении совещаний, бесед, посещения занятий преподавателей, заседаний различных подразделений, проверки трудовой дисциплины, наблюдений за деятельностью учебной, воспитательной, финансовой, хозяйственной служб. Поэтому принцип оперативного регулирования требует: всё, что намечено, должно быть выполнено, всё, что мешает - устранено.

Главное направление управленческой деятельности менеджера образования, независимо от его уровня, - стабильное функционирование целостной педагогической системы: организация работы студенческого, педагогического, технического коллективов, эффективность деятельности которых определяется многими факторами, а уровень продуктивности может меняться даже на протяжении дня. Речь идёт о том, что в сфере функционирования отдельного ВУЗа, как особенной социально-педагогической системы, качество учебно-воспитательного процесса направлено на выполнение социального заказа общества и зависит от профессиональной компетентности, эрудиции, общей культуры и творческого отношения к своей работе основных субъектов этого процесса - педагогов Сазонова З. Инженерное образование в третьем тысячелетии (европейские тенденции и российские реалии)//Высшее образование в России (М.). - 2006 - №1 - с. 36 - 41..

В современных условиях организация труда субъектов педагогического процесса предполагает реальное желание каждого члена коллектива удовлетворить свои материальные и духовные потребности за счёт экономии энергии и времени, что требует от менеджера образования прежде всего реализации умения рационально распределять обязанности и делегировать полномочия подчинённым. Стимулирование творческих поисков в сфере педагогической деятельности предполагает постоянную ориентацию коллектива учебного заведения на создание экспериментальных площадок и мастерских, поиск и внедрение педагогических инноваций, передового опыта и личных достижений национального педагогического наследия в собственной деятельности.

Формируя коллектив единомышленников, преданных интересам перспективного учебного заведения, руководители должны не нивелировать яркую индивидуальность отдельных членов коллектива, а создавать условия для творческого развития и продуктивной их самореализации. При этом они обязаны заботиться о признании каждым членом педагогического коллектива общей цели и конкретных задач, стоящих перед ВУЗом, в свою очередь создавая необходимые условия для работы на основе объективной оценки результатов деятельности каждого педагога, поддерживая это моральным и материальным стимулированием.

При разработке программ по использованию компьютеров и информационных технологий в управлении вузом необходимо учитывать следующие особенности в деятельности учебных заведений.

1. при управлении вузом необходимо вводить, перерабатывать и передавать большие объемы информации. Численность абитуриентов и студентов составляет десятки тысяч человек, по каждому из студентов на протяжении его учебы учитываются сотни показателей, формируются документы государственного образца, ведется учет оплаты за обучение. Не менее сложны базы данных по учету сотрудников университета, начислению заработной платы, а также по учету материальных ценностей и т.д.

2. в вузе ведется сложное делопроизводство, издаются приказы и распоряжения по приему и увольнению сотрудников, зачислению, переводу и отчислению студентов.

3. при организации учебного процесса перерабатывается большой объем информации -- учебные планы и программы, учебная нагрузка, учебно-методические материалы. Сложным для автоматизации остается составление расписания занятий.

К сказанному выше можно добавить информационные потоки, связанные с научно-исследовательской работой преподавателей и аспирантов.

Участниками информационного процесса являются практически все студенты и преподаватели, большинство сотрудников университета. Эти пользователи, как правило, вступают между собой в сложные взаимоотношения, когда информация, введенная одним пользователем, обрабатывается другим, который передает ее дальше по информационной цепи: 1) приемная комиссия вводит информацию по абитуриентам; 2) отдел кадров на основе решения комиссии готовит приказы о зачислении студентов; 3) бухгалтерия принимает от них оплату за обучение; 4) служба по работе с заказчиками контролирует оплату за обучение и допуск студентов к занятиям; 5) деканаты формируют группы студентов, контролируют выполнение ими всех этапов учебного процесса Трайнев В.А., Трайнев И.В. Информационные коммуникационные педагогические технологии (Обобщения и рекомендации), - " Издательский дом Дашков и К ", 2007, С: 280.

