Процедура увольнения, так же как и принятие на работу, требует соблюдения четко установленного алгоритма. В первую очередь в данной ситуации главным является оформление нужных документов. Все ключевые моменты документального оформления увольнения будут рассмотрены в статье.

Процедура увольнения человека (добровольно, по желанию или по любым другим причинам) предполагает закрытие трудового договора, оформленного между работодателем и сотрудником организации. Как итог, между сторонами договора происходит прекращение любых трудовых отношений. Разрыв трудового договора происходит только по соответствующим причинам, которые предусмотрены в трудовом законодательстве.

Причинами увольнения могут быть:

  • собственное желание;
  • по беременности;
  • ликвидация учреждения;
  • прогул;
  • перевод;
  • увольнение, произошедшее после испытательного срока;
  • инициатива самого работодателя;
  • прекращение срока действия договора;
  • сокращение штата;
  • соглашение сторон.

В любой из вышеперечисленной ситуации процедура оформления документов и само увольнение осуществляется по одной и той же схеме.

Также существуют ситуации, когда разрыв трудового договора реализуется на основаниях, не зависящих непосредственно от желания сторон. К ним относятся:


Увольнение осуществляется только отделом кадров и включает следующие фазы:

Этот обязательный порядок выполняется в любом случае. На него не влияет должность, которую занимал человек.

Само увольнение включает следующие стадии:

  • руководитель проводит подготовку приказа на увольнение;
  • сотрудник внимательно читает приказ и только затем ставит на документе свою личную подпись. Если сотрудник не может поставить свою подпись, тогда на приказе нужно сделать необходимую пометку.

По факту приказа в личных документах сотрудника делаются соответствующие пометки. Информация об увольнении отображается в личной карточке, лицевом счете и трудовой книжке. Следует помнить, что по закону временем прекращения действия заключенного ранее трудового договора, который был оформлен при приеме на работу, считается день, когда человек был официально уволен с занимаемой должности.

Увольнение человека, работающего по совместительству, включает аналогичные этапы. Лишь в трудовую книжку не заносится соответственная запись.

Увольнительные документы

Процедура проведения увольнения требует наличия определенного перечня документации. Сюда относятся:


Это основной перечень увольнительной документации, но он может пополняться различными бумагами, в зависимости от конкретных обстоятельств. Например, в данный список может входить медицинское заключение.

Перечень документов, получить которые работник имеет право

В день ухода с работы, сотрудник учреждения может потребовать от руководства или отдела кадров выдачу полагающихся ему по закону документов.

Обычно, все необходимые документы должен выдавать отдел кадров. Но при отказе или по любым другим причинам, выдавать документацию может и руководитель. В данный перечень входят все документы, которые понадобятся человеку на следующем месте работы. Порядок выдачи этих документов является одинаковым для всех и на него никак не влияет причина ухода с должности.

Следует знать, что пакет этих документов регламентируется Трудовым кодексом страны. В него входят:

Все вышеприведенные справки и приказы выдаются в единственном экземпляре и только один раз. Обратиться за их получением можно не позже, чем через один год от даты увольнения человека с места последней работы.

Все дубликаты приказов и справок об увольнении прикрепляются к личному делу человека. Факт их выдачи обязательно фиксируется в специально созданном для этого журнале. Увольняемый сотрудник должен взять в руки все выданные ему документы и проверить их на правильность заполнения.

Также при уходе с должности, увольняемый сотрудник должен получить в отделе кадров трудовую книжку. Отметка об увольнении, сделанная в ней, должна соответствовать всем требованиям Трудового Кодекса страны. Эта запись должна содержать:

  • причину разрыва трудового договора;
  • печать организации;
  • подпись руководителя;
  • подпись работника, который поставил ее только после проверки предыдущих пунктов.

Помимо этого, работодатель, или обязанный им работник, должен выдать медицинскую книжку сотрудника, если таковая была необходима для реализации его профессиональных обязанностей.

С получением медицинской книжки могут возникнуть некоторые трудности, которые связанны с тем, что данный документ оформлялся за деньги работодателя. Поэтому он может воспротивиться ее выдачи сотруднику, который прекращает работать в его организации.

Необходимо знать, что вся документация должна быть подготовлена заранее и выдаваться в срок. Поэтому зачастую при получении документов с места работы не возникает никаких проблем. Если непредвиденные задержки или другие проблемы все же возникли, человек вправе написать заявление на получение необходимых бумаг.

По действующему законодательству, медицинская книжка обязательно должна возвращаться человеку при расторжении его трудового договора. Тем не менее, за невыдачу медкнижки никакой ответственности не предусмотрено. А вот, если работодатель не возвращает трудовую книжку, то за это законом предусмотрена ответственность.

Все выданные документы понадобятся человеку при устройстве на работу или при обращении в госорганы за оформление пособия, выдаваемого государством в случае наступления временной нетрудоспособности. Также некоторые справки необходимы при оформлении выплат по безработице.

Поэтому, при умышленной или непреднамеренной задержке справок работодателем, данная ситуация рассматривается как задержка дальнейшего трудоустройства человека. Сотрудник может обязать в судебном порядке бывшего начальника выплатить компенсацию за то время, когда он задержал выдачу документации, что повлекло за собой безработицу его бывшего сотрудника.

