Жизнь активного современного человека предполагает быстрый ритм, большое количество запланированных дел и поставленных целей. Без ежедневника здесь просто не обойтись. К счастью, 21 век имеет свои преимущества: электронный рынок предлагает огромный выбор приложений со списками дел , органайзеров и to-do-листов. Сегодня я расскажу про два приложения список дел.
На самом деле, их так много, что глаза разбегаются, а новичок и вовсе запутается в этих непривычных для него штуках. В данной статье обозначу основные варианты ведения электронных органайзеров и более подробно остановлюсь на двух из них: ToDoist и Wunderlist.
Но прежде чем приступать к электронным вариантам, хочу обратить ваше внимание на другие, более классические. В первую очередь, что в переводе с английского значит «доведение дел до завершения» или «как привести дела в порядок». GTD – не просто органайзер , а целая огромная, структурированная система планирования вплоть до перспективы на всю жизнь. Такую штуку стоит завести, когда вы уже не новичок в ведении подобного рода органайзеров.
Кроме того, обратите внимание – она преследует примерно те же цели, но при этом гораздо проще в использовании. В принципе, системы дополняют друг друга, но логично выбрать одну – ту, что окажется наиболее удобной и результативной конкретно для вас.
Чем хороши электронные приложения?
Но Getting Things Done и Bullet Journal – бумажные системы, а мы так привыкли пользоваться мобильными телефонами. Онлайн-магазины есть и в айфоне (App Store) , и для платформы андроид (Play Market) . Все приложения по ведению списка дел, органайзеры и ежедневники можно скачать там.
Вот лучшее , что предлагают магазины:
- Wunderlist;
- ToDoist;
- AnyDo;
- Tick-Tick;
- Remember the Milk;
- Trello;
- MyLifeOrganized;
- GTasks;
- Do it;
- LeaderTask.
И это – лишь самые известные, на самом деле подобных приложений десятки, сотни! Но мы сегодня остановимся на первых двух, разберем их достоинства и недостатки, выясним, чем они отличаются и какое же из них наиболее удобно и функционально?
ToDoist и Wunderlist: что общего?
В первую очередь, следует отметить основные особенности обоих приложений:
- они одинаково комфортны для использования на мобильном телефоне (как на айфоне, так и на андроиде), планшете, ноутбуке или персональном компьютере, при наличии личного кабинета все изменения автоматически сохраняются в облачном хранилище, синхронизируются и отображаются сразу на всех устройствах, так что между ними можно спокойно переключаться;
- в них довольно простой, интуитивно понятный интерфейс, не перегруженный лишними функциями и особенностями;
- доступны везде и в любое время, на мобильном, планшете, ПК. Вы создаете один аккаунт, который работает везде;
- между тем, основной функционал достаточно разнообразен, практичен и удобен.
Для чего можно использовать данные приложения:
- для ведения списка дел на день (встречи, мероприятия, рабочие и бытовые моменты);
- для составления списка покупок (неважно, в продуктовом или строительном магазине);
- для составления списков «посмотреть», «прочитать», «послушать»;
- для чек-листов, например, «что взять в путешествие»;
- для установки звуковых напоминалок, которые скажут, когда пора принять таблетку, выключить на плите кастрюлю или начать собираться на встречу.
Wunderlist: как пользоваться?
Wunderlist – один из наиболее удобных электронных органайзеров? Простой, удобный, с незамысловатым дизайном и интуитивно понятным интерфейсом, Wunderlist обычно не вызывает проблем даже у неопытного пользователя-новичка.
Какие приятные фишки открывает для своих поклонников это приложение?
- наличие личного пользовательского е-мейла, на который можно пересылать любые списки, задачи и др.;
- возможность регистрации в общей системе большого количества людей и, собственно, коммуникация с ними, отправка другим людям своих списков, делегирование задач, что очень удобно, например, для коллектива сотрудников;
- создание проектов, папок, тематических списков;
- тэги, по которым можно отыскать свои записи;
- к задачам можно писать описания, создавать подзаголовки и подзадачи;
- также можно прикреплять файлы – текстовые документы, фотографии и др.
