13.02.2019 Внимание! Документ устарел! Новая версия этого документа

Уволить работника можно только при наличии документов, подтверждающих основание увольнения, например (ст. ст. 78, 79, 80 ТК РФ):

  • заявления об увольнении (см. образец 1), если работник увольняется по собственному желанию;
  • соглашения о расторжении трудового договора (см. образец 2), если вы расстаетесь с работником по соглашению сторон;
  • уведомления об истечении срока действия трудового договора (см. образец 3), если работник трудился по срочному трудовому договору.
  1. Издать приказ об увольнении (форма N Т-8 или Т-8а) (см. образец 4). В этом приказе обязательно указываются:
    • основание увольнения;
    • пункт, часть и статья ТК РФ, в соответствии с которой работник увольняется.

    На приказе работник должен поставить свою подпись о том, что он с ним ознакомлен.

  2. На основании приказа надо сделать запись об увольнении в трудовой книжке работника.
  3. Оформить записку-расчет (форма № Т-61) с указанием всех причитающихся работнику выплат.
  4. Сделать запись об увольнении в личной карточке работника (форма N Т-2) и ознакомить работника с внесенными в нее данными под роспись (ст. 84.1 ТК РФ).

В случае увольнения сотрудника работодатель обязан выдать ему полный комплект необходимых документов. Однако помимо обязательных документов по письменному требованию работника руководитель должен предоставить справки, расчетные листы и прочие бумаги, которые имели непосредственное отношение к работе служащего.

Рассмотрим, что может входить в пакет документов, которые выдаются сотруднику в его последний рабочий день.

Какие документы и в какой срок необходимо выдать увольняющемуся сотруднику

Обязательный пакет документов, который должен выдаваться каждому увольняющемуся работнику вне зависимости от причины его увольнения, регламентируется законодательными актами Российской Федерации. Обязательными являются следующие бумаги:

  1. трудовая книжка;
  2. расчетный лист;
  3. справка о доходах и удержанных налогах по форме 2-НДФЛ;
  4. справка о зарплатах за предшествующие 2 года по форме 182Н;
  5. справки о страховых взносах по формам СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ;
  6. медицинская книжка, если она требовалась для работы на предприятии;
  7. расчет взносов в ФСС.

Трудовая книжка

Трудовая книжка с записью об увольнении обязана быть выданной сотруднику в день расторжения трудовых отношений.

Для того чтобы подтвердить факт выдачи документа, сотрудник расписывается в журнале учета трудовых книжек и в своей личной карточке.

Читайте также: Незаконное увольнение: обжалование, восстановление на работе и последствия для сторон

В том случае, если выдать документ работнику лично невозможно, работодатель обязан направить по домашнему адресу уведомление в письменном виде с предложением выслать трудовую книжку почтой.


Расчетный листок несет в себе следующую информацию, которая должна быть донесена руководителем до работника:

  • заработная плата и ее составляющие за определенный период времени, полагающиеся сотруднику при увольнении;
  • причитающиеся премии и компенсации;
  • сумма удержанных из заработной платы денежных средств и основания для удержания;
  • общая сумма, начисляемая работнику в день увольнения.

Расчетный лист выдается сотруднику в день его увольнения.


Справка по форме 2-НДФЛ подтверждает доходы работника и сумму удержанных из его заработной платы налогов.

Такой документ пригодится на новом рабочем месте, для банковских работников при подаче заявки на кредит, для оформления налоговых вычетов, компенсации больничного листа и во многих других ситуациях. Оптимальным вариантом станет запрос сразу нескольких копий документа у нынешнего работодателя.


Справка о зарплатах за предыдущие 2 года

Такая справка заполняется по форме 182Н. Она подтверждает доходы работника за предшествующие 2 года.

Те дни, когда страховые взносы с доходов не начислялись, в справке не отображаются. К таким периодам относятся, например, дни болезни или отпуск по уходу за ребенком.

Выдается сотруднику не позднее чем через 3 для после заявления на выдачу документа.

Читайте также: Выплаты, положенные сотруднику при увольнении


Справки по формам СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ

Такие выписки указывают на страховой стаж, который был получен у определенного работодателя, а также на сумму отчислений в Пенсионный Фонд России.

СЗВ-М. Справка по форме СЗВ-М содержит в себе данные за последний месяц работы. По письменному заявлению сотрудника работодатель может предоставить справку за любой период работы до 2016 года, поскольку ранее эта выписка не существовала.

