Почему так сложно делать выбор между приоритетными и второстепенными задачами? Исследования невролога Антонио Дамасио показывают, что принятие решений неразрывно связано с эмоциями. Потому неудивительно, что беспокойство и депрессия часто характеризуются как состояния загнанности в тупик и неспособности принимать решения. Использование простых инструментов наподобие матрицы Эйзенхауэра помогает не просто разобраться в делах, но и снизить эмоциональную нагрузку. Со временем, усвоив принципы этой концепции, можно научиться легко и быстро определять разницу между важным, срочным, второстепенным и бесполезным.

Считается, что матрица Эйзенхауэра имеет непосредственное отношение к словам Дуайта Д. Эйзенхауэра: «У меня есть две проблемы: срочная и важная. Срочная не является важной, а важная — срочной».

Дуайт Д. Эйзенхауэр известен, прежде всего, как 34-й президент США (с 1953 по 1961 годы). До того, как стать президентом, он был генералом и командовал союзными войсками во время Второй мировой войны. В 1950 году Эйзенхауэр стал первым верховным главнокомандующим объединенными вооруженными силами НАТО в Европе.

Специфическая профессиональная деятельность постоянно вынуждала Эйзенхауэра принимать жесткие решения и ежедневно фокусироваться на различных задачах. Чтобы оптимизировать процесс, он создал свой метод, который стал широко известен как матрицаЭйзенхауэра. Сегодня ею могут пользоваться не только генералы, но и обычные люди вплоть до домохозяек — онпомогает расставлять приоритеты в текущих задачах и наводить порядок в делах.

Как использовать матрицу Эйзенхауэра

Этот инструмент подходит тем, кто готов и способен оценивать важность своих задач и четко их классифицировать. Метод подразумевает разделение задач и действий на четыре группы:

  1. срочные и важные;
  2. важные, но не срочные;
  3. срочные, но не важные;
  4. не срочные и не важные.

Конечная цель метода Эйзенхауэра — помочь отфильтровать второстепенные дела от важных решений и сосредоточиться на том, что действительно имеет значение.

Если представить матрицу Эйзенхауэра в виде картинки, то она будет выглядеть так:

Значение квадрантов в матрице

Задачи распределяются по конкретным квадрантам, которые в свою очередь определяют, когда и как долго вы можете выполнять задачу.

  • Квадрант I — «Сделайте это немедленно» (срочные и важные)

Сюда попадают приоритетные задачи, требующие немедленного внимания. Они имеют жесткие сроки и должны выполняться прежде всего остального и лично.

  • Квадрант II — «Решите, когда вы это сделаете» (важные, но не срочные)

Этот квадрант — стратегическая часть матрицы, идеально подходящая для долгосрочного развития. Элементы, которые он включает, важны, но не требуют немедленного вмешательства. При этом задачи имеют определенный дедлайн и тоже выполняются лично.

  • Квадрант III — «Делегируйте кому-нибудь» (срочные, но не важные)

В этот квадрант попадают телефонные звонки, электронные письма и планирование встреч и мероприятий. Эти типы задач обычно не требуют личного внимания, потому что не подразумевают измеримый результат. Квадрант III помогает минимизировать то, что отвлекает от важной работы. Благодаря делегированию вы можете сосредоточить внимание на более серьезных вещах.

  • Квадрант IV — «Сделайте это позже» (не важные, не срочные)

Действия, попадающие в квадрант IV, — это сопутствующие дела, которые не приносят никакой ценности. Проще говоря, это то, что всегда можно отложить, не боясь каких-либо последствий. Эти дела отнимают время и мешают выполнять более важные задачи, которые вы вносите в первые два квадранта.

Выбор цвета для матрицы

Назначьте каждому из квадрантов матрицы цвет и свяжите его с уровнем приоритета.

Например:

Красный = срочно.

Желтый = важно, но не очень срочно.

Зеленый = срочно, но не важно.

Серый = не срочно, не важно.

В процессе использования матрицы для профессиональных целей вы увидите, что большинство задач попадают в квадранты I и III. Самый значимый результат приносят действия из квадранта II, потому что это бизнес-цели, которые влияют на долгосрочный успех бизнеса, при этом они редко классифицируются как срочные.

Сложнее всего понять то, что отвлекает вас от запланированного курса. Но если вы справитесь с этой фундаментальной проблемой управления временем, ав избавитесь от мыслей о зря потерянных часах. Задайте себе два вопроса, чтобы определиться с долгосрочными стратегиями в принятии решений:

  • Когда вы будете заниматься важными, но не срочными задачами?
  • Когда вы сможете потратить время на решение важных задач, прежде чем они внезапно станут срочными?