ToDoist – аналог предыдущего приложения, между тем, у него есть свои особенности:
- современный, модный дизайн;
- есть так называемая «функция миграции»: переходя на это приложение, можно импортировать информацию из других, чтобы не вбивать заново вручную все списки;
- на базовую версию накладываются бесчисленные дополнительные функции, которые открываются в расширенной платной версии, плюс это или минус – каждый решает сам;
- визуализация производительности, то есть, приложение как бы оценивает вашу продуктивность и эффективность, таким образом, поощряя активность.
Как видите, оба приложения довольно функциональны и обширны в своих возможностях. Какое из них лучше – сказать сложно. Кто-то предпочтет проверенный, надежный Wunderlist, а кто-то – новенький, модный ToDoist с его многочисленными платными фишками, тем более что плата не так уж велика – около 2000 рублей в год.
Какие это фишки? Обладатели платного аккаунта могут добавлять комментарии к своим задачам, просматривать завершённые задачи, отправлять задачи по электронной почте, получать напоминания на почту или через SMS, экспортировать задачи в календарь Google, Outlook или iCal, использовать поиск и просматривать статистику своей продуктивности по дням и проектам.
Какой выбрать?
Проверьте оба, протестируйте, сравните – и выберите тот, что будет удобен именно вам. Я выбрала Wunderlist давно и не решилась переходить на новый.
Для меня у Wunderlist есть только один минус - это отсутствие геймификации, которая так понравилась мне в ToDoist. Геймификация - это отличный инструмент мотивации, поэтому на мой взгляд, - это надо обязательно использовать в менеджерах задач.
Второй минус Wunderlist, который отмечают другие пользователи в отзывах — отсутствие календаря. А в платной версии Todoist можно использовать календарь, который автоматически вносит пометки и запланированные события: синхронизация работает с iCal, Outlook и Google Calendar. То есть, в удобном графическом формате, вы можете следить за важными событиями в рамках вашего проекта вместе с клиентами, коллегами, членами вашей семьи. 
У каждого из нас есть привычки - то может быть и дурная привычка, и хорошая. Так вот ведение списка дел относится ко второму типу; да, это привычка, которую нужно вырабатывать день за днем, пока вы не освободите свою голову полностью. Но зачем это делать? И главное - как?
Это перечень ваших задач на определенный промежуток времени. Зачастую это, конечно, все задачи на текущий день, однако успешные люди составляют список дел и на месяц вперед. Это большой талант - быть настолько организованным человеком.
Список дел на день
В ведении списка дел на день есть несколько четких правил, сформулированных мэтрами тайм менеджмента . Давайте постараемся их придерживаться:
- В течение дня старайтесь выполнять 3 или максимум 4 важных дела - всегда выделяйте дополнительно по 15-20 минут на каждое из них.
- В ходе выполнения списка дел постарайтесь придерживаться любой из систем тайм-менеджмента. Как насчет, например, Pomodoro?
- С утра сразу приступайте к тем задачам, над которыми работать ну совсем не хочется. Это позволит в течение всего последующего рабочего дня сконцентрироваться на более креативных и интересных задачах.
Правил, на самом деле, гораздо больше, но главное - определиться с самым подходящим именно ВАМ . Если вы сможете быстро найти ту самую систему, то попробуйте при помощи нее составлять список дел на неделю вперед. Это не так сложно, как кажется. Список дел на неделю составляется уже при помощи специальных программ, чтобы была возможность перекидывать задачи в два клика без излишних помарок.
Приложение со списком дел
В Сети вы сможете отыскать большое количество приложений со списком дел, однако мы рекомендуем проверенный временем ЛидерТаск . Вы сможете раскидать все свои дела по дням, неделям, месяцам и даже годам вперед, избавить свою голову от излишней информации, ну а сама программа вовремя напомнит обо всех запланированных делах.
ЛидерТаск реализован на нескольких платформах, так что вы можете загрузить приложение со списком дел прямо сейчас себе на Android , iOS, Mac, Windows и т.д.
Зачем нужно вести список дел на компьютере?
Вести бумажный список дел - дело благородное, но оно отнимает слишком ресурсов в виде бумаги и времени. Что касается электронных носителей, то скачав приложение со списком дел на компьютер вы сможете работать со своими делами как угодно: визуально выделять самые важные задачи, в 2 клика перекидывать задачи со дня на день, контролировать поручения - в случае, если вы менеджер - и многое другое.