СЗВ-СТАЖ. Такая выписка существует с 2017 года и отображает взносы сотрудника за текущий год (в ней указываются данные с начала текущего года до дня увольнения) или со дня трудоустройства и до дня расторжения трудового договора. Ранее такие справки оформлялись по форме РСВ-1.

Выдается сотруднику не позднее чем через 3 для после заявления на выдачу документа.


Если для осуществления деятельности работнику требовалась медицинская книга и он предоставлял ее при заключении трудового договора, то в пакет документов, предоставляемых сотруднику при увольнении, входит и этот документ.

Медицинская книжка обязана быть выданной в день расторжения трудового договора.


Расчет взносов в ФСС

Справка о внесенных взносах в Фонд социального страхования Российской Федерации составляется по форме 4Н. В ней отображается информация по проведенным отчислениям в ФСС за последние 2 года.

Такой документ должен быть выдан сотруднику в день расторжения трудового договора.


Иная документация

Помимо вышеперечисленных документов, сотрудник может потребовать выдачу копии приказа об увольнении, копии приказа о выплате премий.

Работник вправе потребовать копию приказа об увольнении или о принятии на работу

08.06.2017

Какие документы обязана выдать работнику компания, если идет процедура увольнения? Существует два вида документов, которые выдаются сотруднику на руки при увольнении.

Первый вид документов - это обязательные документы, которые работодатель обязан подготовить. И не важно, нужны они сейчас работнику или нет, хочет он их получать или нет, эти документы должны быть выданы под роспись. Если работодатель не выполнит эту обязанность, то его ожидает штраф.

Второй вид документов - документы по просьбе работника. Например, ваш сотрудник при увольнении вправе запросить копии личного дела, приказов о приеме на работу и об увольнении, характеристику.

Обязательные документы при увольнении работника

После того, как работодатель сделал приказ об увольнении, необходимо дать работнику подписаться. Иными словами, сотрудник должен поставить подпись о том, что он ознакомлен с записью об увольнении. На основании этой записи сотрудник отдела кадров должен сделать запись в трудовой книжке. И когда компания (предприниматель - работодатель) отдает в руки трудовую книжку, надо в обязательном порядке дать журнал движения трудовых книжек для подписи сотруднику. Это очень важно, чтобы потом компания могла доказать факт передачи трудовой книжки уволившемуся работнику.

При увольнении работодатель обязан выдать следующие документы:

1) Справку о средней заработной плате (за два года). Данный вид справки понадобится работнику на новом месте. Справка выдается по форме, утвержденной приказом Минтруда РФ от 30.04.2013 г. № 182н.

2) Документы, в которых содержатся сведения персонифицированного учета. Такие сведения персонифицированного учета содержатся в документах:

Отчет СЗВ-М,

Отчет СЗВ-стаж,

Полностью выдавать документы работнику нельзя, потому что в этих разделах содержатся данные на других работников. Поэтому все сведения выдаются работнику в форме выписки.

За какой период компания или ИП обязаны выдать персонифицированные сведения работнику? Например, сотрудник трудился три года и только в мае 2017 года решил уволиться. За какие годы нужно выдать раздел № 6 расчета РСВ-1? В законодательстве нет прямого указания на период, поэтому работодатель принимает решение самостоятельно. Будет правильно, если работодатель выдаст данные персонифицированного учета за тот год, в котором идет увольнение работника.

При увольнении работник вправе запросить следующие документы:

1) Справка по заработной плате за последние три месяца. Эту справку работодатель выдает по просьбе сотрудника. Такой документ может понадобиться в Центре занятости.

2) Справка 2-НДФЛ. Если эту справку вы сразу не отдали на руки, то работник вправе запросить этот вид документа при увольнении или после процедуры увольнения. Но, как правило, справку по форме 2-НДФЛ работодатели выдают сразу при увольнении.

Далеко не все знают, какие документы при увольнении сотрудника по собственному желанию должен выдать работодатель. Работодатель, согласно ст. 84.1 ТК РФ , должен выдать работнику копии всех документов, которые имеют отношение к работе данного сотрудника. Делается это в течение трёх дней после получения письменного заявления сотрудника о выдаче документов. Это кадровые бумаги, и выдаются они в отделе кадров.

