Открывая глаза утром, какая мысль вас посещает первая? Как бы все успеть, что на сегодня запланировано. Сколько раз вы слышали от друзей, знакомых или сотрудников, что они «не знают, за что хвататься». Неумение людей распоряжаться временем – это бич современности. Причина этого – незнание. Как развиваются события у того, кто постоянно спешит, ничего не успевает и никогда не планирует? Схема очень простая:
Американский ученый, финансист и экономист П.Ф.Друкер сравнивал человека, который не планирует свой день с человеком, находящимся в темной комнате, где чувство времени теряется, сохраняется только чувство пространства. Он плывет по течению времени, но не замечает его бег. В том случае, если включить свет в комнате, человек старается самостоятельно посчитать ход времени, но опять ошибается.
Не откладывай на завтра.
Список дел составляйте заблаговременно. Сегодня вы знаете, что завтра вам необходимо достичь определенных целей. Поэтому список составляйте накануне дня «Х», желательно ежедневно. Придя на работу на следующий день, и придерживаясь пунктов списка, вы увеличите производительность собственного труда на 25%. Теперь вы знаете с какого дела .
Расставляйте приоритеты.
На протяжении дня появляются новые задачи, которые в срочном порядке необходимо исполнить. Вносите их в список, но учитывайте то, что в нем уже запланировано. Расставляйте приоритеты и выполняйте задачи по мере их значимости.
От одного дня до всей жизни.
Теперь вы знаете, как спланировать будущий день. Не останавливайтесь! Попробуйте составить план на следующую неделю, месяц, год, три года и так далее. Выполнить все пункты плана будет невозможно, Однако вы сформулируете в голове цели и задачи на это время, что поможет целенаправленно идти мечте и успеху.
Случалось у вас, что вы понимаете, что необходимо выполнить какую-то сложную и трудоемкую задачу, и она пугает вас своей масштабностью? Поэтому каждую глобальную цель делите на маленькие кусочки, и действуйте по порядку – от меньшего к большему. Помните пословицу бабушек о том, что глаза боятся, а руки делают? Это тот же принцип.
Формула успеха.
Вы можете вычислить, сколько времени вы сэкономите, если заранее запланируете дело. Для этого существует простой расчет:
Таким образом, до 90% времени вы сэкономите, если спланируете свой день заранее.
Искусство управлять своим временем – применяем алфавит
Для начала, человек определяет степень важности каждого запланированного дела и составить их в последовательности от самого значимого к менее значимому. После выполнения каждого отдельно взятого дела, оцените результаты. Для этого применяйте десятибалльную шкалу.
Для удобства расстановки приоритетов примените алфавит. Теперь точно будет понятно, какое из дел представляет важное, а с решением какой задачи можно повременить. Помните! Не беритесь за дело Б, когда не закончили дело А!
Можно каждый из пунктов делить на подпункты, дробя задачу на подзадачи.
Принуждаем себя работать эффективно
Если вы задались целью добиться успехов в планировании рабочего процесса, не позволяйте себе отвлекаться на мелочи. Придя на работу, сразу беритесь за 1 пункт в вашем списке дела. Трудитесь над ним до получения нужного результата. Не оставляйте на потом доработку дела, которым вы занимаетесь. Вы будете возвращаться к нему снова и снова, окончательно запутаетесь и так и не доведете намеченное до завершения.
Существуют люди, которые, как Юлий Цезарь, занимаются несколькими задачами одновременно. Однако это исключение из правил. Закон принудительной эффективности требует, чтобы человек брался последовательно за каждое дело и доводил его до конца. Большинство людей достигают высот в карьерном росте, используя свое время последовательно и целенаправленно.
По степени важности, дела классифицируются по следующим группам:
Важные и неотложные. Это те дела, не сделав которые, вы обрекаете себя на дальнейшие проблемы, решение которых у вас займет много больше времени, чем потребовалось бы до этого. Их нельзя откладывать, и в списке приоритетов такие цели являются первостепенными;
Важные, но могут подождать. Это те задачи, которые можно сегодня отложить, но назавтра они перекочуют в категорию выше. Отложив пару раз решение этих проблем, вы будете их решать в порядке первостепенной важности и неотложности;
Неотложные, но не важные. Это те задачи, которые никак не влияют на успех в достижении основной цели. Эффективность от выполнения таких дел минимальная, но у них есть неприятная особенность – они отнимают много драгоценного времени. Такие задачи перепоручают подчиненным или сокращают их количество;
Не важные и могут подождать. Эти дела вычеркивайте из списка или отдавайте на выполнение подчиненным. Эффективности от них никакой, важности для вас они не представляют, а время приходится потратить.