Знание процедуры увольнения сотрудника и перечень документации, которую он обязан получить на руки в последний день на старой должности, поможет избежать неприятностей в будущем и быстро устроиться на новую работу.

Видео «Какие документы необходимо оформить при увольнении»

На вопросы: какие документы нужно оформить для увольнения работника по его инициативе; как его оформить правильно и какие сроки следует соблюдать, чтобы избежать трудовых споров, вы получите ответы, посмотрев это видео.

Большинство увольняющихся сотрудников считают, что работодатель должен им вернуть только трудовую книжку с записями. Это не соответствует действительности: в обязанности работодателя входит также и выдача ряда других документов. Они могут понадобиться в различных ситуациях, например, для оформления пособий. Исходя из этого, сотруднику стоит заранее ознакомиться с информацией о том, какие справки нужно взять при увольнении в 2019 г.

Какие справки дают при увольнении

В статье 84.1 Трудового Кодекса РФ указано, что в день увольнения сотрудника работодатель должен отдать ему трудовую с внесенной в ней записью о причине увольнения, а также все документы, которые касаются его работы в организации. Перечень документов, в выдаче которых работодатель не может отказать, обозначен в ст. 62 ТК РФ. Они выдаются бывшему сотруднику в течение 3-хдневный период.

В частности, по требованию сотрудника ему предоставляется справка о взносах на пенсионное страхование (статья 14 Закона РФ № 27-ФЗ). Документ может потребоваться в Пенсионном фонде, так как бывают случаи, что у него может быть не полная информация. В результате этого может быть начислена меньше пенсия. Сведения должны быть предоставлены по форме:

  • РСВ-1 ПФР, которая утверждена ПП ПФ РФ от 16.01.2014 года № 2п, – за срок после 01.01.2014 года;
  • СЗВ-6-1, СЗВ-6-4, утвержденной ПП ПФ РФ от 31.07.2006 года № 192п, – за срок до 31.12.2014 года.

Если ранее сотруднику сведения не выдавались, то информация предоставляется за весь период работы.

Справка о заработке и взносах в фонд обязательного социального страхования (ст. 4.1 Закона РФ № 255-ФЗ) должна содержать сведения об отчислениях за последние 2 года или за фактический период трудоустройства, если он меньше двух лет. Документ лучше запросить в 2-х экземплярах. Первый остается на руках, второй передается в бухгалтерию нового работодателя. Информация, указанная в справке, необходима для определения размера выплат по больничному листу. Если сотрудник самостоятельно не предоставляет информацию об отчислениях на предыдущем месте работы, то он получает минимальные выплаты.

Внимание! В справке прописываются выплаты, на которые начислялись страховые взносы. В случае наличии нулевой ставки по взносам, их отображение также необходимо.

Если говорить о том, какие справки выдаются при увольнении работника автоматически, то это и есть справка о взносах. Нарушением трудового законодательства считается факт ее невыдачи.

Также работодатель должен согласно статье 230 НК РФ оформить справку 2-НДФЛ. Документ потребуется, если гражданин будет оформлять налоговый вычет по факту покупки жилья, выплаты взносов по ипотечному кредиту, оплаты обучения. Даже если в ближайшее время не планируется оформление выплат, документ лучше получить заранее, так как организация может закрыться. Кроме того, документ понадобится новому работодателю, если сотрудник имеет право на уменьшение налоговых отчислений.

Справка о средней заработной плате (статья 3 № 1032-1-ФЗ РФ) будет необходима, если уволившийся сотрудник в короткое время не сможет трудоустроиться и решит зарегистрироваться в Государственном агентстве занятости. Информация, указанная в документе, необходима для расчета пособия по безработице.

Также работодатель по запросу обязан представить справку о периоде работы в организации, а также выписку из трудовой книжки.

Дополнительные документы, которые выдает работодатель

Важная информация

Если работодатель отказывает в выдаче справок, то ему
может грозить статья 5.27 КоАП РФ Нарушение законодательства о труде и об охране труда. Оно влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от одной тысячи до пяти тысяч рублей; на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, — от одной тысячи до пяти тысяч рублей или административное приостановление деятельности на срок до девяноста суток; на юридических лиц — от тридцати тысяч до пятидесяти тысяч рублей или административное приостановление деятельности на срок до девяноста суток. За невыданную справку, если ее выдача обязательна по закону — потенциальный административный штраф для юридического лица 50000 рублей.

В соответствии со статьей 62 ТК РФ, в обязанности работодателя входит выдача по запросу сотрудника копий таких документов:

  • приказ о зачислении в штат;
  • приказ об увольнении;
  • приказ о повышении, переводе на другую должность, в другой отдел, структурное подразделение и т.д.;
  • приказ о дисциплинарном наказании;
  • приказ о поощрениях, внеочередных премированиях и т.д.

Все документы должны быть заверены следующим образом: подпись руководителя, штамп «копия верна» и печать организации.