Также при увольнении сотрудника по собственному желанию работодатель должен выдать ему справки, которые можно получить в бухгалтерии. Они также выдаются по письменному заявлению сотрудника.

Документы, которые обязан выдать работодатель

Когда сотрудник увольняется, работодатель должен выдать ему порядка 10 документов. Чтобы понять, какие именно документы, необходимо разобрать порядок увольнения по собственному желанию.

  1. От самого сотрудника нужно получить заявление об увольнении.
  2. Издаётся приказ об увольнении по форме Т-8, затем он подписывается руководителем.
  3. Нужно сделать запись в личной карточке увольняющегося работника.
  4. Приказ об увольнении и личная карточка работника представляется ему для ознакомления. Работник должен с ними ознакомиться и поставить свою подпись.
  5. Кадровик должен сделать соответствующую запись в трудовой книжке по всем правилам кадрового делопроизводства.
  6. Запись в трудовой визируется руководителем или иным уполномоченным лицом, а потом и самим работником.
  7. Документы работнику нужно выдать в последний рабочий день.

Работодатель обязан выдать следующие документы:

  • трудовую книжку;
  • справку о сумме заработной платы и других вознаграждений за время работы по форме 182Н;
  • иные документы по письменному заявлению от работника.

К кадровым документам, которые работодатель должен выдать сотруднику по его письменному заявлению при увольнении с работы относятся:

  • приказ о приёме данного сотрудника на работу;
  • приказы о повышении работника в должности;
  • приказы о переводе работника в другие отделы;
  • трудовой договор;
  • допсоглашения, если они заключались;
  • медицинская книжка, если характер работы требует её наличия;
  • приказ об увольнении;
  • трудовая книжка.

Работодатель должен выдать не оригиналы документов, а их копии. Только трудовая и медицинские книжки выдаются в оригинале.

Если увольняющийся работник является плательщиком алиментов, то в течение трёх дней после увольнения работодатель обязан сообщить судебному приставу сведения об увольнении. Эти же сведения он обязан сообщить и получателю алиментов. Уведомление приставам должно быть составлено в письменной, но произвольной форме. В нём нужно сообщить не только о факте увольнения, но и указать новое место работы или адрес, по которому проживает уволившийся работник. Если работодатель не сообщит эти сведения в установленный срок, то его можно привлечь к ответственности.

Справки при увольнении

Также работник должен получить различные справки в бухгалтерии работодателя. Справка о заработке понадобится увольняющемуся работнику для того чтобы предъявить ее новому работодателю. На основании этих данных, новый наниматель будет рассчитывать различные пособия:

  • по нетрудоспособности;
  • по беременности и родам;
  • по уходу за ребёнком.

В справке нужно указать:

  • сведения о работодателе;
  • сведения о работнике;
  • выплаты работнику, на которые начисляли соц¬взносы за текущий и два предыдущих календарных года;
  • количество календарных дней, исключаемых при расчете пособий (дни болезни, декрета, отпуска по уходу за ребенком).

Ещё один документ - справка о среднем заработке за последние 3 месяца. Этот документ понадобится для постановки работника на учёт в центре занятости в качестве безработного.
Сведения персонифицированного учёта. Если работник настаивает, то работодатель должен дать ему 3 справки:

  • по форме СЗВ - М;
  • по форме СЗВ - СТАЖ;
  • раздел 3 расчёта по страховым взносам.

Эти справки нужны для начисления пенсии работнику. Также работник имеет право запросить сведения для того, чтобы убедиться в правильности передачи данных в ПФР. Отчёты по форме СЗВ - М и СЗВ - СТАЖ формируются только по увольняющемуся сотруднику. Другие работники не упоминаются.

Важно! Работодатель должен получить от работника подтверждение того, что эти сведения персонифицированного учёта он получил.

Это можно сделать 2 способами:

  • можно попросить его расписаться на экземплярах работодателя;
  • можно завести отдельный журнал.

Справка по форме 2-НДЛФ о начисленных и уплаченных налогах. Работодатель обязан выдать такую справку работнику. В ней содержатся сведения не только о заработной плате, но и обо всех выплатах на которые начислялись страховые взносы, а также сведения о бывшем работодателе.

Эта справка применяется на новом месте работы, если работник имеет право на получение налогового вычета по основаниям ст. 218 - 220 НК РФ.

