Жизнь связана с задачами. Они повсюду: большие и маленькие, важные и не важные, срочные и не очень.
Жена просит забронировать билеты на Новый год, я прошу подчиненного подготовить документы по сделке. Не забронирую билеты сегодня, завтра они будут стоить дороже. Работник не подготовит документы вовремя - сделка отменится, компания потеряет деньги.
От результата выполнения задач зависит успех проекта или компании. Отсюда первая проблема любого бизнеса - исполнение задач.
Руководитель хочет, чтобы подчиненные выполняли задачи чётко и в срок. Если задача не выполнена или выполнена, но не так, виноват работник. Машина по выполнению задач дала сбой. Машину надо заменить. Это психология руководителя. И я так думал, пока не понял, что причина нечёткого выполнения задач не в работниках.
Они не роботы, а умные, думающие, творческие и ответственные люди. Я сам выбирал их в команду. Проблема во мне: я, как и многие руководители, не уделяю должного внимания постановке задач.
Формула эффективной задачи
Формула эффективной задачи, за которую работники принимаются с радостью и рвением, состоит из шести простых правил.
1. Обозначьте проблему
За каждой задачей руководителя - боль.
Если я прошу подчиненного что-то сделать, значит, мне зачем-то это нужно. Но объяснять это подчиненному руководители не считают нужным. В итоге работник думает, что начальник просто хочет нагрузить подчиненного рутинными задачами.
Статья по теме: 7 золотых правил для удаленной работы в команде
К примеру, я прошу менеджера проанализировать отчёт по лидам. Основная работа менеджера - работа с клиентом. Анализ отвлекает от основной работы. Менеджер тупо собирает данные и абы как делает отчёт, лишь бы поскорее избавиться от рутинной и не важной задачи.
Правильно поставленная задача - проблема, которую работник должен решить наилучшим образом и творчески. Это не приказ и не прямая инструкция.
Решая проблемы, а не тупо выполняя поручения, работник развивается. У него появляются нестандартные идеи, которые помогают компании двигаться вперед.
2. Опишите смысл проблемы в масштабах бизнеса
Если работник не понимает, зачем именно он готовит тот же анализ, сделает он его плохо. Объясните, что произойдет с результатом работы после.
С анализом отчета будут работать маркетологи. На основе собранных данных, они скорректируют рекламную кампанию продукта, которая привлечет новых клиентов. Конверсия увеличится, компания будет расти.
Так работник почувствует значимость задачи для развития бизнеса.
3. Сформулируйте суть и условия задачи
Опишите результат, который хотите получить. Если нужно, условия и ограничения. Поставьте менеджеру четкие временные рамки.
Подсчитай количество лидов за последние три месяца. Мне нужно понимать, действительно ли уменьшилась конверсия. Если да, то в какой именно момент. Составь список возможных причин.
4. Объясните сроки
Руководители часто ставят дедлайн по задаче, но не объясняют, почему именно эта дата важна. В результате для работника срок - лишь день икс, к которому нужно выполнить рутинную работу.
Статья по теме: Где искать исполнителей, чтобы делегировать работу
Анализ нужен к понедельнику. Через три недели у нас начинается масштабная рекламная кампания. Маркетологам потребуется время на корректировку площадок.
Вы объяснили работнику причину, по которой задачу нужно выполнить за определённый срок. Он понимает, что от выполнения задачи зависит работа других людей, и ответственнее подходит к решению проблемы.
5. Мотивируйте
Работник получает зарплату. Руководителям часто кажется, что этого достаточно для мотивации. Но это не так. Работники не всегда понимают, почему та или иная задача упала на их плечи. Объясните свой выбор менеджеру.
Проанализировать данные может маркетолог. Но мне бы хотелось, чтобы это сделал ты. Ты лучше знаешь клиентов и соберешь более полную информацию.
Подчиненный чувствует себя особенным, героем, суперменом и рвется в бой с энтузиазмом.
6. Письменно зафиксируйте задачу
Если вы правильно поставили задачу, но сделали это устно, а работник под диктовку записал в блокнот, обязательно что-то потеряется. После того как устно проговорили задачу, составьте письменное резюме.