Также работнику в день увольнения должна быть возвращена медицинская книжка, если по специфике работы предусматривались регулярные медосмотры.

Какие справки нужно взять при увольнении с должности по совместительству

Сотрудник, работающий по совместительству, заключает трудовой договор. Запись в трудовую книжку вносится по желанию, так как она хранится в организации по основному месту работы. При увольнении с должности по совместительству сотрудник имеет право потребовать справку, которую он предоставит в отдел кадров по основному месту работы. На основании этого документа делается запись в трудовой.

По заявлению сотрудника ему выдаются также все остальные справки и копии документов.

Перечисленные в статье документы работодатель обязан выдать при наличии заявления. При этом не допускается выяснять у работника, причину необходимости выдачи документов и выдавать документы только при ответе на вопрос о целях.

Порядок получения документов

Все документы выдает кадровый отдел. Исключением является справка 2-НДФЛ, которую можно получить только в бухгалтерии. Некоторые организации отдают все документы уволившемуся сотруднику по умолчанию. В большинстве же случаев потребуется запрос в письменном виде на имя директора, в котором перечисляются необходимые документы. Документ лучше составить в двух экземплярах. На образце заявителя представителем работодателя ставится отметка о принятии запроса.

Документы можно получить как лично, так и попросить переслать их ценным письмом с перечнем вложений на указанный в заявлении адрес.

Тот факт, что работник не вернул выданное ему имущество организации или не оформил обходной лист, не является основанием для отказа в выдаче документов.

Все интересующие вопросы можно задать в комментариях к статье

Только если документы при увольнении оформлены без ошибок, бухгалтер сможет своевременно рассчитаться с работником. Образцы всех документов при увольнении есть в статье. Их можно скачать.

Если с работником приходится расставаться, ваша задача — правильно рассчитать последние выплаты . И это, как правило, не только зарплата. Если сотрудник использовал не все дни своего отпуска, ему нужно выплатить компенсацию за неиспользованные дни. Причем не только за текущий год, но и за все предыдущие. Ведь отпуска за прошлые годы никоим образом не сгорают.

И зарплата, и компенсация за отпуск полагаются сотруднику независимо от основания увольнения и от того, какие еще выплаты ему причитаются. При этом сотрудник может и перегулять отпуск. Тогда, напротив, с него нужно удержать излишне выплаченные ему суммы.

Сотруднику может полагаться и специальное выходное пособие при увольнении по соглашению сторон. Это если стороны договариваются расторгнуть трудовой договор по обоюдному согласию с выплатой отступных.

Наконец, совершенно особая тема — сокращение штата . В данной ситуации сотруднику в любом случае нужно выплатить выходное пособие в размере среднемесячного заработка. А возможно, еще и заработок за второй и третий месяцы, а также дополнительную компенсацию за досрочное увольнение.

Все эти выплаты, кроме заработка за второй и третий месяцы при сокращении, нужно выплатить в последний рабочий день. А чтобы успеть в срок, должны быть в порядке и все кадровые документы, за которые в небольших компаниях тоже отвечает бухгалтер.

В этой статье вы найдете образцы всех необходимых кадровых документов, в том числе и трудовой книжки, которую также нужно обязательно выдать в последний рабочий день. Иначе компанию могут оштрафовать за нарушение трудового законодательства.

Заявление на увольнение

Форма заявления — произвольная. Главное, чтобы оно было письменным и подписано сотрудником. Поскольку никаких ограничений к оформлению заявления законодательством не предусмотрено, сотрудник может написать его от руки, напечатать на компьютере или заполнить на типовом бланке работодателя (ч. 1 ст. 80 ТКРФ , определение Конституционного суда РФ от 22 марта 2011 г. № 394-О-О).

Увольнять работника по собственному желанию без его письменного заявления, переданного непосредственно работодателю, неправомерно (см., например, апелляционные определения Свердловского областного суда от21 февраля 2014г. №33-2187/2014 , Белгородского областного суда от20 августа 2013г. №33-2622). Отсчет двухнедельного срока начинается на следующий день после того, как работодатель получил заявление работника об увольнении.

Пример
Менеджер ООО «Альфа» А. С. Кондратьев написал заявление об увольнении по собственному желанию в пятницу, 21 июля 2017 года, но передал его в службу персонала только в понедельник, 24 июля 2017 года. По договоренности с работодателем сотрудник отрабатывает срок, установленный законом, — две недели. Течение срока предупреждения начинается со дня, следующего за днем извещения сотрудником работодателя, то есть со вторника, 25 июля. Последний день срока предупреждения, а следовательно и дата увольнения, приходится на понедельник, 14 августа 2017 года. В этот день Кондратьеву нужно выдать трудовую книжку, иные необходимые документы и произвести с ним окончательный расчет. Выходные и нерабочие праздничные дни срок предупреждения об увольнении не продлевают.

При этом Трудовой кодекс РФ вовсе не требует, чтобы все эти две недели работник находился на своем рабочем месте. То есть отрабатывать их вовсе не обязан. Так, по его письменному заявлению ему могут быть предоставлены неиспользованные отпуска с последующим увольнением (за исключением случаев увольнения за виновные действия). При этом днем увольнения считается последний день отпуска. Однако предоставление отпуска — право, а не обязанность работодателя.