Не сможет заставить вас работать, но замотивировать на избавление от вездесущей лени и ощущения “время опустить руки” - пожалуйста. Всегда приятно иметь перед глазами план на день вперед, но, если хотите, добавить “изюминку” в виде пары свободных часов.
Когда лучше всего заниматься планированием?
Для этого эксперты советуют выделять утром и вечером по 5 минут. Их будет вполне достаточно, чтобы определить список дел на предстоящий день, расставить приоритеты и выбрать систему, по которой работать.
И самое важное правило - ни на что не отвлекайтесь. Если вы работаете над задачей , не переключайтесь на другие дела, лучше сфокусируйтесь на том, что творите. Тогда и планирование, и список дел обретут смысл и результативность.
Мы рассмотрели все самые основные элементы и правила работы со списком дел. Не стоит маниакально придерживаться всех сразу, но выбрать одно из них - обязательный атрибут успеха. Ну а если удастся изобрести свою систему, по которой работать удобнее лично вам, то обязательно расскажите об этом нам - и мы ее реализуем на базе ЛидерТаска!
Вот семь простых трюков, которые советуют эксперты в области бизнеса и тайм-менеджмента.
1. Составляйте список дел на следующий день с вечера
Если с утра на работе вы не представляете, чем сегодня нужно заниматься, скорее всего, вы потратите день, распыляясь на мелкие несущественные дела. Попробуйте составлять список дел ещё с вечера, тогда на следующее утро вы точно будете знать, что нужно сделать.
Распланируйте примерное время на каждую задачу, чтобы легче было придерживаться графика (и не забудьте включить пару перерывов). Самые важные дела можете пометить звёздочкой или ещё как-то выделить.
2. Не начинайте день с электронной почты
6. Делайте перерывы
Конечно, всем нам хочется, чтобы рабочий день прошёл максимально продуктивно, и иногда мы даже стыдимся делать перерывы. Однако короткие перерывы необходимы. Они помогут перезагрузить мозг и набраться сил, а также сделать больше, когда вы снова вернётесь к работе.
Чтобы не забывать о перерывах, попробуйте всем известный метод (25 минут работаем, 5 минут отдыхаем). Или любой другой метод. Главное - постоянно придерживаться его. Ещё помогут расширения, блокирующие доступ к определённым сайтам вроде Facebook и «ВКонтакте».
7. В конце дня выбрасывайте список дел
Если вы не сделали всё, что запланировали на день, не оставляйте этот незаконченный список на завтра. Он только будет снижать ваш моральный дух. Выбросите такой список и составьте новый, в который включите недоделанные за сегодня дела и новые пункты.
Проблема №1. Включаем в список слишком много пунктов
Так мы только перегружаем списки дел. В книге «Сила воли: открывая заново самую мощную способность человека» социальный психолог Рой Баумайстер и журналист Джон Тирни говорят о том, что один человек обычно ставит перед собой около 200 различных задач одновременно. На выполнение такого количества дел, запланированных на один день, понадобится как минимум неделя.
И это ещё не всё. Исследование, проведённое учёными Эми Далтон и Стивеном Спиллером, показывает, что чем длиннее ваш список задач и целей, тем менее действенным он становится.
Забивание списка дел чрезмерным количеством пунктов вызывает беспокойство, которое отвлекает нас от выполнения важных заданий. Психологи Роберт Эммонс и Лора Кинг обнаружили, что тревога от наличия чрезмерного количества конфликтующих друг с другом целей приводит к тому, что страдают продуктивность и духовное и физическое здоровье.
Списки дел помогают удержать в памяти всё, что предстоит сделать. В то же самое время использование этого метода может спровоцировать тревожность.
Проблема №2. Не понимаем реальной функции списков дел
Вы понимаете, как на самом деле работают списки дел? Кажется, всё довольно просто. Мы составляем список дел, чтобы зафиксировать определённые задачи. Это как своеобразное устройство внешней памяти, напоминающее о том, что нужно сделать.
В чём же проблема? Надоедливые мысли о незавершённных задачах и невыполненных планах порождают эффект Зейгарник. Он проявляется в том, что мы лучше запоминаем незаконченные действия. Может показаться, что логичным решением будет довести дела до конца и осуществить планируемое. Однако психологи обнаружили, что этот эффект проявляется так: ваше бессознательное просит сознание составить план, а не заставляет вас немедленно засесть за выполнение дел.