В поле «Признак» нужно указать:

  • 1 - если НДФЛ был удержан со всех доходов увольняющегося работника;
  • 2 - если у сотрудника был такой доход, с которого налог не был удержан.

Все документы выдаются в день увольнения работника. Они могут быть вручены как лично в руки, так и высланы работнику по почте. Для этого работник должен написать письменное согласие. Все копии документов должны иметь печать «копия верна» и быть заверены печатью работодателя. Все бухгалтерские справки также должны содержать печать работодателя. Без этого они не имеют своей законной силы. Работодатель не имеет права задерживать выдачу документов. Это может быть расценено как препятствие в трудоустройстве, и работник в таком случае имеет право обратиться в суд.

Что делать, если документы не выдают

В ст. 62 ТК РФ сказано, что работодатель обязан выдать своему увольняющемуся сотруднику все документы, связанные с его трудовой деятельностью у этого нанимателя. Некоторые документы выдаются в обязательном порядке, некоторые - по письменному заявлению работника.

Документы должны быть подготовлены и выданы работнику в течение трёх календарных дней после подачи письменного прошения. Как правило, заявление пишется на начальника отдела кадров и на имя главного бухгалтера. Проблем с выдачей бумаг не возникает.

Но может случиться и так, что работодатель не желает выдавать документы, мотивируя это различными причинами. Например, начальник в отпуске и не может заверить копии. Это наиболее «популярная» причина для отказа.

Уважительных причин для отказа в выдаче документов уволившемуся сотруднику нет. Это прямая обязанность работодателя, и он не имеет права от неё уклонятся. За уклонение его можно привлечь к административной ответственности.

Если работодатель не желает отдавать документы, у бывшего работника есть два законных способа:

  • написать заявление с просьбой о выдаче в двух экземплярах и подать через секретаря. Он зарегистрирует бумагу в качестве входящего документа, запишет в журнал дату принятия и номер по порядку. Точно такие же сведения он укажет и на экземпляре работника;
  • направить заявление заказным письмом с уведомлением и описью вложенного. Уведомление должно быть вручено сотруднику, который принимает почтовые отправления. Он распишется о получении. Это будет считаться фактом принятия заявления к рассмотрению.

В течение трёх дней после получения заявления работодатель должен подготовить копии оригиналов всех документов, связанных с трудовой деятельностью заявителя. Если он этого не сделает, работник имеет право:

  • написать жалобу в инспекцию по труду;
  • написать жалобу в прокуратуру.

Подать жалобу можно одновременно в эти два надзорных органа. Они уполномочены проводить проверки работодателей относительно нарушения трудового законодательства. Подать жалобу можно:

  • при личном посещении;
  • почтовым отправлением;
  • через интернет с помощью официального сайта одного из этих надзорных органов.

Сейчас наиболее популярный способ подачи обращений от граждан - с помощью онлайн - приёмных через официальные сайты государственных органов. Срок рассмотрения обращения - 30 дней с момента регистрации документа. При подаче жалобы через интернет, датой регистрации является дата получения заявителем электронного уведомления.

В жалобе на работодателя необходимо указать причину её подачи. В данном случае стоит применить такую формулировку: «Прошу привлечь работодателя за нарушение трудового законодательства к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ и выдать предписание о выдаче мне, в соответствии со ст. 62 ТК РФ, документов за период моей работы». Соответствующими надзорными органами будет проведена проверка. Если такое нарушение совершено впервые, то работодателю может быть вынесено только предупреждение или наложен минимальный штраф. Если же подобное происходит регулярно, и работодатель уже привлекался к ответственности со стороны инспекции или прокуратуры, то размер штрафа возрастает в несколько раз.

Выплаты при увольнении

При увольнении по собственному желанию работнику положены обязательные и необязательные компенсации. К обязательным относятся те, которые предусмотрены законодательством. К необязательным относятся те, которые предусмотрены локальными нормативными актами.

При увольнении сотрудника по его собственной инициативе, работодатель должен ему выплатить:

  • заработную плату за фактически отработанное до даты увольнения время;
  • компенсацию за неиспользованный отпуск;
  • пособие по нетрудоспособности, если работник заболел в период обязательной отработки.