Кроме того, работник может заболеть во время этих двух недель. Это также никак не отодвигает дату увольнения. Как и праздничные дни. Например, дата на заявлении — 31 декабря. Значит, последний рабочий день — 14 января. Но здесь действует правило переноса выходных дней: так, если последний день срока приходится на нерабочий день, то днем его окончания считается ближайший следующий за ним рабочий день (ст. 14 ТКРФ).

Двухнедельный срок также не прерывается на периоды командировки и иные подобные периоды.

В некоторых случаях двухнедельный срок при увольнении может не соблюдаться, это обусловлено невозможностью продолжения сотрудником работы, например, при зачислении в образовательное учреждение, выходе на пенсию. В этом случае работодатель обязан расторгнуть трудовой договор в срок, указанный в заявлении работника.

В других случаях, установленных трудовым законодательством, работник имеет право расторгнуть договор и в более короткие сроки. Например, работник, заключивший трудовой договор на срок до двух месяцев, вправе уволиться по собственному желанию до истечения срока действия трудового договора, предупредив работодателя об этом не позднее чем за три календарных дня. Такой порядок увольнения прописан в статье 292 Трудового кодекса РФ.

Обходной лист при увольнении

Обходной лист — документ, который не обязательно оформлять при увольнении работника. Тем не менее его составляют большинство компаний.

Зачем нужен обходной лист. Во-первых, с помощью обходного листа работодатель может доказать, что выдал работнику на руки трудовую книжку в последний день его работы. Задерживать ее у себя компания не вправе ни на один день в любом случае. Иначе придется выплатить работнику заработок за все время задержки (ст. 234 ТКРФ).

Во-вторых, работодатель в обходном листе обычно указывает факт возврата или невозврата ему материальных ценностей (в том числе денег, например, подотчетных), а также иных предметов и документов, полученных работником при приеме на работу или позже.

В-третьих, обходной лист может пригодиться, если работник, уже уволившись из компании, захочет восстановиться на работе.

Допустим, сотрудник утверждает, что его подпись на заявлении об увольнении по собственному желанию или по соглашению сторон недействительна (подделана, поставлена под давлением и т. д.). Либо заявления вообще не могут найти. Работодатель в таком случае может доказать факт увольнения с помощью обходного листа.

А иногда бывшие сотрудники пытаются доказывать незаконность увольнения тем, что обходной лист вообще не оформляли. Судьи такие аргументы не принимают (определение Московского городского суда от26 февраля 2014г. №4г/5-1433/2014). Но лучше иметь этот документ, чтобы не давать конфликтным сотрудникам лишних поводов для спора.

Что нужно предусмотреть в обходном листе. Прежде всего укажите в документе фамилию сотрудника, в каком подразделении он работал и на какой должности. Также отразите дату приему на работу и дату увольнения.

Обязательно зафиксируйте причину увольнения. Были случаи, когда сотрудники пытались доказывать, что их уволили незаконно. Но судьи отмечали, что поскольку приказ и обходной лист подписаны лично и никаких оговорок о несогласии с увольнением нет, то оно законно (апелляционное определение Московского городского суда от8 ноября 2013г. поделу №11-36841). Конечно, это при условии, что нет других веских доказательств незаконного увольнения.

— передал дела, сдал все отчеты и т. д. ;

— самостоятельно разработанную форму, в которой есть все необходимые реквизиты (ч. 2 ст. 9 Закона от6 декабря 2011г. № 402-ФЗ).

Если срок предупреждения закончился, а приказ об увольнении по каким-то причинам издан не был (при этом сотрудник не настаивает на увольнении), трудовые отношения с ним продолжаются (ч. 6 ст. 80 ТКРФ).

Какие документы нужно выдать работнику при увольнении

В последний день работы сотрудника рассчитайтесь с ним и выдайте ему:

— трудовую книжку;

— справку о сумме заработка по форме, утвержденной приказом Минтруда России от30 апреля 2013г. №182н ;

— иные документы (по письменному заявлению сотрудника).

Трудовая книжка

Запись об увольнении по собственному желанию в трудовой книжке обычно формулируют так: «Трудовой договор прекращен по инициативе работника, пункт 3 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации» (образец приведен ниже). Так как запись об увольнении в трудовую книжку вносится со ссылкой на соответствующий пункт части первой статьи 77 Трудового кодекса РФ (п. 15 Правил , утв. постановлением Правительства РФот16 апреля 2003г. №225).

Запись об увольнении в трудовой книжке (образец)

Подробнее читайте в статье: "Образец заполнения трудовой книжки ".

Бывает, в день увольнения выдать трудовую книжку и другие документы сотруднику невозможно. К примеру, он отказывается получать бумаги или вовсе отсутствует. Тогда составьте специальное уведомление и направьте его сотруднику. Письмом с уведомлением или другим способом, позволяющим доказать факт отправки. В уведомлении укажите, что он должен явиться за трудовой книжкой или дать согласие на то, чтобы ее отправили по почте.