Подобным образом классифицировал цели американский президент Эйзенхауэр.
Как «съесть лягушку»?
Не пугайтесь, речь не идет о живом представителе фауны. Знаменитый бизнесмен Брайан Трейси, в совершенстве владевший искусством управлять временем, проводит параллель от лягушки к самому важному, и, как правило, неприятному делу, которое запланировано первым.
Иначе она целый день будет преследовать вас, и создавать дискомфорт и . Как только вы поймете, что серьезное и неприятное дело закончено, рабочий день покажется вам не таким уж длинным и ужасным.
Распределяя дела в порядке убывания их значимости по списку, задавайте себе вопросы в следующем порядке:
Какое из предстоящих дел важнейшее?
Какое из предстоящих дел нельзя доверить никому, кроме себя? Что лучше сделать самому, а что отдать подчиненным, и использовать оставшееся время на выполнение еще одной задачи?
Как можно повысить эффективность исполнения каждой из поставленных задач?
Отвечайте на каждый из поставленных вопросов. Это позволит увеличить эффективность вашего труда в разы.
Важно соблюдать принцип трех «нет». Это свод трех правил:
«Нет» №1. Никогда не беритесь помогать кому-то решать его задачи в тот момент, когда заняты одним из пунктов своего дела. Учитесь говорить «нет» так, чтобы . Он должен понять, что вы ничего не имеете против него, вам действительно нужно закончить важное дело;
«Нет» №2. Говорите «нет» себе в тот момент, когда вы хотите поучаствовать в разговоре коллег о погоде или внеочередном чаепитии;
«Нет»№3. Рядом со списком дел разместите еще один перечень – того, что вы делать не станете никогда. Это те дела, которые не приносят пользы, и не добавляют эффективности вашей работе.
Вы не замечали, что у успешных руководителей на столе нет завала из документации, ручек и другой канцелярии? На нем чисто, лежит пара бумаг, которые требуют срочного внимания.
Спокойствие! Только спокойствие – выдыхаем и работаем!
Вам знакомо чувство, когда на рабочем столе скапливается сразу множество неотложных бумаг, исполнить неотложное поручение, а в электронной почте десять важных писем, на которые нельзя не ответить? Паника нарастает ежесекундно, выхода нет, и вы сегодня останетесь за рабочим столом в офисе.
Порядок действий следующий:
Закрываем глаза;
Делаем вдох;
Выдыхаем;
;
Считаем до тридцати;
Открываем глаза
Выбираем срочное дело и работаем методично и целенаправленно.
Сохраняйте душевное равновесие, не нервничайте, и не выходите из себя. Не стремитесь перенести на сегодня те дела, которые запланировали на завтра. Лучше дайте организму отдохнуть. Делайте в день столько, на сколько хватает сил. Не перегружайте организм, усталость имеет свойство накапливаться, и вы долго потом будете восстанавливать силы.
Не забывайте в список ежедневных дел включать и насущные потребности. К ним относятся следующие:
Время на отдых;
Сон;
Книгу;
Семью;
или бассейна;
Культурная программа (театр, кино, выставка).
Пунктуальность, с которой вы подойдете к планированию рабочих дел, даст возможность освободить дополнительное время для отдыха и семейных радостей. Человек — не машина, которая запрограммирована только на работу, у него есть физические и социальные потребности, чувство долга и обязательства перед родными людьми.
Не ставьте на первое место профессиональную карьеру. Главное для человека – личное счастье, которое основано на любви и заботе к близким. Чем счастливее человек в кругу семьи, тем больше он любит свою работу и отдает ей максисмум энергии и сил.
8 февраля 2014Всем нам знакомо чувство, когда время словно просачивается сквозь пальцы. Мы постоянно торопимся, но при этом ничего не успеваем.
Дни сменяются днями, усталость накапливается, а вот продуктивность работы остаётся по-прежнему низкой.
Суть проблемы очевидна — мы просто не умеем управлять собственным временем. Хорошей же новостью является то, что научиться этому совсем не сложно.
Что представляет собой тайм-менеджмент
Технология управления временем и эффективного его использования называется тайм-менеджментом. И слышать о ней наверняка приходилось каждому.
Суть данной методики заключается в том, чтобы научиться осознанно контролировать количество времени, которое тратится нами на выполнение тех или других действий. Как результат — существенное увеличение собственной продуктивности.