Аналогичная работа выполняется не только в головном учреждении, но и в его филиалах. Любая ошибка при вводе информации будет нарушать деятельность последующих служб. Поэтому информационные системы, в которых информация представлена сложно организованными потоками в виде разветвляющихся цепей, должны иметь соответствующие возможности по поиску и устранению ошибок при вводе, передаче, обработке информации и ее дополнении. Эти информационные цепи формируют единую информационную сеть, для функционирования которой создаются локальные вычислительные сети. Наиболее ответственным является определение видов взаимодействий пользователей в узлах информационной сети. От этого зависит, будет ли эффективной информационная система или ее использование будет создавать так много трудностей, что окажется легче решать возникающие проблемы без использования компьютеров.

Учитывая эти и другие имеющиеся проблемы, для эффективного использования информационных технологий в управлении высшими учебными заведениями необходимо руководствоваться следующими принципами и подходами.

Предварительным этапом в разработке информационных систем является тщательный анализ потоков информации, технологий их переработки и использования с выделением информационных цепочек и информационных сетей. Если этот этап будет выполнен некачественно, то интегрированную систему будет невозможно разработать.

Вторым шагом должно стать структурирование и унификация всей документации, разработка и принятие нормативной документации, четких должных инструкций по сбору, анализу и обработке информации по каждой информационной цепи и в целом по информационной сети. Любая ошибка на этом этапе не позволит создать эффективную информационную систему.

После реализации первых этапов можно начинать разработку концепции создания информационной системы, выделяя соответствующие блоки, их взаимодействия между собой, требования к формату входной и выходной информации, протоколам обмена, переработки и ее использования.

Затем определяется очередность разработки блоков информационной системы, на основе которой осуществляется подбор, адаптация, модернизация программного и аппаратно-технического обеспечения. На всех этапах в разработке информационных систем участвуют пользователи, в прикладных аспектах их слово является решающим.

После разработки соответствующего блока информационной системы проводится обучение пользователей и опытная эксплуатация системы. По итогам опытной эксплуатации система дорабатывается и модернизируется. После приема в постоянную эксплуатацию разработчики сопровождают программное обеспечение, а пользователи несут ответственность за соблюдение установленных стандартов и требований работы с информацией.

К сожалению, нередко формирование информационных систем начинается с разработки отдельных фрагментов, которые на последующих этапах приходится согласовывать между собой, что снижает эффективность функционирования систем. В идеальном случае программистам должны быть выданы технические задания на разработку всех блоков информационной системы. Но, как правило, пользователи не могут грамотно сформулировать технические задания, а бесконечные доработки программного обеспечения по устным заказам пользователей удлиняют сроки создания информационных систем и снижают их качество Инновационный университет: новый подход к управлению, - Высшее профессиональное образование и кадровая политика в современной России №25 2006.

Реальная жизнь такова, что приходится одновременно эксплуатировать ранее созданные блоки информационной системы и программного обеспечения, модернизировать их в соответствии с новыми требованиями и разрабатывать новые системы. В этом случае все должно создаваться на основе тщательно сформулированной концепции с учетом системного подхода, что позволит избежать многочисленных ошибок.

Автоматизированная информационная система "Управление ВУЗами"

Современные колледжи и университеты работают в достаточно сложных условиях, добиться успеха в которых - задача очень и очень непростая. При этом каждый ВУЗ, прежде всего, стремится организовать свою работу таким образом, чтобы предоставить студентам максимально качественное обучение. Однако при этом возникают многочисленные трудности...

Потребности ВУЗов на сегодняшний день очень разнообразны, тем не менее, основную идею можно сформулировать следующим образом: ВУЗам необходимы эффективные бэкофисные системы и надёжные бизнес-процессы, которые бы позволили обеспечить корректное функционирование комплексных сред в рамках имеющегося бюджета.

Что понимается под управлением учебными заведениями?