Сформулировать просьбу можно, например, так, как показано в нашем образце ниже.

Уведомление с просьбой явиться за трудовой книжкой

В уведомление вы также можете вписать и другие документы: справку о сумме заработка и все те бумаги, которые сотрудник ранее затребовал в письменной форме.

Со дня, в который выслано уведомление, организация освобождается от ответственности за несвоевременную выдачу трудовой книжки. Об этом говорится в части 6 статьи 84.1 Трудового кодекса РФ.

Если сотрудник, получив уведомление, даст согласие на отправку трудовой книжки по почте, сделайте это. Согласие сотрудника должно быть выражено в письменной форме. Такие разъяснения содержатся в письме Минтруда России от10 апреля 2014г. №14-2/ ООГ-1347 .

Если же работник так и не придет и ничего вам не ответит, оставьте трудовую книжку в компании на хранении до востребования, но не менее 75 лет (п. 664 Перечня , утв. приказом Минкультуры России от25 августа 2010г. №558). Выдавать трудовую книжку кому-либо, кроме самого работника, можно только в одном случае — если есть нотариальная доверенность.

При других обстоятельствах — нельзя, даже если сотрудник сам просил это сделать по телефону или письменно.

Справка о заработке и исключаемых периодах

Такую справку компания должна выдать строго в день увольнения и без всякого заявления со стороны работника (п. 3 ч. 2 ст. 4.1 Федерального закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ). Иначе в случае болезни на новой работе сотрудник получит совсем маленькое пособие, так как средний заработок в расчетном периоде окажется неполным.

Кроме того, принципиальный работник может сообщить о задержке документа в трудовую инспекцию, а она в свою очередь оштрафовать организацию на сумму до 50 000 руб., руководителя — до 5000 руб. (ст. 5.27 КоАП РФ). И будет права, так как законодательство о социальном страховании относится к трудовому (ч. 2 ст. 1 ТКРФ).

Справку нужно заполнять от руки черными или синими чернилами (шариковой ручкой) либо на компьютере. На документе должна стоять подпись руководителя и главбуха, а также круглая печать компании. При этом подчистки и исправления не допускаются.

И вот еще что: в справке надо отражать только те доходы работника, на которые были начислены страховые взносы на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством. А такие взносы начисляют в пределах лимита, действовавшего в конкретном году. Таким образом, в справке по строке «2014 год» можно указать сумму не более 718 000 руб. За 2015 год максимум составлял 670 000 руб.

Прочие документы

Персонифицированная отчетность. Компания при увольнении должна выдать бумажную копию индивидуальных сведений каждому работнику на руки — раздела 6 расчета по форме РСВ-1 ПФР и . Таково требование пункта 4 статьи 11 Федерального закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ

2-НДФЛ . Эти справки компания должна выдавать только по просьбе работника. Не важно, продолжает он трудиться или уходит из организации (

Трудоустройство - это определенная бумажная волокита. И в случае с расторжением договора тоже придется столкнуться с рядом бумаг. Но с какими именно? Что из документов при увольнении должен выдать работодатель? Какие справки отдают всегда, а что выдается только по требованию? Ответить на эти вопросы нам предстоит ниже. В действительности все проще, чем кажется. Изучив во всех подробностях процедуру увольнения, каждый сможет выяснить, с какими бумагами ему удастся столкнуться.

Типы расторжения отношений

Какие документы должны выдать при увольнении? В некоторой степени ответ на этот вопрос зависит от типа расторжения отношений трудового типа.

Всего выделяют следующие причины ухода с работы:

  • в связи с переездом;
  • по инициативе работодателя;
  • по личному желанию сотрудника;
  • по договоренности сторон.

На самом деле все не так трудно, как кажется. Чаще всего встречается уход с рабочего места по желанию сотрудника. Какие документы выдать работнику при увольнении при подобных обстоятельствах и не только? Разобраться в этом должен каждый работодатель. Ведь если нарушить установленное трудовое законодательство, возникнет ряд проблем. В частности, подчиненный сможет добиться своего восстановления в должности.

Порядок расторжения соглашения

Для начала несколько слов о том, как происходит увольнение. Этот процесс вызывает немало вопросов. Особенно у работодателей. Нарушения операции среди работников почти не встречаются. А вот начальство может расторгнуть трудовой договор не по законодательству.

Чтобы этого не произошло, рассмотрим процесс ухода с работы по собственному желанию. Документы при увольнении в этом случае выдаются в обязательном порядке лично в руки подчиненному.

Алгоритм действий для расторжения соглашения трудового типа выглядит так:

  1. Составить заявление об увольнении. Можно написать его от руки.
  2. Отдать запрос работодателю (заранее).
  3. Подписать заявление. Этот шаг осуществляется работодателем.
  4. Пройти отработку.
  5. Подготовить приказ об увольнении. Подобная ответственность полностью лежит на работодателе.
  6. Внести запись о событии в трудовую книжку гражданина.
  7. В день увольнения ознакомиться с приказом и подписать его.
  8. Получить некоторые документы. При увольнении, как мы уже говорили, положено не так много бумаг.
  9. Забрать деньги за отработанное время.