Поначалу тайм-менеджмент затрагивал исключительно деловую сферу деятельности человека. Но сегодня данная методика касается совершенно всех отраслей без исключения. Полезной она является как для бизнесменов, офисных сотрудников и фрилансеров, так и для путешественников, учащихся и домохозяек.
За какой бы проект вы не взялись, тайм-менеджмент позволит вам грамотно рассчитать его масштаб, а также то время, которое уйдёт у вас на его реализацию.
Как научиться управлять своим временем
При желании научиться управлять своим временем может каждый из нас без исключения. Самое главное — следовать некоторым простым правилам.
Как повысить собственную эффективность
Если вы хотите научиться работать максимально эффективно, то вам следует подойти к решению данного вопроса комплексно. Недостаточно только составлять планы и вовремя решать порученные вам дела.
Так, к примеру, важную роль в нашей продуктивности играет тот образ жизни, который мы ведём. Обязательно выделяйте время для полноценного сна и уделяйте внимание своему питанию. И даже при самом загруженном распорядке дня находите время для физических занятий.
Следите за порядком на своем рабочем столе, ведь хаос в вещах нередко порождает и неразбериху в мыслях. Кроме того, так у вас будет уходить меньше времени на то, чтобы найти тот или другой документ.
Ну и, конечно же, не позволяйте себе в рабочее время отвлекаться на социальные сети или общение с друзьями, если в нём нет явной необходимости. Нам может показаться, что отвлекаемся мы всего на минутку. В итоге же интернет и телефон поглощают довольно-таки существенную часть нашего времени. Да и, вообще, избегайте прокрастинации , т.е. постоянного откладывания важных дел. Это может привести не только к жизненным проблемам, но и к психологическим.
Таким образом, при желании, каждый из нас сможет научиться управлять собственным временем. Всё, что для этого требуется — лишь немного желания и силы воли. Положительные же результаты не заставят себя долго ждать.
Продуктивного вам тайм-менеджмента и хорошего настроения!
Видео: Прокрастинация - Всё как у зверей
Не знаете как все успевать? Ни на что не хватает времени? Заходите к нам - мы научим Вас управлять своим временем!
Правильное управление временем – это золотой ключ к будущему успеху!
Нет такого, что у кого-то меньше или больше времени – всем отведено одинаковое количество времени.
Но, есть одна проблемка, не все умеют правильно планировать свое время, а это негативно сказывается на судьбе человека.
Нужно понимать и зарубить себе раз и на всегда одну истину: Время – это деньги!
Бессмысленно прожит день — никогда больше не вернуть, время уходит навсегда и безвозвратно!
Я хочу, чтобы Вы задумались над этим утверждением!
Хочу чтобы Вы собрали всю свою силу воли в кулак – и смело пошагали вперед, выстроили свою личную стратегию управление временем!
Запомните, НИКОГДА не жалейте о прошлом, о зря потраченном времени, о недоделанных делах – действуйте сию же минуту, не жалейте о прошлом – этого уже не вернуть!
Уважаемые мои, я сильно хочу, чтобы каждый из Вас наконец-то стал полноправным хозяином своего времени, своей жизни!
Именно Ваша жизнь и Ваше время – принадлежит только Вам и никто не смеет распоряжаться и потыкать Вам о Вашем личном времени!
Постарайтесь посмотреть на свою жизнь со стороны! Уверенна в том, что у Вас остались недоделанные дела, не достигнутые цели, которые тянуться с прошлого.
А почему? Почему Вы раньше этого не достигли?
Вы сейчас будете мне говорить, о том, что тогда не хватало времени для их достижения или Вы еще не задумывались о своем управлении временем? – БРЕД! Не верю! Это только Ваши отмазки!
Вот подумайте, ни одному человеку на всей планете не отводиться больше 24 часов в сутки – даже богатые и влиятельные люди никак не увеличат свое время, им выделено столько же времени сколько и Вам!
Мы все на равных правах! Всем отведено 24 часа и точка!
А теперь посмотрите назад и скажите мне: «Что же Вы уже успели сделать? Чего смогли добиться? Или Вы до сих живете отговорками?»
Всем советую не тратить свое драгоценное время в пустую на просмотр нелепых и тупых сериалов, на увлекательные (которые затягивают с головой в виртуальный мир), на беседы по телефону по пол дня!
Научитесь говорить НЕТ людям, которые крадут у Вас время своим нытьем о жизненных проблемах, говорите НЕТ делам, которые не приносят никакой пользы!
Жизнь пробежит очень быстро, Вы не успеете оглянуться как уже будете старенькими и беспомощными!
Вот тогда то Вы и пожалеете о не сделанном, а время Вы уже не вернуть…
Итак, как же правильно организовать свой день и эффективно научиться управлять своим временем?