Был проведён эксперимент: одна группа студентов думала о предстоящем важном экзамене, а другая составляла подробный план подготовки, описывающий, что, где и когда они будут делать. Затем всех студентов попросили закончить определённые фразы. Первая группа по большей части использовала слова, связанные с экзаменами, чего не было замечено за второй. Но несмотря на то, что последняя не продвинулась в подготовке, студентам всё же удалось навести в голове порядок, составляя план.
Списки дел только вредят, когда мы не обдумываем деталей. Когда же они становятся слишком большими, планирование с их помощью становится неэффективным. Неудивительно, что мы не выполняем все пункты из такого списка.
Проблема №3. Даём себе слишком много времени
Большой план нужно разбивать на несколько частей. Нам требуется меньше усилий, энергии и времени на то, чтобы выполнить более мелкие задания и вычеркнуть их из списка.
Однако мы часто ставим себе слишком щадящие дедлайны, увеличивая шансы на то, что задание не будет сделано вообще. Профессор поведенческой экономики Дэн Ариэли обнаружил, что студенты, которым дали больше времени на выполнение заданий, справились хуже, чем студенты, которым установили более жёсткие дедлайны.
Прокрастинаторам хорошо известно: чем больше времени ты себе даёшь, тем ниже вероятность того, что ты закончишь работу к нужному сроку.
Когда составление списка дел становится постоянным упражнением по откладыванию заданий на завтра или на следующий день, он не очень-то эффективен.
Проблема №4. Забываем, что будущее непредсказуемо
Мы часто активно работаем целый день, но так и не доходим до большинства заданий, включённых в список дел.
Выполненные дела никогда не будут соответствовать планируемым задачам, если вы не научитесь грамотно формулировать пункты списка. Когда вы не указываете конкретные действия в отношении каждой своей цели, но предпринимаете какие-то шаги на пути к её достижению, ваш прогресс трудно соотнести с изначальным планом. Вы не сможете поставить галочку рядом с каким-то пунктом.
Также мы не можем учесть перерывы при выполнении заданий, которые придётся сделать. Чаще всего нам не удаётся пройтись по всему списку из-за того, что в ходе работы появляются новые незапланированные дела (срочно позвонить, отправить письмо, поучаствовать в мероприятии). Кроме того, всегда могут возникнуть отвлекающие факторы, не связанные с работой: у подруги проблемы, а вы должны её утешить, или разговорчивый коллега никак не отстанет от вас со своими историями.
Мы не можем предсказывать будущее, поэтому наши списки дел часто не выдерживают испытания временем.
Если ваш длинный список проектов, дел и задач полностью вас изнуряет, то эти методы помогут вам в конечном итоге добиться успеха. Главное - подойти к делу обдуманно.
Ох уж эти мучительные списки дел! Это проклятие нашего существования, источник нашего стресса и иногда символ триумфа. Возможно, мы немного и преувеличиваем, но те из нас, кто придерживался этого метода организации, вероятно, чувствовали облегчение только под конец рабочего дня, а именно тогда, когда выполнили поставленные задачи. И в определенные дни, когда нам удается закончить все поставленные цели, мы чувствуем, что полностью истощены.
Если в последнее время ваш список дел вынуждает вас чувствовать себя в постоянном напряжении, а не в радостном и приподнятом настроении, то возможно, пришло время изменить ваш подход к его составлению. Вот несколько идей.
Составляйте список из шести важных для вас дел
Идея состоит не в том, что шесть - это своего рода магическое число, а в том, что, налагая определенное ограничение на количество задач в вашем списке, вы будете вынуждены принимать жесткие решения о том, что важно для вас, а что нет. Кроме того, список дел из шести пунктов является менее ошеломляющим и подавляющим, чем перечень из 20 дел, а это значит, что вы будете не так склонны затягивать и откладывать дела на потом.
Разделите список на секции
Есть определенные задачи, которые очень легко и просто сделать, и мы их выполняем сразу, одну за другой, а вот некоторые требуют полного переключения мышления. Если нас случайно отвлекут от дел телефонным звонком, к примеру, когда мы начнем писать отчет, то нам, вероятно, потребуется некоторое время, чтобы вернуться в ту «рабочую зону» после этого телефонного звонка. В результате мы тратим гораздо больше времени, чем было предусмотрено, чтобы завершить нашу роботу. А все потому, что нашему мозгу нужно время, для того чтобы перестроиться и снова включиться в работу. Вот почему сближение аналогичных задач имеет смысл. Вы успеете сделать больше и потратите меньше времени.