Готово! После перечисленных шагов сотрудник будет считаться уволенным. Но какие бумаги ему должны выдать в обязательном порядке? И что отдает работодатель по требованию/при нарушениях установленных правил расторжения отношений?

Общепринятые бумаги

Начнем с самого простого. Постараемся выяснить, какие документы должны выдать при увольнении при тех или иных обстоятельствах. Рассмотрим негласный обязательный перечень документации.

Он состоит из следующих справок и выписок:

  • трудовая книжка;
  • расчетный лист;
  • справка о доходах (по форме 2-НДФЛ).

В идеале после предоставления этих документов гражданин сможет спокойно уйти с работы. Но в личном деле подчиненного хранится намного больше разнообразных бумаг. Что еще можно потребовать от своего работодателя? И как быть начальнику, если сотрудник нарушает процесс увольнения?

Доходы

Иногда граждане уходят с работы, но при этом им требуются справки о доходах за определенный период времени. Например, при обращениях в банки.

Документы при увольнении работника включают в себя некоторые бумаги, выдающиеся по требованию. Справки о доходах за определенное время сюда включены.

Можно попросить у работодателя выписки о заработной плате:

  • за последние 3 месяца;
  • за 2 года трудоустройства в компании.

Все зависит от желаний и потребностей гражданина. Запрос направляется в письменной форме. Обычно срок выдачи подобных справок составляет не более 3-х рабочих дней. В идеале работодатель может подготовить выписки заранее, а затем выдать их подчиненному в день расторжения отношений трудового типа.

Страховка

Но это только начало. Документы при увольнении выдаются разнообразные. Часть документации привычна. Она не вызывает никаких вопросов.

Стоит обратить внимание на то, что подчиненные могут требовать от своих работодателей почти все справки из личных дел на свое имя. Немаловажными бывают выписки о страховых отчислениях.

В 2017 году от начальника можно потребовать:

  • отчетность по страховым переводам;
  • форму СЗВ-СТАЖ;
  • выписку СЗВ-М.

При этом вторая и третья справки появились в России совсем недавно. СЗВ-СТАЖ должны отдать в день ухода с работы, а СЗВ-М работодатель обязан изготовить за 5 дней после того, как бывший подчиненный обратился с соответствующей просьбой в письменной форме.

Приказы

С чем еще иногда сталкиваются? Какие документы выдают при увольнении? Все перечисленные ранее бумаги действительно могут быть запрошены бывшими работниками. Причем, как показывает практика, обратиться с соответствующим запросом допускается в любое время существования фирмы. Даже после того, как человека исключат из кадрового состава.

Какие документы выдаются при увольнении? Перечень можно дополнить следующими приказами:

  • о принятии на работу;
  • о повышении/понижении в должности;
  • о переводе в другие отделы.

Также человек может попросить приказ об увольнении. Это нормальное явление, хотя встречается оно крайне редко. Обычно подчиненным достаточно трудовой книжки с соответствующей записью.

Соглашения

Идем дальше. Несмотря на то, что перечисленные ранее бумаги образовывают весьма внушительный список, заданный вопрос еще не решен окончательно. Что еще просят у работодателей при расторжении отношений трудового типа?

Например, разрешается запрашивать следующие документы при увольнении:

  • трудовой договор;
  • дополнительные соглашения с сотрудником.

На практике эти бумаги выдаются крайне редко. Ведь мало кто будет запрашивать с работодателя полный пакет возможных справок при расторжении трудового договора.

Медицинская книжка

Список документов, выдаваемых при увольнении, разнообразен. Он дополняется в некоторых случаях медицинской книжкой. Ее иногда называют санитарной.

С этой бумагой сталкиваются не все подчиненные. Как правило, начальник обязан выдать медкнижку, если изначально человек должен был предъявить ее для трудоустройства. Отнимать подобный документ запрещено.

Соответственно, если должность увольняемого лица не предусматривает предоставление работодателю санитарной книжки, то при уходе с работы ее выдать бывшему сотруднику не смогут по причине отсутствия этого документа у работодателя в принципе.

Важно: начальник не имеет права на внесение каких-либо записей в медкнижку. Документ выдается в день расторжения трудовых отношений.

Прочее

Но и это еще не все! Какие документы выдают сотруднику при увольнении? Мы познакомились с основным перечнем соответствующих бумаг. Только он еще не является исчерпывающим. Допускается запрашивать с прежнего места работы разного рода выписки. Они должны быть связаны с заявителем и с ведением трудовой деятельности.

Например, бывший подчиненный имеет право на получение следующих документов при увольнении:

  • акты о несчастных случаях;
  • приказы о выговорах или иных наказаниях;
  • иные бумаги, связанные с трудовой деятельностью.

Как показывает практика, в реальной жизни сотрудники не просят подобную документацию. Ведь основная масса справок, связанных с трудовой деятельностью подчиненного, указывает на те или иные недостатки. Их принято тщательно скрывать. Не всегда, но очень часто бывает именно так.

Данные человека

Документы при увольнении работника выдаются, как правило, после подачи соответствующих запросов. С перечнем бумаг, отдаваемых без лишней волокиты, мы уже познакомились. Но вся ранее предложенная информация не в полной мере раскрывает изучаемую тему.