Стоит помнить о том, что иногда задачи из одного квадранта неожиданно попадают в другой. Если возникнет чрезвычайная ситуация, ваши приоритеты изменятся. Например, вы владеете небольшим бизнесом, звонит недовольный клиент и просит связать его с менеджером из-за задержки с доставкой. Эта проблема сразу же станет выше других элементов в матрице.

Распределение задач по квадрантам имеет некоторые особенности, и их нужно учитывать:

  1. Списки дел облегчают жизнь. Убедитесь в том, что при распределении задач вы задаете правильные вопросы, которые помогают определить, что нужно выполнить в первую очередь. Ключевой признак — приоритет.
  2. В каждый квадрант можно добавлять много действий и задач, однако лучше, чтобы максимальное количество не превышало более восьми элементов. Иначе вы будете отдаляться от главной цели — завершения задачи.
  3. Создавайте отдельные матрицы для профессиональной и личной жизни.
  4. Только вы можете определить уровень приоритета элементов в своем списке. Каждое утро начинайте со списка дел из матрицы, и уже к концу недели вы увидите результат.

Шаблон матрицы Эйзенхауэра

Чтобы упростить процесс распределения задач, используйте шаблон, разработанный сервисом Evernote:

Матрицу Эйзенхауэра можно перевести в программу для управления проектами Trello. Составьте список дел для каждой из четырех досок (= квадрант) и сделайте отдельную доску «Входящие», куда будут поступать все задачи до распределения по квадрантам. Это позволит вам визуально оценивать свою нагрузку.

Матрица Эйзенхауэра — это простой инструмент, помогающий избежать состояния аналитического паралича, которое возникает каждый раз, когда вы даже не знаете, с чего начать.

Каждый день нам приходится принимать сотни решений, и чем выше должность тем больше решений приходится принимать. Как отделить важное от второстепенного? Одним из простых, но тем не менее продуктивных способов является «Квадрат Эйзенхауэра» также известный как «Матрица Эйзенхауэра». Эта система, с , отлично работает и для ежедневного и для долгосрочного планирования. Ниже вы узнаете об авторе этой методики (незаурядный был человек), а также об особенностях применения самой методики «Квадрата Эйзенхауэра».

Дуайт Эйзенхауэр прожил одну из самых продуктивных жизней, которую вы только можете себе представить.

Эйзенхауэр был 34 Президентом США, в течении двух сроков с 1953 по 1961 год. Во время его пребывания в должности, он начал программы, которые непосредственно привели к развитию Межгосударственного системы шоссе в США, запуска Интернет (ОАКРА), освоения космического пространства (ТЧА8А), и мирного использования альтернативных источников энергии (Закон по атомной энергии).

Прежде чем стать президентом, Эйзенхауэр был пятизвездочным генералом (высшее звание), служил в качестве верховного главнокомандующего союзными силами в Европе во время Второй мировой войны, был ответственным за планирование и осуществление вторжения в Северную Африку, Францию и Германию.

Кроме того он занимал посты президента Колумбийского университета, стал первым верховным главнокомандующим НАТО, и при этом как-то нашел время, чтобы продолжить свои хобби: игру в гольф и масляную живопись.

Эйзенхауэр обладал невероятной способностью поддерживать свою производительность не только в течение нескольких недель или месяцев, но в течение многих десятилетий. И по этой причине, его методы управления временем, управления задачами и производительности были изучены многими людьми.

Его самая известная стратегия производительности известна как «Квадрат Эйзенхауэра». Это простой инструмент принятия решений, которые вы можете начать использовать прямо сейчас. Давайте поговорим о том, как быть более продуктивным и, как работает стратегия Эйзенхауэра.

«Квадрат Эйзенхауэра»: Как быть более продуктивными

Стратегия Эйзенхауэра для принятия мер и организации задач очень простая. Для нее используется матрица решений (на картинке ниже), в которой вы будет распределять свои действия на основе четырех возможностей:


Срочные и важные (задачи, которые следует делать немедленно).

Важные, но не срочные (задачи, которые можно запланировать сделать позже).

Срочно, но не важно (задачи, которые можно делегировать кому-то еще).

Не срочные и не важными (задачи, которые можно ликвидировать).