HP определяет систему управления ВУЗом как некую сумму функций учреждения, направленных на обеспечение успешной учебы студентов, а также на управление академическими и финансовыми данными (оценки, успеваемость, оплата обучения, кредиты на обучение, студенческая электронная коммерция и т.д.). Администрирование учебного заведения часто распространяется на весь жизненный цикл студента: прием заявки, зачисление, окончание обучения и, наконец, взаимоотношения с выпускниками. Для управления ВУЗом и данными студентов также может использоваться административная система (управление расписанием, управление совместной работой, использование аудиторий и т.д.), которая поддерживает управление жизнью учебного заведения и ведение отчетности.

В идеале, система управления учебным заведением должна объединять определенное количество совершенно разнородных систем в единую инфраструктуру, поддерживающую образовательные и административные функции и предоставляющую доступ к ресурсам и информации в рамках всех филиалов и подразделений ВУЗа.

Решение HP для АИС «управление ВУЗами» (HP Campus Administrative Solution) включает в себя лучшие технологии и сервисы Hewlett-Packard, а также реализует преимущества альянсов HP с разработчиками приложений мирового класса, такими как Oracle/PeopleSoft, Datatel, Microsoft, SAP и др. Наше решение предоставляет колледжам и университетам передовые возможности совместной работы и улучшенный доступ для более эффективного управления данными студентов, соответствия нормативным требованиям и измерения образовательных и бизнес-процессов Инновационный университет: новый подход к управлению, - Высшее профессиональное образование и кадровая политика в современной России №25 2006.

HP АИС «управление ВУЗами» является составной частью пакета решений HP Managed Learning Environment для высших учебных заведений. Административные системы, управляющие повседневными операциями, иногда считаются "неизбежным злом" образования. Однако без предварительного решения задач контроля регистрации, посещаемости и обязательной отчетности, даже самая благородная из образовательных целей будет труднодостижима. HP АИС «управление ВУЗами» основано на экономически эффективных технологиях и на базе отраслевых стандартов. Это решение легко интегрируется в существующее окружение и гибко масштабируется для поддержки многих тысяч пользователей.

Решение от HP является модульным и построено на открытых стандартах. Эти особенности позволяют ему поддерживать высокую степень настраиваемости для соответствия специфическим требованиям. Мы были бы не в состоянии предоставить такое решение, не создав стратегических альянсов с производителями мирового класса (которые, в свою очередь, полагаются на нашу инфраструктуру и сервисы).

Решение HP АИС «управление ВУЗами позволяет повысить эффективность обучения, предоставить студентам больше возможностей, освободить преподавателей от трудоемких административных задач, а также предоставляет ИТ-персоналу возможность пользоваться консолидированными системами. Всё это способствует высокой рентабельности инвестиций в ИТ, позволяет остаться в рамках имеющегося бюджета и успешно обучать новые поколения студентов.

Рассмотрим следующие особенности управления в вузе.

Во-первых, большая часть университетов использует закрытую модель управления, основанную на линейно-функциональной организационной структуре управления, и только незначительное число вузов проходит стадию формирования и реализации открытой модели, более гибко реагирующей на условия внешней среды. Происходящие в настоящее время изменения в условиях функционирования вузов делают эту модель наиболее адекватной данному этапу развития экономики и общества.

Во-вторых, основные функции управления - организации, планирования, координации, мотивирования и контроля имеют определенные особенности в условиях вуза.

Организация как функция предполагает формирование структуры управления, распределение задач и ресурсов, распределение и делегирование полномочий .

Большинство вузов РФ - бюджетные организации . Следовательно, организация управления экономическими процессами должна строго согласовываться с Бюджетным кодексом Российской Федерации (Федеральный Закон № 145-ФЗ от 31.07.1998). Отметим, что с последним зачастую входят в противоречие отдельные положения других законодательных федеральных актов - обеими частями Налогового Кодекса Российской Федерации (Федеральные Законы № 146-ФЗ от 31.07.1998 и № 117-ФЗ от 05.08.2000), Инструкций Минфина Российской Федерации и других . Поэтому часто складывается ситуация, когда руководитель вуза, как работник бюджетной сферы, часто не может не нарушать положения Инструкций, Законов и т.д., т.к. в них изначально заложены противоречия либо сложные финансовые ситуации не прописаны или трактуются разными контролирующими органами по-разному.