Формируем привычку
Знать, как поставить задачу, чтобы её выполнили - половина дела. Надо постоянно применять знание на практике. Без автоматизации это невозможно. Вас хватит на неделю-две. Потом появятся срочные дела и вы не распишете задачу подробно. Один раз - не страшно. Но там, где один раз халтуры, всегда появится второй и третий. Вскоре вы плюнете на это гиблое дело, и снова превратитесь в раздатчика приказов для роботов.
Что-то должно постоянно напоминать о правильной постановке задач, чтобы схема вошла в привычку. Мне помогает «Мегаплан». Форма постановки задач - автоматическое напоминание.
Название задачи - всегда желаемое действие. Что должен сделать ваш работник? Ответ на вопрос и есть правильная формулировка задачи.
Источник и способ | ||
Какая необходима | Степень владения | получения инфор- |
информация | информацией | мации |
1. О проблемах социума | Низкая | Социологический опрос, анализ информа-цииСМИ |
2. О подростках группы | Средняя | Анализ СМИ, встречи |
риска | с представителями администрации города, отвечающими за работу с подростками группы риска | |
3. Об образовательных | Средняя | Встречи с представи- |
учреждениях для подро- | телями администрации | |
стков группы риска | города, отвечающими за работу с подростками группы риска | |
4. О проблемах подрост- | Средняя | Анализ СМИ, встречи |
ков группы риска | с представителями администрации города, отвечающими за работу с подростками группы риска, встречи с администрацшй и преподавателями учреждений для подро- |
Анализ вариантов решения проблемы
Проблема
Недостаточная социализация подростков группы риска.
Вариант 1
Провести творческую встречу студентов ЧГИКИ с подростками группы
Аргументы «за»
1. У подростков группы риска будет праздник.
2. Студенты ЧГИКИ больше узнают о жизни подростков группы риска. .
3. Студенты смогут показать свои таланты.
Аргументы «Против»
1 . Разовость акции.
2. Нет возможности для творческого самоутверждения подростков
группы риска.
3. Нет перспектив для дальнейшего развития проекта
Вариант 2
Создание студии с обучением подростков группы риска профессиональным навыкам игры на музыкальном инструменте.
Аргументы «за»
16. Подростки группы риска пройдут обучение профессиональным навыкам игры на ударных установках.
2. Подростки будут социализироваться в творческом коллективе в дружественной атмосфере.
3. Подростки смогут занять свое время и раскрыть свои таланты.
4. Подростки смогут показать свое творчество жителям г. Чебоксары.
5. Заинтересовавшись музыкой и творчеством, подростки могут покинуть группу социального риска.
6. Могут возникнуть постоянные музыкальные творческие коллективы из числа бывших подростков групп риска - участников студии.
Аргументы «Против»
1. Создание студии требует значительных финансовых и материальных ресурсов.
2. Требуется помощь партнеров.
3. Необходимо больше времени для подготовки
Решение
Направить проект на создание музыкальной студии для подростков группы риска, т.к. этот вариант имеет больше аргументов в пользу реализации этой идеи.
Партнер (организатор программы) | Вклад в реализацию проекта |
Дворец культуры Муниципальное учреждение культуры «Дворец Культуры «Салют»» | Предоставление помещения для студийных занятий и концертов. |
Отдел по делам молодежи администрации г. Чебоксары. | Организационная поддержка и информационное обеспечение проекта (сайт Администрации г. Чебоксары, выход на молодежные СМИ). |
Отдел по социальной защите населения администрации г. Чебоксары. | Организационная поддержка и информационное обеспечение проекта |
ОВД Московского района | Поиск и мониторинг подростков группы риска, создание базы данных на подростков. |
Администрация Московского района | Организационная поддержка и информационное обеспечение проекта. |
План мероприятий по созданию музыкальной студии для подростков группы риска «Всем по барабану!»