Самое замечательное в этой матрицы это то, что она может быть использована как для составления долгосрочных планов для повышения производительности («Как я должен тратить свое время каждую неделю?») так и для небольших ежедневных задач («Что я должен сделать сегодня?»).

Примечание: Я создал шаблон «Квадрата Эйзенхауэра» в виде электронной таблицы Вы можете скачать этот шаблон для личного пользования в нижней части статьи. (Кстати я перевел этот шаблон на русский, и если вы хотите его получить — .

Разница между срочными и важными

Важное редко является срочным, а срочное редко является важным.

— Дуайт Эйзенхауэр

Срочные задачи — это те задачи на которые надо быстро реагировать: письма, телефонные звонки, тексты, новости. Между тем, по словам Бретта Маккея: «Важные задачи — это задачи, которые способствуют нашей долгосрочной миссии, ценностям и целям».

Разделение этих срочных и важных дел достаточно легко сделать один раз, но делать это постоянно — может быть крайне сложной задачей. Причина, по которой мне нравится метод «Квадрата Эйзенхауэра» это то, что этот метод очерчивает четкие рамки для принятия решений на постоянной основе. И, как и все в жизни, последовательность сложная часть.

Вот некоторые другие наблюдения, которые я сделал, используя этот метод:

Ликвидация до оптимизации

Несколько лет назад, я читал о программировании и наткнулся на интересную цитату:

«Нет более быстрого кода, чем отсутствие кода»

— Кэвлин Хенней (Kevlin Henney)

Другими словами, самый быстрый способ что-то сделать — заставить компьютер читать строки кода или перечеркнуть выполненную задачу из вашего списка дел — это полностью исключить эту задачу. Нет более быстрого способа сделать что-то, чем не делать это вообще. Конечно, это не причина, чтобы быть ленивым, но предложение, чтобы заставить себя сделать трудные решения и удалять любую задачу, которая не ведет вас к вашей миссии, ценностям или целям.

Слишком часто мы используем методики производительности, управление временем и оптимизации в качестве предлога, чтобы избежать действительно важного вопроса: «Должен ли я на самом деле делать это?». Гораздо проще оставаться занятым и сказать себе, что вам просто необходимо быть немного более эффективным или «поработать чуть позже сегодня вечером», чем устранить задачу, которую вам просто удобно делать. Но фактически это не самый эффективный способ использования вашего времени. (Лично мне нравиться проверочная фраза «Ты занят или ты продуктивен?»).

Как говорит Тим Феррис: «Постоянная занятость это форма лени — ленивого мышления и неизбирательного действия».

Я считаю, что метод Эйзенхауэра особенно полезен, потому, что это заставляет меня сомневаться в том, действительно ли необходимо это действие, что в итоге означает перемещение задачи в квадрант «Удалить», а не бездумное повторение их. И, честно говоря, если вы просто уничтожите все вещи, на которые вы тратите свое время каждый день, то вам, вероятно, не потребуется каких-либо советов о том, как бьггь более продуктивными в выполнении работ, которые действительно имеют значение.

Это поможет мне достичь моей цели?

И последнее замечание: вам может быть очень трудно устранять лишние действия, если вы не уверены, что в каком направлении вы работаете. По моему опыту, есть два вопроса, которые могут помочь прояснить весь процесс метода Эйзенхауэра.

Эти два вопроса:

  1. Ради чего я работаю? Над чем я работаю? В каком направлении я работаю?
  2. Каковы основные ценности, к которым я стремлюсь в своей жизни?

Это вопросы, которые я задал себе в своем Ежегодном обзоре и в своем Отчете выполненных работ. Ответы на эти вопросы помогли мне прояснить категории для определенных задач в моей жизни. После этого решить, какие задачи делать, а какие задачи удалить, становится намного легче, ведь вы будете понимать, что для вас важно.

Метод Эйзенхауэра это не идеальная стратегия, но для себя я понял, что это полезный инструмент принятия решений для повышения производительности и устранение задач, которые занимают умственную энергию, время, и редко приводят меня к моей цели. Я надеюсь, что вы найдете этот метод полезным.

Оригинал статьи: http://jamesclear.com/eisenhower-box

P.S.: Небольшой бонус: шаблон «Квадрата Эйзенхауэра»: Я русифицировал шаблон «Квадрата Эйзенхауэра» в виде таблицы, которую Вы можете скачать и использовать всякий раз, когда вы хотите улучшить вашу производительность и устранить лишние траты времени. Вы можете получить ее, связавшись со мной , и я сразу вышлю вам копию таблицы.