Вуз - крупная организация с большим количеством структурных подразделений и отделов. Поэтому, с одной стороны, эффективность организации управления в вузе должна обеспечиваться строгим вертикальным взаимодействием между руководителями высшего звена, руководителями среднего звена и подчиненными. С другой стороны, в вузах отчетливо прослеживаются элементы матричной организационной структуры, предполагающей реализацию ряда задач с использованием технологии управления проектами. Главной особенностью матричной структуры является наличие специально-действующего органа, занимающегося инициированием и выполнением назревших комплексных программ. При этом механизм взаимодействия между линейно-функциональной и программно-целевой структурами основан на распределении прав и функций между линейными и функциональными программно-целевыми органами. По каждой целевой программе в линейно-функциональных блоках назначаются ответственные исполнители, которые находятся в двойном подчинении: по вертикали - у руководителя соответствующего организационного комплекса, а по горизонтали у целевого руководителя.

Особенности распределения материальных ресурсов в вузе связаны с большим количеством подразделений и, как следствие, большими их потребностями в канцелярских товарах, компьютерной технике, строительных материалах. Отметим, что вузы, как правило, недостаточно обеспечены материальными ресурсами - уровень и количество материально-технических ресурсов в большинстве вузов оставляет желать лучшего. Ресурсов на все подразделения в полном объеме не хватает. При этом руководству вуза сложно выработать единый подход к оценке потребностей в материальных ресурсах внутри вуза (в отдельных подразделениях, по отдельным направлениям деятельности), в построении системы определения приоритетов касательно материально-технического обеспечения, а также в своевременном и полном удовлетворении этих потребностей. И в этих условиях руководству вуза постоянно приходится принимать нетиповые решения об эффективном и справедливом распределении ресурсов между подразделениями.

Еще одной особенностью является то, что вузы не всегда обладают эффективной системой распределения и делегирования полномочий , несмотря на наличие обилия документов (устава, положений, распоряжений, должностных инструкций, приказов о распределении и закреплении обязанностей и т.д.).

Возьмем в качестве примера финансово-экономические процессы. Эффективность их зависит от правильности (грамотности) составления и обоснования экономических документов - например, смет расходов. И руководители многих вузов, понимая это, с подачи финансово-экономических служб издают внутренние распоряжения и приказы, обязывающие все подразделения и всех сотрудников согласовывать финансовые и экономические документы со специалистами финансово-экономических служб и, таким образом, частично делегируют последним полномочия по контролю за финансово-экономическими потоками вуза. Однако на практике большинство сотрудников игнорируют эти приказы и идут "сразу к ректору" со своими самостоятельно составленными сметами, проектами приказов и т.д., поскольку у каждого "важный вопрос, не требующий отлагательства". И ректор, как правило, подписывает эти документы без согласования с финансово-экономическими службами, поскольку статус всемирно известного профессора (академика) не позволяет ректор поступить в этой ситуации по-другому.

Описанная выше особенность (проблема) является следствием того, что в большинстве случаев над принятием управленческих решений довлеет академический стиль мышления.

Он определяется сложившимися годами академическими взаимоотношениями между руководителями высшего и среднего звена вуза и их сотрудниками.

Практически каждый ректор и иные руководители вуза являются по совместительству профессорами (доцентами) кафедр. То есть, с точки зрения трудового законодательства, они являются внутренними совместителем того же вуза, и в этом статусе они ничем не отличаются от других сотрудников образовательного учреждения. В результате между ними и сотрудниками кафедр (факультетов) возникают взаимоотношения, основанные на научных, исследовательских и других интересах. Как результат, в процессе принятия решений имеет место субъективизм.

Отметим, что в отличие от западных систем, где руководитель вуза может не быть ученым вовсе, образовательная система России в целом неявно поддерживает описанную академичность - считается, что руководители вузов обязательно должны иметь ученую степень и быть практикующими преподавателями, а также параллельно руководству вуза вести научные исследования. При этом управленческие (менеджерские) способности и практические навыки руководства, как правило, не учитываются, хотя и рассматриваются.