Попробуйте правильно распоряжаться временем
Возможно, вы просто не из тех, кто умеет правильно составлять списки дел, или вам трудно сократить некоторые пункты или перепрыгнуть через них. Вы можете попробовать отказаться от такой затеи вообще, а вместо этого посвятить все свое время определенной работе.
Вот что пыталась сделать писательница Гвен Моран, когда захотела понять, почему не успела все сделать. Она проследила за тем, как проводила свое рабочее время, заметила определенные модели поведения и начала составлять списки с учетом своих привычек, желаний в определенные дни. Важно отметить, что такими своими действиями она не только правильно распоряжалась временем, чтобы работать над дисциплиной и порядком, но также у нее были серьезные психологические преимущества.
Когда мы ожидаем результат от выполнения той или иной задачи, а в итоге этого не делаем, то мы можем поддаться панике, потерять уважение к себе и проч.
Однако когда все наши задачи, которые мы запланировали, верно распределены по дням, указаны время и продолжительность, то мы спим спокойно и знаем, что все, что нам нужно сделать, у нас уже отмечено. Кроме того, это все указано с учетом наших предпочтений по времени суток, дням и т. д.
Важно уметь различать, что для вас исключительно важно, а с чем можно повременить
Если вы из тех людей, которым просто нужно записать все, что надо сделать, независимо от того, насколько эти дела важные или срочные, вы можете хотя бы оценить их важность. Если вы не успеете сделать все запланированное, то, по крайней мере, достигнете прогресса в важных для вас вопросах.
Вот несколько полезных и в то же время эффективных рекомендаций относительно того, как вы можете провести эту оценку. Мы рекомендуем вам отмечать ваши задачи такими буквами, как A, B, C, D, E.
Задача А - это то, что мы должны сделать. А если мы этого не сделаем, то у нас будут серьезные проблемы. В эту категорию попадают такие вещи, как соблюдение сроков, подготовка к важной встрече.
Задачи B и C - это предметы, которые мы должны делать, но их выполнение не будет иметь значительных (или никаких последствий).
D - это задачи, с которыми мы можем повременить, а E - цели, которые не являются необходимыми, поэтому мы можем исключить их из нашего списка.
Убедитесь, что в вашем списке те дела, которые вы действительно хотите сделать
Мы с большей вероятностью будем хорошо мотивированы, чтобы выполнить весь наш список дел, если в нем будут указаны задачи, над которыми мы рады работать. Да, есть определенные пункты, которые нам просто нужно сделать, но, вероятно, есть много и таких разделов, которые не повлияют на наше качество жизни или карьеру, если мы их не воплотим в жизнь. Избавляясь от ненужных разделов из нашего списка, мы создаем пространство для того, чтобы делать больше вещей, которые на самом деле нас радуют.
Если вы каждый день сталкиваетесь с напоминанием о наименее приятных пунктах своей работы, то это, вероятно, приведет к подрыву вашей мотивации, и вы просто не захотите ничего делать.
Важно отметить, что мы должны прекратить заниматься той ненужной частью нашей работы, которую мы ненавидим. Скорее всего, каждую неделю нам нужно выделять некоторое время на работу над важными и крупными проектами, которые способствуют нашей долгосрочной карьере или жизненным целям. Возможно, вам придется приобрести новые навыки, которые помогут ускорить продвижение по службе, или вам нужно будет потратить больше времени на кофе с коллегами на рабочем месте, чтобы углубить ваши знания в той отрасли, над которой вы работаете.
И напоследок
Мы будем чувствовать себя намного лучше, если будем знать, что в нашем списке дел, даже если в нем много утомительных задач, есть дела и цели, над которыми нам приятно и радостно работать. Эти задачи помогают ставить более скучные цели в перспективу и напоминают нам, что наша работа - это не просто последовательность небольших, скучных и срочных обязанностей для исполнения, потому что мы их планировали, а действительно нужные и важные для нас дела. Какой бы вы ни выбрали метод организации, главное - он должен вас радовать и мотивировать, а нее утомлять и расстраивать. Тогда все обязательно будет хорошо.