This is image placeholder, edit your page to replace it.

Каждый современный человек стремится быть успешным. Именно по этой причине столь популярен тайм-менеджмент. Это методика, обучающая эффективному планированию. Сегодня ее используют не только политики и бизнесмены, но и простые домохозяйки. Но не стоит считать тайм-менеджмент изобретением последнего десятилетия. Еще полвека назад многие занятые люди задумывались о повышении собственной производительности. Яркий тому пример - названная в честь своего создателя матрица Эйзенхауэра. Как инструмент расстановки приоритетов ее использовал тридцать четвертый президент США, Дуайт Дэвид Эйзенхауэр.

Д. Эйзенхауэр - гений эффективности

Дуайт Дэвид Эйзенхауэр занимал пост президента США с 1953 по 1961 год. Этот выдающийся человек известен и благодаря своей военной карьере. Эйзенхауэр принимал участие в Первой и Второй мировых войнах, получил звание генерала армии. Известен 34-й президент США и как один из основателей НАТО. Современники отмечали, что Дуайт был разносторонне развитым человеком с живым умом, отличался дисциплинированностью и организованностью. Своим потомкам выдающийся деятель оставил такое эффективное средство планирования, как матрица Эйзенхауэра. Как инструмент и организации собственной деятельности использовать ее может каждый.

Общее описание матрицы Эйзенхауэра

Придумал очень простую и при этом невероятно удобную систему планирования. Для удобства и наглядности свою матрицу он изобразил в виде квадрата. Все запланированные дела Эйзенхауэр предлагает делить на четыре категории. В первую стоит определить все самое важное, требующее немедленного решения. Во вторую - дела и обязанности, которые важны, но могут подождать. Третья категория - все срочное, но не важное. В последнюю группу записываются неважные и несрочные планы. Матрица Эйзенхауэра как инструмент расстановки приоритетов идеально подходит для кратковременного планирования. С его помощью можно планировать дела на 1-2 дня. Как же построить собственную матрицу Эйзенхауэра? Вам понадобится только лист бумаги и ручка. Нарисуйте квадрат и разделите его на четыре равные части. Теперь поговорим о том, какие дела куда необходимо записать.

Первый квадрат: самые важные и срочные дела

В первом сегменте квадрата матрицы Эйзенхауэра следует записать самые важные дела, сделать которые необходимо безотлагательно. При правильном и постоянном использовании данной системы планирования этот список всегда должен быть пустым. Суть матрицы сводится к тому, чтобы успевать делать важные дела в положенные сроки и не допускать авралов. Разумеется, если вы только начинаете использовать данную систему планирования, 1-2 позиции в данной категории могут быть.

Какие же важные задачи могут быть достойны размещения в блоке «Что сделать необходимо безотлагательно»? Студент в данной категории может разместить сдачу экзамена, руководитель компании - встречу с партнерами по бизнесу, домохозяйка - вызов аварийной службы при проблемах с водопроводом. График оценки приоритетности дел должен охватывать все сферы вашей жизни. Семейные планы и дела, посещение врачей и стилистов, походы по магазинам - все это следует вписывать в матрицу Эйзенхауэра. К примеру, если у вас сильно заболел зуб, визит к дантисту может быть внесен в первый квадрат дневного плана (как важное дело, которое нельзя отложить).

Второй квадрат: значимые задачи, не требующие моментального выполнения

Одна из наиболее значимых зон матрицы Эйзенхауэра - это ее второй квадрат, в который необходимо записать важные дела, не имеющие сжатых сроков. При эффективном использовании системы планирования здесь всегда должны быть какие-то задачи. Важно своевременно сверяться со своим личным планом в данной категории и следовать ему. Запишите в данный квадрат проекты, над которыми сейчас работаете. Сюда же можно внести запланированные звонки и встречи, написание дипломной работы. Во втором квадрате должны быть перечислены все задачи, выполнить которые необходимо по мере возможности. Система планирования предполагает, что именно дела из данной категории будут разбираться прежде всего. Только в этом случае удастся избежать форс-мажоров и авралов, и первый квадрат матрицы, соответственно, будет оставаться пустым.