Для иллюстрации особенностей функции планирования можно остановится на финансовом планировании. Оно позволяет в вузе:

  • представить стратегические и тактические цели в виде конкретных финансовых показателей;
  • выявить возможность реализации программ и планов развития вуза с точки зрения обеспеченности их финансовыми ресурсами;
  • определить приоритеты развития вуза в условиях ограниченности финансовых ресурсов;
  • определить размеры финансирования подразделений вуза из различных источников;
  • проконтролировать целевой характер и эффективность использования финансовых ресурсов.

Разработка плановых смет расходов по бюджетным и внебюджетным источникам, а также составление документов по исполнению сметных назначений являются обязательными и контролируются со стороны Министерства образования и органов государственного казначейства. Эти органы контролируют общие направления использования средств вуза в целом по статьям экономической классификации затрат.

Можно отметить следующие основные сферы планирования в вузе:

  • планирование контингента обучающихся, объем которого влияет на получение бюджетных ассигнований в строгом соответствии с количеством "бюджетных" студентов;
  • планирование штатного расписания профессорско-преподавательского состава и количества учебной нагрузки в разрезе факультетов, кафедр, специальностей;
  • планирование научной деятельности, которая занимает солидный удельный вес в деятельности вуза, в соответствии с государственными заказами и заказами различных отраслей экономики.

Планирование в указанных выше сферах необходимо осуществлять не только в разрезе общих предметных статей (общих смет по кодам экономической классификации ), но и в разрезе подразделений по каждой статье.

Координация (согласование интересов сотрудников)

В вузах принято считать, что любая деятельность вуза (в том числе и экономическая), любой проект или любое отдельное решение должны способствовать в конечном итоге достижению одной-единственной цели - повышению эффективности образования. Усилия всех служб вуза и его руководства должны быть ориентированы только на оптимизацию образовательных процессов и на рост качества образования в целом.

Развитие научных направлений, привлечение дополнительных внебюджетных источников, проекты автоматизации - все это важные направления, но они, с точки зрения предназначения вуза как такового, не будут являться имеющими право на существование без рассмотрения согласованности их с общей стратегической задачей вуза - повышением качества образовательных услуг. Поэтому любой проект или решение в общем случае требует согласования со многими службами и ответственными лицами вуза, а это может требовать значительного количества времени и общих усилий. Как результат, имеют место бюрократические проволочки при принятии решений .

Функция координации приобретает особую значимость в контексте несогласованности действий между отдельными подразделениями в вузе . Это, как правило, административные подразделения и подразделения, находящиеся на самофинансировании (оказывающие дополнительные платные образовательные и другие услуги).

Основные причины несогласованности в административных подразделениях вуза, по нашему мнению, заключаются в следующем:

  • отсутствие полной и замкнутой модели административного взаимодействия служб конкретного вуза, формально (необходимо и достаточно) описывающей все циклы существующих экономических процессов в вузе. Отметим, что это является общей проблемой крупных бюджетных организаций;
  • отсутствие эффективной и действующей системы распределения и делегирования полномочий;
  • большая текучесть кадров в административном сегменте вуза, поскольку уровень оплаты труда низкий; а также длительный период профессиональной адаптации новых административных работников к сложной системе административных взаимоотношений в вузе; как следствие, повышение вероятности выполнения сотрудником не своих обязанностей и наоборот.

Следствиями же этой несогласованности являются избыточность информационных потоков, дублирование управленческих функций внутри вуза; невыполнение отдельных функций, так как считается, что они выполняются всеми и т.д.

В тоже время основная причина несогласованности действий между подразделениями, находящимися на самофинансировании, заключается, как правило, во внутренней конкуренции таких подразделений между собой.

Если несогласованность действий административных подразделений является прямым следствием объективных обстоятельств, которые в настоящее время сложились в учреждениях образовательной системы России в целом, и которые в один день изменить не удастся, то несогласованность действий "коммерческих" подразделений носит активный характер, и уже сама становится обстоятельством, прямо влияющим на эффективность системы управления вузом в целом и далеко не в лучшую сторону.

Мы имеем ввиду пересечение коммерческих интересов при реализации учебных программ, находящихся на стыке специализации подразделений. Как результат, на открытом рынке предлагаются одни и те же платные услуги, но с разными названиями и по разным конечным ценам.