С 2006 года подчиненный может запросить от своего начальника любые записи, где есть персональные данные заявителя. Например, такими выписками могут быть награды, заслуги, сведения об участии в тех или иных событиях.

При нарушении процедуры

Спосок документов, выдаваемых при увольнении, все еще не закончен. Ведь ситуации бывают разными. И в зависимости от обстоятельств работодатель будет выдавать ту или иную документацию.

Иногда возникают проблемы с передачей тех или иных обязательных справок. Например, подчиненный отказывается забирать трудовую книжку или не обращается за расчетом. Что делать в этом случае?

Любые нарушения процедуры расторжения отношений с подчиненным предусматривают:

  • составление соответствующих актов;
  • отправку уведомлений о необходимости получения тех или иных справок.

На самом деле все проще, чем кажется. Акты об отказах в получении той или иной документации в идеале подчиненному не выдаются. Они должны храниться у работодателя в личном деле работника. Кроме того, в обмен на уведомления о получении документов при увольнении начальник должен получить соответствующие справки. Они служат подтверждением направления предупреждений увольняемому лицу.

Соглашение сторон

Документы при увольнении по собственному желанию мы уже изучили. В некоторых случаях инициатива расторжения трудового договора исходит от работодателя. При подобных обстоятельствах пакет изучаемых справок ничем не отличается.

Иначе придется подготавливать документацию, если расторжение договора о трудоустройстве в компанию разрывается по договоренности сторон. Что происходит в этом случае?

Работодатель и его подчиненный заключают соглашение об увольнении. Соответствующий договор может быть выдан уволенному человеку. Это нормальное явление.

Правила выдачи

Мы выяснили, какие документы выдают при увольнении. Но не всем понятно, как правильно их оформлять.

Основная масса бумаг выдается в оригинале. К таким справкам относят:

  • выписки по форме 2-НДФЛ;
  • медкнижку;
  • трудовую книжку.

Вся остальная документация иногда выдается в виде копий. Это нормальное явление, но только если соблюдены некоторые правила оформления. О чем идет речь?

На всех копиях документов, которые выдаются увольняемому лицу, должна стоять отметка типа "Копия верна". Без нее документ не имеет никакой юридической силы. Исключение составляют оригиналы справок установленных форм.

О сроке выдачи

Какие нужны документы при увольнении? Для работодателя это:

  • приказ об увольнении;
  • соглашение о расторжении отношений;
  • трудовая книжка подчиненного;
  • медкнижка (для некоторых должностей);
  • документы о доходах подчиненных.

Работнику для того, чтобы уволиться, достаточно направить заявление установленного образца. После этого процесс считается начатым.

Как долго ждать предоставления той или иной документации? Все зависит от того, какую именно бумагу попросил работник.

Чаще всего действуют следующие принципы:

  1. В день расторжения отношений выдают: трудовую книжку, санкнижку, форму 2-НДФЛ.
  2. выписку для бухгалтерии.
  3. Справки о доходах за тот или иной период оформляются в течение 3-5 дней.
  4. Выписки о страховых выплатах принято передавать в день расторжения договора с подчиненным.

На самом деле все не так трудно, как кажется. И запомнить документы при увольнении легко. Главное обратить внимание на справки, которые в обязательном порядке выдаются подчиненным. А также запомнить, что работник может требовать от работодателя любые выписки со своими персональными данными.

Заключение

Мы увидели, какие документы выдаются при увольнении. Перечень соответствующих бумаг выглядит внушительно. И запомнить его способен не каждый.

Как уже было сказано, важно обращать внимание на обязательные справки, передаваемые подчиненным во время ухода с работы. Ведь именно такие документы необходимы людям чаще всего.

При увольнении работодатель обязан выдать работнику целый пакет документов. Составим точный перечень обязательных к выдаче документов и расскажем, кто их готовит и как их правильно выдать.

СЕМЬ ОБЯЗАТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ

В таблице приведены документы, которые нужно выдавать каждому увольняемому работнику, со ссылкой на нормативный правовой акт, установивший это требование. Там же вы найдете информацию о правилах заполнения этих документов.

1. Трудовая книжка

Все кадровики знают, что в день увольнения нужно обязательно выдать работнику на руки его трудовую книжку с внесенными записями о приеме и увольнении. Если этого не сделать, придется возместить заработок, не полученный работником за все время задержки книжки.

Чтобы доказать, что книжка была выдана вовремя, дату выдачи фиксируют в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Форма книги утверждена Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69 (в ред. от 31.10.2016).

Если работник отсутствует на работе в день увольнения, нужно направить ему уведомление о необходимости прийти за трудовой книжкой или написать согласие на отправку ее по почте. В этом случае работодатель освобождается от ответственности за задержку трудовой книжки.

2. Расчетный листок

Расчетный листок нужно выдавать каждому работнику при выплате заработной платы (ч. 1 ст. 136 ТК РФ) независимо от того, просил он об этом или нет. Обычно расчетный листок выдают в день выдачи зарплаты за вторую половину месяца, а при увольнении его нужно выдать при окончательном расчете.