Третий квадрат: срочные, но неважные дела

Третья зона матрицы Эйзенхауэра предназначена для записи дел, имеющих незначительный приоритет важности, но при этом требующих срочного решения. Это все то, что снижает вашу продуктивность и мешает выполнению основной работы. во время составления отчета? Данная задача должна быть вписана в третий квадрат, решить ее необходимо максимально быстро. Сюда же можно внести просмотр корреспонденции, выполнение ежедневной рутинной работы, не требующей принятия серьезных решений. Не забывайте о том, что матрица Эйзенхауэра - как инструмент расстановки приоритетов - должна помогать вам держать под контролем все ваши дела. Не упускайте мелочей, и вы добьетесь успеха.

Четвертый квадрат: дела несрочные и неважные

Последний, четвертый квадрат матрицы предназначен для записи задач и вариантов времяпрепровождения, являющихся неважными и несрочными. Сам Д. Эйзенхауэр называл данную категорию «списком пожирателей времени». В четвертый квадрат пишем все то, что не оказывает положительного влияния на основной вид деятельности, но при этом положительно сказывается на психоэмоциональном состоянии человека. Это личные разговоры по телефону, просмотр развлекательных передач, общение в социальных сетях.

Что сделать из четвертого квадрата можно без ущерба собственной продуктивности? Матрица Эйзенхауэра будет работать, если вы сможете сосредотачиваться и не делать перерывов во время выполнения какой-то определенной задачи. В «пожирателях времени» нет ничего плохого, если они помогают вам расслабиться и отдохнуть. К примеру, можно попробовать разделить свой рабочий день на блоки и чередовать активную деятельность с непродолжительными перерывами на отдых.

Пример заполнения матрицы Эйзенхауэра

Как быстро освоить навык эффективного планирования с матрицей Эйзенхауэра? Начните с составления дневного планинга. В своем ежедневнике нарисуйте квадрат матрицы, разделите его на 4 равные части и пронумеруйте их. Теперь остается только правильно определить приоритет собственных дел и задач. Именно для этого и придумана матрица Эйзенхауэра. Пример ее заполнения вы можете видеть в нашей статье. Если запланирован и дел очень много, можно для начала выписать их в черновике общим списком.

А как же ставить для себя долгосрочные цели? Матрица Эйзенхауэра придумана для кратковременного планирования. При работе с долгосрочными целями имеет смысл использовать отдельный список. Далее разбейте сложную задачу на несколько подпунктов, и некоторые из них внесите в дневной планинг.

Матрица Эйзенхауэра – способ правильного планирования своего времени и прилагаемых усилий, который нашел самое широкое применение во всем цивилизованном мире. Он основан на том, что в определенную таблицу, разграфленную особым образом, вносятся необходимые для исполнения дела. Они могут касаться профессиональной, семейной или хозяйственной сферы. При изучении их в таком разрезе становится понятно, на что нужно обратить внимание в первую очередь.

Матрица Эйзенхауэра, как инструмент расстановки жизненных приоритетов, очень важен для современного человека. Поскольку перед ним в короткую единицу времени стоит сразу множество важных дел, ему нужно уметь правильно определить, за какое из них следует взяться в первую очередь.

Сущность метода расстановки приоритетов

С самого начала все задачи для человека оказываются равны и лишь исследование их с помощью Матрицы Эйзенхауэра позволяет выявить самые главные. Подобный график важен, чтобы не терять время на выполнение несрочных дел. Именно это и дает возможность стать более удачливым и успешным.

Если полноценно освоить принцип пользования таблицей, то вопрос интервалов между задачами, возникающими в течение дня, будет решаться сам собой.

Если на рабочем месте возникает огромное количество дел, которые следует решать практически одновременно, то таким способом стоит научиться пользоваться в совершенстве. Если то, что желает начальник, то, что необходимо клиентам и финансовые составляющие будут распределены по особым отсекам таблицы, то менеджер никогда не будет испытывать стресса.

Принцип Матрицы Эйзенхауэра дает возможность так составить свой рабочий график, то дела и поручения начальства не будут накладываться друг на друга. Все проблемы распределяются в зависимости от их реальной значимости для самого человека и для временного фактора. Поэтому для каждой из них предусмотрена специальная ячейка.

График представляет собой четыре отсека, ограниченных двумя осями важности и срочности. В них заносятся все необходимые задачи и анализируются с помощью имеющихся инструментов. Такой метод является несложным, потому что в подобном ракурсе очень быстро становится понятно, какие приоритеты являются первоочередными.