Также довольно часты ситуации лоббирования у руководителей вузов руководителями хозрасчетных подразделений повышения оплаты труда привлекаемых преподавателей (как правило, круг преподавателей и специалистов в определенной области ограничен, и преподаватели "работают" на несколько подразделений одновременно). Как следствие, преподаватели за одну и туже работу в одних и тех же условиях в рамках одного вуза имеют разную оплату своего труда, что, по нашему мнению, ненормально.

Мотивирование в вузе как функция управления также обладает рядом особенностей.

Во-первых, надо отметить, что вузы, как и все бюджетные организации, в настоящее время используют Единую Тарифную Сетку при оплате труда, которая, по нашему мнению, является "атавизмом", сохранившимся еще со времен СССР.

На уровне Правительства РФ уже ведутся работы по замене ЕТС другой системой оплаты труда, исключающей разрядную уравниловку, маленькие оклады (ставки) по разрядам, а также незначительные отличия между соседними разрядами.

Действительно, в настоящее время оплата по высшему разряду ЕТС - восемнадцатому (уровень оплаты работы ректора) - составляет 2700 рублей без учета районного и северного коэффициентов, что отличается от уровня оплаты труда руководителей коммерческий организаций в десятки, а то и сотни раз.

Средняя заработная плата доцента вуза, исходя только из оклада (14 разряд) и с учетом надбавки за должность доцента (40 % от оклада) и надбавки за ученую степень (900 рублей) составляет 3728 рублей. В Республике Коми, где выплачиваются дополнительные надбавки - районный коэффициент (20 %) и надбавка за проживание и работу в условиях Крайнего Севера и приравненных к нему местностям (50 %), общее начисление составляет 6338 рублей. Учитывая, что средний прожиточный минимум в Республике Коми составляет (по состоянию на 31 декабря 2003 года) 2840 рублей (по данным Комитета Государственной Статистики Республики Коми ), - данный уровень оплаты труда не является стимулом к высокопроизводительному труду.

Поэтому перед руководством вуза стоят непростые задачи с одной стороны, сохранения имеющегося квалифицированного кадрового состава в своем вузе, и, с другой - привлечения специалистов на имеющиеся вакантные должности. Особенно остро стоит последняя проблема в случае открытия в вузе новых специальностей и направлений научных исследований. Остроту этих проблем показывает большая текучесть кадров, отток квалифицированных кадров из высшей школы в другие отрасли, постоянная необеспеченность кадрами отдельных подразделений и отделов.

В контексте межличностных ролей, у руководителей вузов, как правило, ярко выражена роль главного руководителя и роль связующего звена, деятельность которых определяется вузовским (межвузовским) церемониалом (председательство на регулярных Ученых Советах, выступление на коллегиях Минобразования и т.д.). В меньшей степени присутствуют качества лидера, поскольку, как правило, фактически все управленческие действия выполняются подчиненными. "Погоду" в большинстве вузов делают рядовые сотрудники вуза. Также в силу указанных выше причин, ответственность за мотивацию и активизацию у руководителей вузов низкая.

С позиции информационных ролей, руководители вузов в большей степени являются представителями (участие в заседаниях, устные выступления) нежели приемниками (обработка почты, новых законодательных актов, периодических изданий) и распространителями информации (рассылка почты, информационные обзоры и беседы с подчиненными).

В контексте ролей, связанных с принятием решений, руководители вузов в равной степени могут считаться и устраняющими помехи (обсуждение стратегических и текущих вопросов, включая проблемы и кризисы), и распределителями ресурсов (выполнение действий, связанных с составлением бюджетов, программирование работы подчиненных), и ведущими переговоры. В силу указанных выше особенностей управления в вузах (академического стиля мышления и других) в меньшей степени большинство руководителей вузов выполняют роль предпринимателя (анализ ситуаций, инициирование или разработка проектов усовершенствования деятельности и т.д.).