Трудовой кодекс РФ обязывает закрепить на локальном уровне (в приказе или в локальном акте) и форму листка, и порядок его выдачи.

При проверках государственные инспекторы труда требуют подтвердить получение работниками расчетных листков. Если вы рассылаете их по электронной почте, можно просто показать соответствующие сообщения. А выдачу обычных бумажных расчетных листков подтвердить может только расписка работника в его получении.

Заведите отдельный журнал учета выдачи листков или просите работников расписываться в отрывной части листка.

Напомним, что невыдача расчетных листков является нарушением трудового законодательства и наказывается по ч. 1 ст. 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях (КоАП РФ): организациям грозит штраф до 50 тыс. руб., индивидуальным предпринимателям — до 5 тыс. руб.

3. Справка о сумме заработка за два года

Справку о сумме заработка за два календарных года, которые предшествовали году увольнения, также нужно вручать в день увольнения без каких-либо дополнительных заявлений от работника.

Невыдача данной справки считается нарушением, ведь без нее новый работодатель не сможет правильно начислить пособие по временной нетрудоспособности и в связи с материнством. Суды считают, что ответственность за невыдачу справки наступает в соответствии с ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ.

Форма и правила заполнения справки установлены Приказом Минтруда России от 30.04.2013 № 182н (в ред. от 09.01.2017).

Готовит справку обычно бухгалтер, а вот выдать ее может и кадровый работник вместе с остальными документами. Пункт 3 ч. 2 ст. 4.1 Федерального закона № 255-ФЗ не содержит прямого требования о письменной фиксации факта выдачи справки. Но при проверках инспекторы смотрят, выполняет ли работодатель установленную обязанность, и могут оштрафовать его за отсутствие документов, подтверждающих выдачу работнику справки о заработной плате.

4. Форма СЗВ-М

Этот документ подтверждает страховой стаж. Нужно подготовить выписку из формы СЗВ-М только по одному увольняемому работнику.

Копировать весь отчет нельзя, иначе раскроете персональные данные других работников.

Форма приведена в Постановлении Правления Пенсионного фонда РФ от 01.02.2016 № 83п. Заполнить нужно все разделы, но в разделе 4 указать сведения по одному работнику. Готовит форму, как правило, бухгалтер. А вот выдать может любой специалист, главное — взять подтверждение, что работник получил документ при увольнении.

5. Форма СЗВ-СТАЖ

Форма СЗВ-СТАЖ не заменяет форму СЗВ-М. Эти сведения подтверждают не только страховой стаж, но и сумму страховых взносов. Отчет новый, он сдается только с 2017 г.

Форма документа и порядок заполнения установлены Постановлением Правления Пенсионного фонда РФ от 11.01.2017 № 3п. Форму СЗВ-СТАЖ выдавать нужно также под роспись.

Готовит этот документ тот, кто сдает отчеты в Пенсионный фонд РФ, чаще всего это бухгалтер. Выдать его работнику может и кадровик — в составе всего пакета.

6. Выписка из раздела 3 «Персонифицированные сведения о застрахованных лицах» расчета по страховым взносам

Эти сведения раньше содержались в двух формах, но в 2017 г. были объединены ФНС России в едином отчете. Форма отражает доходы работника и взносы, перечисленные с его доходов, за последние три месяца отчетного периода, в котором уволился работник, то есть с начала квартала по день увольнения. Выписку готовит бухгалтер.

Имейте в виду, что эта выписка выдается также гражданам, работающим по гражданско-правовым договорам.

7. Выписка из ДСВ-3 «Реестр застрахованных лиц, за которых перечислены дополнительные страховые взносы на накопительную пенсию и уплачены взносы работодателя»

Эта выписка выдается не всем работникам, а только тем, за кого работодатель перечисляет дополнительные страховые взносы на накопительную пенсию в соответствии с Федеральным законом от 30.04.2008 № 56-ФЗ (в ред. от 04.11.2014).

КАК ПОДТВЕРДИТЬ, ЧТО РАБОТНИК ПОЛУЧИЛ ДОКУМЕНТЫ

Указанные выше документы нужно выдавать обязательно под расписку, не дожидаясь запроса работника. Мы можем предложить вам три варианта, как зафиксировать, что работник получил все обязательные к выдаче формы и справки.

1. Взять с работника расписку, подтверждающую, что он получил все необходимые документы (пример 1).

2. Завести специальный журнал учета выдачи документов. Утвержденной формы такого журнала нет, вы можете разработать любую удобную для вас учетную форму (пример 2).

3. Оставлять в организации копии документов, на которых работники делают отметку о получении своего экземпляра. В этом случае будет возможность документально подтвердить, что документ был оформлен правильно и полно.

Если работник отказывается получить документы в день увольнения, зафиксируйте это в отдельном акте при свидетелях. Если работник не забрал документы сам, а дал разрешение отправить их по почте, сохраняйте все почтовые документы, подтверждающие факт отправки.

А. Н. Славинская,
специалист по кадрам, преподаватель по кадровому делопроизводству УЦ «Эксперт»