Основными целями создания Матрицы стали:

  • выбор главных ;
  • расстановка жизненных целей;
  • сокращение времени на ненужные задачи;
  • планирование своего рабочего графика;
  • распределение дел по их срочности;
  • фиксирование на главном;
  • умение отделять основное от второстепенного;
  • соблюдение дедлайна;
  • дисциплина;
  • экономия времени;
  • отсутствие спешки;
  • рационализация своего дня;
  • осуществление задуманного и др.

Матрица включает в себя четыре квадрата, куда заносятся данные. Предполагается выполнение какого-либо дела, задачи или долгосрочной цели. Ее распределяют по составляющим: A , которая содержит важные и срочные задачи. B включает в себя действительно важные пункты, но не срочные, подлежащие отлагательству. С подразумевает срочные вещи, но не слишком важные. В принципе ими можно пренебречь. D рассматривает цели, которые не являются ни важными, ни срочными. Они вообще не очень нужны.

Не следует, конечно, забывать о досуге, чтобы отдохнуть от вороха дел. Но и его требуется так распределить во промежутке суток, чтобы он превратился в приятное времяпровождение, а не в нервное напряжение. Если правильно распределить приоритеты, то появится возможность и для прогулок, и для шопинга, и для общения с близкими, и для культурных мероприятий.

Общий принцип строения Матрицы Эйзенхауэра

Для начала стоит выбрать какое-то конкретное дело и постараться так проанализировать его, чтобы оно точно подошло к определенной графе таблицы.

Это способно быть что угодно:

  • посещение стоматолога;
  • занятия спортом;
  • косметологические процедуры;
  • приготовление изысканного блюда;
  • свидание;
  • тренинг или совещание у начальства;
  • урок музыки у ребенка;
  • общение с детьми;
  • рисование или танцы и т.д.

Желательно так расположить все основные составляющие по соответствующим отрезкам, что все они останутся в планах, но займут причитающееся им в расстановке приоритетов место. Соответствующим образом можно распределить и свои усилия в их выполнении.

Если рассматривать все более подробно, то получается такой вариант.

1 – А . Заполняется в последнюю очередь, когда менее важные дела уже вписаны в другие области. Такая графа должна содержать важнейшие профессиональные задачи; спешное осуществление целей, которые не исполнятся, если не учесть фактор времени; основные цели; то, что поставит под угрозу жизненно важные составляющие; проблемы, угрожающие состоянию здоровья, своего или чужого.

2 – В . Сюда включается то, что является повседневными задачами. Если их не выполнить, то эффективность общей деятельности значительно снизится. Более того, способны возникнуть серьезные затруднения, в результате появления которых придется отложить все другие дела. Важные цели выполняются первыми, за ним следуют срочные. Они касаются здоровья, профессиональных задач и финансовых потребностей.

3 – С . В такую область вписывается то, что стоит сделать срочно, но не обязательно прямо сейчас. Если отложить на время выполнение подобных планов, то обстоятельства могут даже улучшиться или прояснятся дополнительные данные. На данную минуту существуют более важные и срочные цели. Если ими пренебречь, то все остальное уже будет иметь малое значение.

4 – D . Этот квадрат, как и А, является тем, что остается после заполнения других клеток. Сюда заносятся не слишком важные дела, которые вообще допускается не делать или выполнять в последнюю очередь. Если взяться за них с самого начала, то возникнет затор из неотложных проблем.

Применение Матрицы Эйзенхауэра в жизни


Для того, чтобы понять, как именно нужно использовать Матрицу, следует проанализировать основные составляющие человеческой жизни.

