Все мы время от времени это делаем: откладываем неприятные дела на потом, втайне надеясь, что оно не наступит никогда. Из-за этого мы буксуем, проблемы не решаются, настроение портится. Что делать? Мотивационный спикер Брайан Трейси советует каждое утро есть лягушку: расправляться как минимум с одной крайне неприятной задачей. Как сделать это своей привычкой и что дает этот принцип тайм-менеджмента?
Как вычислить лягушку
Лягушка в тайм-менеджменте - неприятное дело, которого мы всячески избегаем. Оно нас раздражает, вызывает отторжение на сознательном и бессознательном уровне. По словам эксперта в области психологии успеха и автора множества книг Брайана Трейси, «лягушка - та самая крупная, самая важная задача, в отношении которой вы склонны проявлять медлительность и нерешительность, если с ходу не отважитесь „взять быка за рога“. Эта задача имеет ключевое позитивное влияние на вашу жизнь и карьеру в данный момент».
Несмотря на обилие метафор, суть проста: мы не хотим браться за дело, потому что оно нам неприятно, и чем дольше откладываем, тем неприятнее оно становится.
У каждого из нас свои лягушки: для одного это разговор на щепетильную тему с коллегой, для другого - отчет, за который давно пора сесть, для третьего - поход к стоматологу.
Мы переносим их на завтра, на следующий понедельник, на начало следующего месяца, надеясь, что необходимость разбираться с ними отпадет, но этого, скорее всего, не случится.
Несъеденные лягушки превращаются в «жаб»: еще более трудозатратные и неприятные задачи. Это сигнал того, что дальше откладывать «трапезу» не стоит: неизвестно, кем жаба обернется завтра, говорит Брайан Трейси. Пора ее есть.
Но я не хочу!
Как правильно «позавтракать»?
Старайтесь не мешкать, не пускаться в предварительные, нередко праздные рассуждения. Беритесь за неприятное дело сразу и не останавливайтесь, пока с ним не будет покончено.В этом весь смысл. Есть задачи, которые необходимо выполнять, хотим мы того или нет. И сколько бы мы ни откладывали «час Х», рано или поздно он наступит. Брайан Трейси уверен: лучше рано, чем поздно. Желательно на завтрак - возможно, не буквально, но именно утром.
Раннее поедание лягушек существенно увеличивает производительность в течение всего оставшегося дня: самое неприятное позади, гора с плеч, вы молодец, вас ждут великие дела.
Кроме того, в результате этой процедуры в кровь выбрасываются эндорфины, мы гордимся собой и испытываем невероятный эмоциональный подъем. Хотя бы ради этого стоит опробовать.
Как метод выглядит на практике
Брайн Трейси советует такой алгоритм:
1. В конце рабочего дня составьте список дел на весь следующий день - лучше ручкой на бумаге. Вообще-то гуру саморазвития советует составлять списки на неделю и даже на год.
2. Выделите в перечне лягушку, «препарируйте», разбив на понятные, выполнимые шаги. Если на вашей тарелке и лягушка, и жаба, начните с особи покрупнее. То же самое с двумя равнозначными лягушками: начинайте с той, что неприятнее.
3. Поставьте этот «завтрак» первым пунктом в плане на день.
4. Проснувшись, действуйте.
Автор блога Asian Efficiency Тан Пэм дополняет инструкцию Трейси и предлагает составлять «лягушачье меню» на неделю вперед. Он считает, что стоит знать наверняка, с какими неприятными делами вам предстоит расквитаться в каждый из дней на неделе.
Блогер и предприниматель Шон Ким признается , что самая сложная задача для него - написать пост в блог, и именно с нее он старается начинать рабочий день.
Активно советует пользоваться «лягушачьим методом» и эксперт по тайм-менеджменту Глеб Архангельский. В книге «Тайм-драйв. Как успевать жить и работать» он приводит впечатления одного студента: «Я думал, у меня стада „лягушек“, зеленые ковры вокруг меня... А когда ввел „правило ежедневной лягушки“ - они все разошлись за две недели». Еще один момент: «деликатес» должен быть в меню ежедневно. Трейси утверждает, что через 21 день вы войдете во вкус или, по крайней мере, привыкнете. И сможете оценить эффективность метода.
Да и, в конце концов, как говорил Марк Твен, «если утром съесть жабу, то остаток дня пройдет с приятным ощущением, что хуже уже не будет».
Рационально использовать время пытался еще Леонардо да Винчи. Он построил свою систему тайм-менеджмента: 15 минут спал, 4 часа работал и снова четверть часа спал…
Здравый смысл в этом был: после сна активность мозга максимальная. Вот великий Леонардо и ловил минуты вдохновения, в остальное время позволяя организму отдыхать.