Этап работы | Наименование ме- | Сроки реа- | Ответственные |
роприятий | лизации | исполнители | |
Подготовительный | Мониторинг под- | 01.02.-14.02 | Психолог- |
ростков группы риска | специалист | ||
Формирование | 01.02.-14.02 | Психолог- | |
собственной базы данных по подросткам группы риска | специалист | ||
Взаимодействие со | 01.02-01.12 | Руководитель | |
СМИ | проекта | ||
Организационный | Проведение кон- | 14.02.-21.02 | Художественный |
курсного отбора | руководитель | ||
Составления гра- | 21.02-28.02 | Художественный | |
фика занятий | руководитель |
Приобретение музыкальных инструментов, пюпитров и канцелярских товаров | 01.03.-01.06 | Руководитель проекта, бухгалтер проекта | |
Обучающий | Студийные занятия | 01.03.-01.11 | |
Внутристудийные мероприятия | 01.03.-15.11 | Психолог-специалист | |
Выступления в концертах | 01.06-15.11 | Художественный руководитель, преподаватель сольфеджио | |
Разработка макетов афиш, буклетов, календарей студии | 01.06.-01.09 | Психолог-специалист | |
Завершающий | Мероприятия по подготовке выпускного вечера | 01.11.-14.11 | Художественный руководитель |
Выпускной вечер | 15.11 | Все участники проекта | |
Отчет об освоении финансовых средств | 01.11-10.12 | Бухгалтер проекта |
Ожидаемые результаты:
Выведение специфических проблем подростков группы риска из замкнутого мира и привлечение их в русло здорового социокультурного пространства;
Концентрация внимания общества на художественно одаренных подростках группы риска с целью предоставления возможности для дальнейшей их самореализации в сфере культуры и искусства;
Выявление наиболее талантливых личностей из подростков группы риска с целью дальнейшего их продвижения на рынке культурных услуг;
Создание почвы для возникновения неформальных человеческих контактов;
Снижение социальной напряженности в обществе.
После реализации запланированных мероприятий планируется следующее развитие проекта:
Увеличение количественного охвата подростков группы риска культурной жизнью города;
Создание на базе студии профессионального творческого коллектива,
Участие студийцев, подростков группы риска, во всероссийских и международных мероприятиях;
Разработка инновационных методических материалов по работе с подростками группы риска, создание на базе ДК «Салют» клубных формирований, направленных на подростков группы риска, расширение спектра предлагаемых культурных услуг.
Заявка
на участие в республиканском конкурсе инновационных, вариативных программ в сфере государственной молодежной политики
Аттестация персонала – путь к взаимопониманию Брижитт Сиван
Как сформулировать задачу?
Как сформулировать задачу?
Задача формулируется исходя из шести компонентов:
1. Субъект действия: кто должен выполнять задачу;
2. Само действие: что субъект должен делать для ее выполнения;
3. Итог действия: ожидаемый результат;
4. Сроки выполнения;
5. Информация о средствах и условиях достижения результата;
6. Критерии оценки результата, то есть показатели эффективности.
Из книги Логико-структурный подход и его применение для анализа и планирования деятельности автора Готин Сергей ВалерьевичКАК ПРАВИЛЬНО СФОРМУЛИРОВАТЬ ПРОБЛЕМУ? Этот вопрос очень важен, поскольку неправильно сформулированные проблемы могут привести к очень общим заключениям или к очевидным выводам. Основываясь на таких формулировках, будет невозможно провести анализ.Так какой же должна
Из книги Долой продуктивность! 9 шагов к тому, чтобы работать меньше и успевать больше автора Роббинс СтиверОптимизируйте любую задачу с помощью справочной книги Теперь мы совместим пополняемый список дел и дневник навыков. Список дел отображает только задачи, а дневник навыков – только уроки, которые вы вынесли, глубоко анализируя каждый прожитый день. Когда вы делаете
Из книги Рабочая книга супервайзера автора Дорощук НиколайГлава 3: Как правильно поставить задачу подчинённому? Чтобы правильно поставить задачу подчиненному, необходимо знать ложные предположения менеджера.Реальный мир именно такой, каким его видит менеджерМногие супервайзеры предполагают, что персонал должен понимать их с
Из книги Ловушка времени. Классическое пособие по тайм-менеджменту автора Никерсон ПэтВвести новую задачу совместно с командой После того как в список будет добавлена новая задача, вам необходимо спланировать собственные способы ее решения, а затем поработать с подчиненными вам сотрудниками и дополнительными командами для определения нового
Из книги Руководство по улучшению бизнес-процессов автора Коллектив авторовСтавим задачу команде Установите базовые правила работы для команды, занятой усовершенствованием. Например, определите, как часто вы будете встречаться для обсуждения прогресса в ваших начинаниях и решения возникших проблем. Кто будет отвечать за конкретные аспекты
автора Детмер Уильям4. Сформулируйте задачу Этот этап может оказаться самым сложным при строительстве ДРК справа налево (рис. 4.18). Определить, для чего необходимо некое действие, может быть, и нетрудно. Но вот перейти на следующий уровень и найти основную цель зачастую не так просто.