Зарплата за фактически отработанное время считается за те дни в текущем месяце, которые ещё не были оплачены, и в течение которых увольняющийся работник фактически присутствовал на работе. Компенсация за отпуск полагается всем работникам, которые не успели использовать дни своего законного отдыха в текущем рабочем году вплоть до даты увольнения. Если работник отработал 11 месяцев перед увольнением и не ходил в отпуск, то он имеет право на получение компенсации в полном объёме.

По соглашению между работником и работодателем сотрудник может уйти в отпуск перед увольнением, используя накопившиеся у него дни. Если он их не отгуляет, то компенсацию нужно будет выплатить при увольнении. К необязательным выплатам относится выходное пособие, которое может быть предусмотрено коллективным договором. Его выплата - это исключительная инициатива работодателя. Но если она предусмотрена локальным нормативным актом, то выплатить её необходимо.

Размер выходного пособия определяется также самим работодателем. Он может быть установлен в фиксированной сумме или же напрямую зависеть от оклада увольняющегося.
Например, может быть прописано, что при увольнении работнику (вне зависимости от его должности и квалификации) выплачивается пособие в размере 50 000 рублей. Или же можно указать: «в размере трёх окладов». Все выплаты должны быть произведены в последний рабочий день увольняющегося работника. Об этом сказано в ст. 140 ТК РФ. Если работник, по каким-либо причинам (уважительным), отсутствует на рабочем месте в свой последний рабочий день, то выплаты производятся не позднее следующего дня. Средства могут быть выданы на руки или же переведены на банковскую карту работника.

Заключение

Выдача увольняющемуся сотруднику предусмотренных денежных средств и документов - это обязанность работодателя. При уклонении от её выполнения, работодателя можно привлечь к административной ответственности.

Вы решили уволиться. В последний рабочий день увольняющийся специалист должен забрать из отдела кадров или бухгалтерии несколько важных документов. Предлагаем Вам список этих документов.

Копия приказа

В случае прекращения трудового договора работодатель оформляет, а сотрудник подписывает соответствующий приказ (распоряжение). При желании работник может получить заверенную копию этого приказа. Для этого нужно обратиться с письменным заявлением к нанимателю ().

Работодатель не может отказать сотруднику в выдаче копий документов, связанных с его работой: приказа об увольнении, о приеме на работу, о переводах, о поощрениях и проч. (). Они предоставляются ему бесплатно ().

Трудовая книжка

В нее вносится запись с обоснованием об увольнении. Запись заверяется подписью лица, ответственного за ведение трудовых книжек в организации, и печатью компании. Сотрудник также ставит свою подпись в трудовой книжке (п. 35 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 255 «О трудовых книжках»). Еще его просят оставить автограф в Книге учета трудовых книжек и вкладышей: это подтвердит факт получения трудовой книжки на руки, и, как следствие, избавит работодателя от возможных претензий.

Если сотрудник не сможет забрать документ в день увольнения, то наниматель направит ему уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Кроме того, сотрудник может подать бывшему нанимателю заявление на выдачу трудовой книжки. И ее вернут в течение трех дней со дня получения «прошения».

Справка о сумме заработка за два календарных года предшествующих году прекращения работы

Эта справка необходима будущим работодателям для расчета выплат по временной нетрудоспособности, беременности и родам, уходу за ребенком.

Бывший наниматель должен выдать сотруднику эту справку без препятствий. Если работник не получит документ в день увольнения, то он может обратиться к работодателю с письменным заявлением. Последний выдаст справку в течение трех дней ( ; ).

«Пенсионные» данные

В день увольнения наниматель должен выдать сотруднику документ, который содержит сведения (суммы начисленных страховых взносов на обязательное пенсионное страхование и проч.), направленные работодателем в ПФР за период работы сотрудника в компании ()

Также работник может получить («под роспись») копии его индивидуальных сведений, которые не были представлены компанией в Пенсионный фонд (). Эти сведения работодатель передаст в ПФР в установленные законом сроки.

Медицинская книжка

Отдельные категории работников должны проходить обязательные медицинские осмотры за счет работодателя (). Данные о прохождении медицинских осмотров подлежат внесению в личные медицинские книжки, оформление и выдача которых осуществляются в соответствии с Приказом Роспотребнадзора от 20.05.2005 N 402 «О личной медицинской книжке и санитарном паспорте» .

Пока человек трудится на предприятии его медкнижка хранится в отделе кадров компании. При увольнении (расторжении трудового договора) она должна выдаваться работнику, потому что является его собственностью.