Однако долго жить «по-леонардовски» нельзя - как минимум заработаете нервный срыв. Все-таки человеку нужен полноценный 8‑часовой сон. Тем более есть другие, более эффективные способы организации времени.
Метод помидора
«Помидорный» метод - один из самых оригинальных в тайм-менеджменте. Придумал его итальянский студент Франческо Чирилло .
Он, как и все студенты, перед сессией пытался объять необъятное. И ему это удалось. С помощью… помидора. Точнее - кухонного таймера в виде помидора. Молодой человек заводил таймер на 25 минут, в течение которых интенсивно зубрил лекции. Потом устраивал 5‑минутную перемену. Далее следовал второй «помидор» продолжительностью 25 минут. И снова небольшой перерыв. После запуска четырех «помидоров» студент позволял себе расслабиться в течение 15-20 минут.
Что это дает? Человек способен максимально концентрироваться в течение получаса, потом активность мозга плавно снижается. Если планировать время с учетом этих биоритмов, можно выполнить большой объем работ в сжатые сроки.
Секрет успеха. Четко определите задачу. Например, вам нужно написать текст для завтрашнего выступления. Заведите таймер или будильник на 25 минут, дав слово не отвлекаться ни на звонки (перезвоните позже), ни на письма, ни на эсэмэски, ни на болтовню с коллегами. Если задача занимает больше 5-7 «помидоров», разбейте ее на подзадачи.
Метод лягушки
У каждого из нас есть неприятные дела. Для кого-то это звонок клиенту, для кого-то - разговор с шефом. Так вот, в терминологии тайм-менеджмента неприятные дела (которые тем не менее необходимы) называются… «лягушками». И каждое утро нужно начинать с ликвидации такой «лягушки».
Что это дает? Разделавшись с «лягушкой» с утра пораньше, вы почувствуете прилив сил и хорошего настроения - больше ничего плохого не предвидится. Если оттягивать решение неприятной задачи, это будет давить на психику, усиливая стресс и снижая производительность.
Секрет успеха. Составив список «лягушек», равномерно поделите их по дням недели. Копить не рекомендуется: чревато хроническим стрессом. Разделывайтесь с ними последовательно и спокойно - это сэкономит кучу времени и сил.
Метод слона
«Слонами» в тайм-менеджменте называют большие задачи и объемы работ.Например, написание диссертации, строительство дома, изучение иностранного языка и прочие глобальные проекты. Однако страшно становится уже от одного слова «глобальный». Такой проект нависает, словно бетонная махина. Вот почему рекомендуется делить его на фрагменты. Это называется «съесть слона». Предположим, если вам надо построить дом на участке, составьте сначала план местности, сделайте проект коттеджа, продумайте систему коммуникаций, найдите бригаду, закажите стройматериалы.
Что это дает? Когда дробишь задачу на подзадачи, она не кажется такой масштабной. Нервное напряжение уменьшается, а эффективность работы увеличивается.
Секрет успеха. Последовательно идти к своей цели, выполняя пункт за пунктом.Метод швейцарского сыра
Швейцарский сыр, как известно, дырчатый. Если вы боитесь подступаться к какому-то делу, сделайте в нем «дырку», выполнив часть работ. Причем в отличие от последовательного «поедания слона» делать «дырки» можно в произвольном порядке. Допустим, если вы хотите строить дом, можно начать с тех пунктов, к которым сегодня больше лежит душа. Например, узнайте, сколько стоит брус или труд рабочих. Строгая последовательность необязательна: главное - ежедневно делать «дырки».
Что это дает? Чем сильнее «изъедена» задача, тем меньше времени уйдет на ее решение.
Секрет успеха. Метод швейцарского сыра хорош для раскачки, когда, с одной стороны, нужно приниматься за новый проект, а с другой - лень. Втянувшись, люди начинают разделывать «слона» более последовательно.
Личное мнение
Ксения Баженова, писательница
Я стараюсь планировать время, но бывает, планы нарушаются изменившимися обстоятельствами или просто ленью. Если дело касается работы, собираюсь и в итоге выполняю свои обязательства, иногда за счет сна.
Если же речь идет о хозяйстве - мытье посуды или готовке - могу отложить на потом. В общем, расставляю приоритеты.
У 93% людей есть мечта,
которую можно осуществить до конца недели,
а они делают из нее мечту всей своей жизни.
(Народный афоризм).
Зачастую не хватает внутренней мотивации для неприятных, но необходимых дел. Какие это могут быть дела? Например, холодные звонки клиентам, работа по сложному проекту, бег по утрам и пр. В тайм-менеджменте существует несколько техник, помогающих начать такие дела. Мы рассмотрим следующие: технику «поедания лягушек», технику «деления слона на бифштексы».