  1. Профессиональные дела. Они вносятся в самые срочные и важные цели. Естественно, они заносятся в квадрат А. Требуется продумать, способно ли на данный момент что-либо стать более важным, например, оказание кому-либо неотложной помощи. Если нет, то они выполняются в первую очередь. К ним относятся основные задачи, которые нельзя отложить на потом, поскольку подобное пренебрежение способно привести к негативным последствиям. Если есть желание все успеть, то сначала необходимо внести все составляющие именно в этот квадрат. Он почти целиком должен быть заполнен трудовыми обязанностями. Тем не менее, они не наслаиваются друг на друга, а выстроены в строгом хронологическом порядке от действительно важнейших дел, от которых зависит деятельность компании до несрочных поручений начальства.
  2. Семейные отношения. Вносятся в В. Такая вещь очень важна, но, пока не будет сделана работа, заниматься ею не нужно. Тем более непонятно, сколько времени она может отнять. Поэтому такие важные приоритеты должны быть слегка сдвинуты во времени. Тем не менее, пренебрегать ими нельзя. Личная жизнь является одной из наиважнейших сфер существования людей. Поэтому лучше отложить на потом что-то менее срочное, но постараться найти общий язык с супругом. Улучшившееся настроение позволит гораздо быстрее и эффективнее справиться с остальными делами.
  3. Ведение хозяйства. Следует занести в пункт С. Подобные вещи способны сделать муж, дети или свекровь. Это, безусловно, стоящее дело, но выделять на него время, пренебрегая всем остальным, вряд ли желательно. Можно сделать его и самостоятельно, но в последнюю очередь. Если же в доме совсем нечего есть, то близкие сходят в кафе или сами что-нибудь приготовят. Лучше всего запланировать такие дела заранее или, в крайнем случае, вообще от них отказаться. Они в данном случае отвлекают от действительно неотложных целей и становятся большой помехой, если их поставить на первое место. Они не только отнимут массу времени, но заставят нервничать и постоянно отрываться от процесса. Приготовленный деликатес кончится выговором от руководителя или тяжелой ссорой с близкими. Более того, женщина рискует нажить себе срыв от повышенного стресса. Поэтому дела подобной категории необходимо уметь очень четко планировать.
  4. Приятельские связи смело заносится в D . Если поболтать с подругой по телефону не удастся, ничего страшного не произойдет. К тому же останется время на действительно важные вещи. Не нужно думать, что это абсолютно несрочные и несущественные дела. Они способны принести большую пользу и даже удовольствие, если сделать их в свое время. Дружба – очень ценна, но она не должна приносить ущерб работе или семье.

Пользуясь Матрицей Эйзенхауэра, можно всегда успевать выполнять все в срок.

Ею применяют во всем мире как основной инструмент для расстановки приоритетов. Она употребляется и в менеджменте, и в искусстве, и в семейной жизни, и в вопросах здравоохранения. График позволяет так точно распределить временные отрезки, что на все неотложные дела остается время, а человек к концу дня не выглядеть измотанным и изнуренным.

Если правильно заполнять все квадраты Матрицы Эйзенхауэра, то можно не только сэкономить большое количество сил, но и стать вполне успешной личностью, ничего не оставляющей на потом и не срывающей планов.

Подобный метод позволяет так распределить свою жизнь, что в ней не остается места для стрессов и сорванных планов. Он дает возможность выявить все самое неотложное, чтобы освободить время для менее срочных дел.

Чтобы достичь успеха в каком-либо деле, нужно, во-первых, наметить себе четкий план действий, а во-вторых, неукоснительно соблюдать его. Однако нередко случается так, что, составив список дел, человек начинает бесконечно откладывать их, отвлекаясь на что-то несущественное или же просто ленясь взяться за работу. Часто люди совершают ошибку, неправильно выбирая приоритеты и очередность реализации задач.

В результате неправильного и неэффективного планирования дела накапливаются, а их срочное исполнение впоследствии отнимает огромное количество времени и сил. Таким образом, несколько дней могут быть легко вычеркнуты из жизни и заполнены лишь утомительной авральной деятельностью. Стресс и плохое настроение - вот что получает человек в результате бесконечных проволочек, виновником которых становится сам. А дальше он начинает еще больше страшиться этой рутины и попадает в замкнутый круг.

На помощь в такой ситуации может прийти матрица Эйзенхауэра, или, как ее часто называют, матрица приоритетов Эйзенхауэра. Это один из самых простых и эффективных способов организации рабочего времени, который основан всего лишь на двух параметрах - важности и срочности.

Этот способ распределения дел назван в честь 34-го президента США Дуайта Эйзенхауэра. Он, без сомнения, был очень занятым человеком, и именно поэтому разработал уникальный метод распределения времени и очередности выполнения дел.

Что такое матрица Эйзенхауэра

Главная идея состоит в том, чтобы быстро и эффективно распределить дела по степени важности и срочности. Оценивая их по этим двум параметрам, можно выделить приоритетные и отсеять совершенно не важные.

Матрица дел Эйзенхауэра была разбита на 4 группы:

  • Срочные и важные.
  • Не срочные, но важные.
  • Не важные, но срочные.
  • Не важные и не срочные.

По мнению американского президента, все без исключения задачи могут быть разделены по этим четырем категориям, важно лишь суметь критически оценить их значимость для дальнейшего будущего человека.

Теперь рассмотрим каждую категорию подробнее.