Из книги Теория ограничений Голдратта. Системный подход к непрерывному совершенствованию автора Детмер Уильям2. Сформулируйте задачу Как мы показали ранее, в качестве задачи нужно сформулировать утверждение, обратное ключевой проблеме системы. Итак, первый шаг в этом методе совершенно логичен, ведь сформулировать обратное утверждение проще (рис. 4.24), чем догадаться, для чего
Из книги Теория ограничений Голдратта. Системный подход к непрерывному совершенствованию автора Детмер Уильям2. Сформулируйте задачу Как мы показали ранее, в качестве задачи нужно сформулировать утверждение, обратное ключевой проблеме системы. Итак, с задачей мы определились (рис. 4.28). Первый шаг в этом методе совершенно логичен, и выполнить его проще, чем сформулировать задачу в
Из книги Теория ограничений Голдратта. Системный подход к непрерывному совершенствованию автора Детмер УильямОтработайте основную задачу Если изначально построено только дерево текущей реальности, то ключевая проблема из ДТР «переворачивается» и записывается в середине листа ДБР в качестве задачи. Если изначально была построена также и диаграмма разрешения конфликтов, то
Из книги Теория ограничений Голдратта. Системный подход к непрерывному совершенствованию автора Детмер Уильям1. Поставьте задачу Чего вы пытаетесь добиться, строя план преобразований? Сформулируйте стоящую перед вами задачу, используя глаголы в форме настоящего времени, и запишите ее в прямоугольнике с закругленными углами в вершине диаграммы (рис. 7.15). Почему вы используете
Из книги Технология достижений [Турбокоучинг по Брайану Трейси] автора Трейси БрайанФормулируйте задачу предельно четко Постарайтесь как можно яснее представить себе, какой конечный результат вы ожидаете получить от выполнения вашего поручения. Затем как можно более четко разъясните это сотруднику, которому вы даете задание. Попросите его повторить
Из книги Генератор новых клиентов. 99 способов массового привлечения покупателей автора Мрочковский Николай СергеевичЗадание 5. Сформулировать миссию компании и уникальное торговое
Из книги Увольте себя! автора Кийосаки Роберт ТоруШейн Облегчите задачу получения платы К сказанному Робертом хочу добавить только две вещи: внедряйте методы разнообразных платежей и будьте уступчивыми.В сегодняшнем мире электронные деньги используются для платежей чаще, чем наличные или чеки. Я считаю это
Из книги Легко не будет [Как построить бизнес, когда вопросов больше, чем ответов] автора Хоровиц БенСпособность внятно сформулировать видение будущего – отличительная черта Стива Джобса Способен ли лидер сформулировать увлекательное, динамичное и притягательное видение будущего? Что еще важнее, способен ли он это сделать, когда вокруг все рушится? В частности, в
Из книги Краудсорсинг: Коллективный разум как инструмент развития бизнеса автора Хау Джефф6. Упрощайте задачу и разбивайте ее на части Когда дело касается краудсорсинга, любую задачу, которую предстоит выполнить, нужно разделить на максимально возможное число элементов. В своей книге «Богатство сетей» (The Wealth of Networks) ученый-юрист и писатель Йокай Бенклер
Из книги Достижение целей: Пошаговая система автора Аткинсон МэрилинКоуч просит клиента сформулировать, в чем заключалась для него польза сессии? Какова была для вас ценность этой сессии? Что вы извлекли для себя из нашей