1)
Техника поедания лягушек.
Мелкие, но очень не вкусные дела, похожие на зеленую, мокрую и липкую лягушку, так и называют лягушками. Эта техника заключается в том, чтобы по утрам съедать одну из таких лягушек. Итак, представьте себе, Вы пришли утром на работу и сразу же позвонили неприятному клиенту, после чего весь день Вы ходите с ощущением счастья, потому что самая неприятные задача уже позади. Если поедание лягушки переноситься с утра на обед, с обеда на ужин, с ужина на следующий день, то негатив от мыслей будет преследовать бесконечно, отбирая энергию и на приятные задачи. Съедайте на завтрак по одной лягушке, и уже через пару недель жизнь засверкает новыми красками. Очень важно награждать себя после каждой съеденной лягушки. Например, шопингом или шоколадкой.
2) Раздели слона на бифштексы.
Мы знаем, что глобальные, большие дела, такие как, написание книги, ремонт в доме, изучение иностранного языка, улучшение своей физической формы, обычно откладываются на потом, так как они кажутся уж очень большими. Как слон... Но путь к достижению своих жизненных целей, а значит, счастливой жизни лежит через такого слона. Его, как и лягушек, необходимо съедать. За один раз сделать это нам не удастся, поэтому слона необходимо разделить на части, пожарить слоновьи бифштексы, и каждый день съедать по одному такому бифштексу. Например, ремонт квартиры - это слон. При мысли о том, что его нужно съесть, пропадает всяческий аппетит. Но если разделить его на части: посчитать затраты на ремонт, измерить площадь комнат, определиться с дизайном, вынести старую мебель и т.д., то съесть такого слона будет намного проще.
Так же и в работе. Возьмем, к примеру, такого слона, как научиться работать по технологии продаж. Действительно, нужно учесть все тонкости и премудрости работы на каждом этапе при взаимодействии с клиентом. Так какие же бифштексы мы можем пожарить? Для начала разделим его на этапы и начнем постепенно съедать первый. Причем в нем мы выделим еще элементы и сделаем из них более мелкие бифштексы. Например, фразы приветствия, которые нужно выучить раз и навсегда, или невербальный аспект общения с клиентом на данном этапе. Затем приступаем к одному маленькому бифштексу и съедаем его за день. Пускай это будет, например, такая тренировка: Вместо вопроса: «Могу ли я Вам помочь?» задаем вопрос: «Какие украшения Вам нравятся?». И такие мини-бифштексы съедаем каждый день по каждому этапу. Через месяц от нашего слона не будет и следа, а продажи только увеличатся.
ЗАДАНИЕ: заведите в своем ежедневнике таблицу «Мои бифштексы и лягушки».
· Если Вы запланировали ту или иную задачу и решили ее, то ставьте галочку.
· Если Вы запланировали ту или иную задачу, но не решили ее, то ставьте прочерк.
· Если же задача не была запланирована, то ничего не ставьте.
· Большое количество прочерков дает Вам сигнал о том, что нужно обратить на данную задачу особое внимание.
· Таблицу необходимо повесить на видное место (например, над рабочим столом).
· ВАЖНО! если Вы понимаете, что галочек у Вас не меньше 80%, то в конце недели делаете себе подарок, вознаграждение! Таким образом, Вы вырабатываете условный рефлекс на выполнение неприятных задач (лягушек) и достижение крупных целей (слонов).
Литература по тайм-менеджменту.
- Архангельский Г. Организация времени: от личной эффективности к развитию фирмы.
- Архангельский Г. Тайм-драйв: Как успевать жить и работать.
- Горбачев А. Тайм-менеджмент в два счета.
- Лакейн А. Искусство успевать.
- Кови С. Главное внимание – главным вещам.
- Темплар Р. Правила самоорганизации: Как все успевать, не напрягаясь.
- Мэнсер М. Тайм-менеджмент. Эффективное управление временем.
Статья подготовлена Молчановой Мариной
Ведущим бизнес-тренером УЦ Diamond-Training
Метод швейцарский сыр очень схож на настоящий швейцарский сыр, в котором находится множество дырочек.
Задача метода швейцарского сыра заключен в том, что если вы боитесь или не знаете с чего начать новой проект, сделайте лишь небольшую часть работы. Вот и появится первая дырка в вашем «швейцарском сыре». Не стоит продолжительное время планировать новую работу, следует начато с самого простого, в хаотическом порядке. Главное начать с чего-то. Если сроки выполнения не лимитированы, выполняйте каждый день часть работы. И вы не заметите, что в вашем сыре появляется уже большое количество дырок.