Важные и срочные дела

Эйзенхауэр называл их «вопросами жизни и смерти». Дела, которые непременно необходимо выполнить в течение суток, способные существенно повлиять на вашу дальнейшую жизнь и карьеру.

Примеры: разрешение кризисов или внезапно возникших проблем, неотложные задачи, проекты с близкими сроками сдачи.

Если в этот раздел попало очень много дел, значит, вы недостаточно хорошо управляете своим временем и неправильно распределяете силы. В идеале этот квадрат должен быть пуст.

Если множество важных дел одновременно требует скорейшего рассмотрения, значит, вы живете от аврала до аврала, и вам просто необходима матрица Эйзенхауэра как наглядный пример правильного распределения сил и времени. Привычка откладывать работу до последнего свидетельствует о низком уровне самодисциплины и впоследствии может привести к большим проблемам в карьере. К тому же пребывание в вечном стрессе от уже случившегося или только надвигающегося аврала губительно сказывается на вашем здоровье.

Важные, но не срочные

Это ваш потенциал. Дела, имеющие большое влияние на будущее, но не требующие аврального решения. Эйзенхауэр был уверен, что именно эта категория должна быть самой важной из четырех. Отнесение определенной задачи к данному пункту и планомерное ее выполнение обеспечит достаточное количество времени для вдумчивого и качественного исполнения.

Возможность выделить из списка дел те, которые должны находиться в этой категории, - одна из самых главных задач, которую выполняет матрица Эйзенхауэра. Пример таких дел - оценка полученных результатов, разработка новых проектов, определение перспектив развития, налаживание отношений.

Очень часто люди откладывают именно подобные дела, но делать этого никак нельзя, так как именно они - залог жизненного успеха. Для того чтобы избежать искушения, очень полезно назначать сроки их исполнения.

Не важные, но срочные дела

Дела, которые отнимают много времени, но, по сути, не имеют никакого значения для дальнейшего развития. В эту категорию президент помещал задания, которые отвлекают внимание и мешают эффективной деятельности.

Примером могут служить не слишком важные телефонные звонки по работе, ежедневные совещания, рассмотрение неотложных материалов, деловые встречи.

У большинства людей на подобные дела уходит львиная доля времени. Решать их нужно незамедлительно. Это позволит освободить достаточное количество времени для выполнения более серьезных задач.

Не срочные и не важные дела

Не имеют никакой важности для будущего. Это дела, которые отвлекают от основной работы. Они, как правило, очень приятны, но совершенно бесполезны. Сам Эйзенхауэр называл их «пожирателями времени» и считал губительными для эффективного рабочего процесса.

Примеры: личные телефонные звонки и письма, соцсети, компьютерные игры, бесконечные перекусы и перерывы на чай.

Эти дела можно смело вычеркнуть из списка, и заниматься ими лишь тогда, когда у вас действительно есть свободное время.

Как работать с матрицей

Вот несколько несложных правил, которые помогут на собственном опыте оценить, насколько эффективна матрица Эйзенхауэра. Принцип работы метода чрезвычайно прост.

Для наглядности возьмите лист бумаги и напишите список всех дел, которые вам предстоит сделать за какой-то определенный промежуток времени - день, неделю или месяц. Внимательно оцените их по степени важности и срочности.

Другой лист бумаги разделите на четыре части: в первом квадрате будут важные и срочные дела, во втором - важные, но не срочные, и так далее. Запишите все задачи в этот лист, распределив их по квадратам. То, что вы видите перед собой, - собственная матрица Эйзенхауэра.

Несложно понять, что свое время нужно распределять в основном между важными делами, то есть между первыми двумя квадратами. Те задачи, которые попали в третий и четвертый квадраты, могут быть выполнены после выполнения более важных.

При решении какой-то проблемы очень важно не отвлекаться от дела на перекусы, перекуры и проверку почты. Закончите задание, а потом можете вознаградить себя чем-нибудь приятным.

Матрица Эйзенхауэра подходит и для долгосрочного планирования. Для этого также важно наметить главную задачу и расписать по квадратам все дела, которые будут способствовать ее достижению.

Несмотря на то что методу уже больше полувека, он не потерял своей эффективности. Матрица Эйзенхауэра успешно применяется многими преуспевающими людьми. Она является одной из основополагающих методик современного тайм-менеджмента. Простой, как и все гениальное, метод позволяет по-новому взглянуть на собственную деятельность, чтобы понять, куда уходит драгоценное рабочее время.