Следующей особенностью управления экономическими процессами в вузе является многоплановость задач, решаемых руководством вузов (административно-хозяйственное и финансовое управление, организация и совершенствование учебного процесса, проведение научных исследований и реализация международных контактов). Она требует постоянной координации интересов как самого вуза, его отдельных подразделений, научных и педагогических кадров, студентов, так и образовательной системы страны в целом: новые экономические условия, в которых работает вуз, изменения в структуре и деятельности, вызванные этими условиями, падение престижа некоторых специальностей, усиление конкуренции среди вузов на рынке труда и на рынке абитуриентов, которые создают дополнительные управленческие трудности. Это показывают исследования, проведенные, к примеру, в Новосибирском Государственном Техническом Университете.

Одним из следствий такой многоплановости может являться невозможность четкого разделения по узким непересекающимся сферам деятельности как подразделений вузов, так и отдельных сотрудников. Как следствие, сложность постановки и реализации задача управления в целом. Подразделение (сотрудник) вуза может заниматься и образовательной, и научной, и административной деятельностью одновременно, и это создает дополнительные сложности в организации процессов управления в вузе.

В качестве еще одной особенности управления экономическими процессами в вузе отметим функциональный подход, до сих пор преобладающий в большинстве вузов, который предполагает, что учебное заведение - это механизм, который обладает набором функций, распределенных среди подразделений вуза. Выполняя свои узкоспециальные задачи, сотрудники подразделений перестают видеть конечные результаты труда вуза в целом и осознавать свое место в общей цепочке. Такая система заставляет сотрудников хорошо исполнять функции, но не ориентирует на достижение результата. Функциональный подход приводит к изолированности функциональных подразделений вуза, возникновению своего рода "конкуренции" между ними.

Рассмотренные нами выше основные особенности управления экономическими процессами в вузе позволяют сделать вывод, что вуз - сложно организованная система, в которой традиционные методы управления явно не справляются со всеми возникающими проблемами и противоречиями. Одним из путей решения этих проблем может явиться внедрение информационных технологий, позволяющих обеспечить:

  • координацию управленческой деятельности по достижению целей учебного заведения;
  • информационную и консультационную поддержку принятия управленческих решений;
  • создание и обеспечение функционирования единой корпоративной (комплексной) информационной системы управления;
  • рациональность управленческого процесса за счет стандартизации всех аспектов управления на основе единой модели.

Практической реализацией модели управления является административная информационная система управления, которая создается в целях повышения качества обучения и эффективности управления вузом путем удовлетворения потребностей руководства, преподавателей и сотрудников в оперативном предоставлении информации, необходимой для осуществления служебных обязанностей .

Список литературы:

  1. Астапчук В.А., Гаврилов Е.Б. Административная система вуза. Проблемы и решения. Информационно-коммуникационные технологии в управлении вузом: Материалы всероссийской научно-пркатической конференции (25-28 февр. 2003 года) / ПетрГУ. - Петрозаводск, 2003. - 168 с.
  2. Воробьева Л.В. Бухгалтерский и налоговый учет в бюджетных учреждениях. Практическое пособие. - М.: МГИУ, 2003. - 312 с.
  3. Зимина И.В. Общий менеджмент. - Сыктывкар, 2003
  4. Румянцева З.П. и др. Общее управление организацией: принципы и процессы: 17-модульная программа для менеджеров. - М.:ИНФРА-М, 2000
  5. Семкин Б.В. Матричная схема управления крупным вузом в условиях рынков труда и образовательных услуг. Информационно-коммуникационные технологии в управлении вузом: Материалы всероссийской научно-пркатической конференции (25-28 февр. 2003 года) / ПетрГУ. - Петрозаводск, 2003. - 168 с.
  6. Соломатина О.В. Анализ усовершенствования систем управления университетами в современных условиях // Материалы конференции "Информационно-коммуникационные технологии в управлении вузом", февраль 2003 года, Петрозаводской Государственный Университет
  7. Федеральный закон "О бюджетной классификации Российской Федерации" № 115-ФЗ от 15.08.1996
  8. Экспресс-информация Комитета Государственной Статистики Республики Коми от 09.01.2004 № 45-57-53/30
Сноски
    * В частности, в Сыктывкарском Государственном Университете это не так.