Метод швейцарского сыра применен для раскачки, когда происходит борьба внутри вас между началом нового проекта с ленью. Но когда первый шаг сделан — первая дырка уже в сыре, постепенно происходит процесс втягивания вашего организма в работу. Чем больше выполнена задача, и уже негде делать дырок в сыре. Значит, ваша работа у финиша, и следует принять окончательное решение.Психолог, Мария Баулина, советует применять основных правила планирования дел по методу швейцарский сыр в тайм-менеджменте:
- Планируйте задачи на неделю или месяц вперед;
- Не старайтесь планировать очень много, никакой не поможет и тайм- менеджмент.
- Индивидуальные способности у каждого человека разные. Оценивайте точнее свои возможности, намного проще будет планировать рабочее время.
Метод швейцарского сыра в тайм-менеджменте
Существуют условия, которых следует придерживаться:
1. Не стоит возвращаться к заданию по нескольку раз , чтобы разгрызть дырку большого размера. Я ни разу не встречал швейцарский сыр с одной дыркой.
Поэтому, приступая к большому проекту, первому заданию уделите только 10 минут:
Составьте перечень дел на бумаге, ПК, распределите дела для исполнителей и т. д.
2. Не отказывайтесь от других проектов . Но когда появится свободное время, не теряя свободную минуту — загляните в перечень 1-го проекта, и выполните ту работу, которая быстро выполниться с удовольствием.
Таким образом, вы не потеряете заказчика, у вас будет постоянный заработок. Если заказчик заинтересован с вами сотрудничать, попробуйте увеличить срок выполнения его задания, чтобы распределить нагрузку при выполнении двух проектов. Параллельно выгрызайте дыры сразу в двух «швейцарских сырах».
3. Теперь о качестве выполненной работы . Безусловно, качество работы улучшится, если последний день перед сдачей проекта останется менее загруженный.
У вас будет возможность просмотреть выполненный план свежим, неуставшим взглядом, убрать лишнее, отполировать и уточнить детали.
4. Если образовалось «окно» в вашей оплачиваемой работе , используйте время для себя. Подумайте о новых идеях, займитесь самообразованием, приведите бумаги в порядок.
5. Постарайтесь не перегружаться работой
, подход к работе должен быть рациональный и спокойный. Никакая доплата, компенсирующая за срочность, не восстановит ваши внутренние силы и расшатанные нервы.
Не позволяйте заказчикам вас удерживать в регулярной напряженной атмосфере и надоедать вам в любое период времени.
Применение методов швейцарского сыра на практике
Наиболее трудные, на ваш взгляд, задачи не обязательно выполнять в первую очередь. Можно начать выполнять, что вам нравиться сначала, а потом все остальное.
Пример:
Вы присутствуете на презентации
. Она вам кажется такая скучная. Найдите несколько иллюстраций, запишите цифровые значения, потом сделайте два- три интересных слайдов и скоро в вашем швейцарском сыре появятся много дырок, что до конца доесть останется очень просто.
Следовательно, метод швейцарского сыра, заключается в виде «выгрызания» незначительными кусочками, словно «подтачивания» с разных концов неприятной трудной задачи, которую обязательно нужно решить.
Пример:
У вас по плану замена старых оконных рам на новые
. Но вам не хочется этим заниматься. Вы представляете, сколько будет работы: пыль, грязь, рабочие, почти целый день на ногах. А менять нужно. С чего начать? Ищите фирму, узнаете адрес, спешите сделать заказ. Первый этап работы выполнен. Можно сосчитать сколько дырок вы «прогрызли» в сыре. Осталось помыть полы, окна, после окончательной работы наемных рабочих. Метод швейцарского сыра действует, сыр съеден окончательно. Ура!
Пример:
Поговорим о людях, работающих на ПК, об их проблемах планирования рабочего графика
. Бывает работа, которая требуется выполнения быстро. Работаете круглые сутки. Но наступает момент, вы устали трудится, читаете рассылочные письма. Занимаетесь всем только не работой. У вас 2- а минуса: во- первых организм истощается; во- вторых- истекает срок сдачи работы.
Это касается особенно новичкам во фрилансе, которые охотно берутся за все работы с азартом и активностью. Вас поджидают скрытые опасности.
№1. Не нагружайте себя большой работой, рассчитывайте свои силы. В процессе работы будете спешить, сделаете ошибки. Клиенты скоро оценят ваш труд. Может пострадать ваша репутация.
№2. Соблазнительно работать с продвижением проектов, непосредственно, связано с большим количеством продаж, с клиентами. Вы про методы швейцарского сыра забыли окончательно . Не забывайте, что отложенные задачи накапливаются.
Метод швейцарского сыра направлен: выполнять любую работу не принужденно, в свободную минуту, но результат получается приятный .