Как правильно его распределить? Как научиться им распоряжаться, чтобы хватало времени на любимое занятие?
Сразу открою Вам тайну – времени будет всегда 24 часа в сутки, чтобы Вы не делали!
Если Вы надеетесь на то, что когда-то там в далеком будущем свободного времени будет побольше – Вы ошибаетесь!
Всегда в Вашей жизни будут появляться срочные дела на которые нужно будет тратить приличное количество времени – и так будет всегда.
Чем старше Вы становитесь, тем больше времени Вам будет требоваться, чтобы решать рабочие и семейные дела: воспитание детей, работа, семья, присмотр за старенькими родителями и т.д.!
Вот на пенсии у Вас как раз и будет побольше свободного времен, но увы…Вы не сможете в старости сделать то, что смогли бы со скоростью и азартом сделать в молодости!
То что мы имеем сегодня – это результат того, что мы делали в прошлом и какое время мы на это потратили!
Вот смотрите, если, например, какой-то человек потратил много сил и времени на создание своего бизнеса – на данный момент он может спокойно пользоваться его результатами, спокойно покачиваясь в кресле-качалке с чашечкой кофе где-то на Мальдивах 🙂
Он имеет достаточно свободного времени для себя, и он это заслужил!
Возьмем теперь другого человека, который раньше очень жалел себя и не занимался строением бизнеса, а просто бездарно тратил свое время! На данный момент, он работает на кого-то, чтобы выжить – и эта проблема большинства!
Запишите в тетрадку какие дела крадут у Вас время!
Детально постарайтесь расписать то, на что именно у Вас уходит много времени, на какие именно дела – анализируйте!
Если Вы видите, что много времени тратите в пустую и его не хватает для более важных дел – задумайтесь и измените ситуацию!
Постоянно работайте над собой!
Самое трудное занятие для каждого – это борьба с самим собой!
Иногда бывает так трудно взять себя в руки и заставить что-то сделать!
Вот, к примеру, Вы пришли с работы и внушили себе, что сильно устали, что ничего не хотите, что просто хочется лечь и посмотреть телевизор – хотя в этот момент Вы должны собираться на курсы английского или пойти на фитнес.
Вот в таких моментах и проверяется сила воли человека!
Успеха добиваются только те, кто умеет себя организовать, заставить, переключиться на позитивную волну.
Скажу Вам честно, я не знаю таких людей, которые бы добились ошеломляющего успеха и признания лежа на диване с пультом в руках!
Хотя…может для кого-то лежать на диване после рабочего дня – это уже всей его жизни 🙂
Составьте четкий план своих дел на день, неделю, месяц!
С помощью такого плана и списка таких дел, на которые Вы тратите огромное количество своего времени — Вы сможете сориентироваться за счет каких именно дел можно выкупить немного времени для более значимых занятий!
Часто думайте о своем будущем!
Подумайте, кем Вы себя видите через 5, 10, 20 лет?
Чем именно Вы будете заниматься в будущем? На что будет не жалко тратить свое время?
Кто-то увидит свое будущее в рутинной офисной работе, другой – будет четко представлять как он с желанием строит свой бизнес, у третьего – работа будет связанна с путешествиями, четвертый – будет видеть себя на диване за просмотром фильмов….у каждого по разному.
Совмещайте приятное с полезным!
У каждого человека есть те самые дела, которые не приносят ему радости, но без таких дел обойтись никак нельзя, особенно если они крепко связанны со здоровьем!
Если, например, Вы решили заняться утренними пробежками – совмещайте их с прослушиванием любимой бизнес книги! Обычные занятие спортом можно совместить с просмотром увлекательной передачи.
С этого выходит, что с одной стороны Вы получаете колоссальное удовольствие, а с другой – Вы занимаетесь полезным делом!
Вот таким образом, у Вас появиться дополнительное время на что-то другое.
Не позволяйте лени окутать Вас в свои объятия, не позволяйте ей нагло красть Ваше время!
Запомните – то время, которое Вы уже опустили – больше никогда не вернется!
Не используйте свое время бездумно – бесполезно проведенное время — плохо скажется на Вашем будущем!
Обязательно посмотрите данный ролик об управлении временем.
Узнаете себя?
Не бросайтесь в крайности!
Есть люди, которые полностью ограничивают себя во всем: от общения с друзьями, от прослушивания музыки, от отдыха, от похода в кинотеатр – добиться высоких результатов!
И что в итоге получается?
Что человек полностью отдал свою молодость ради признания, полностью вычеркнув из своей жизни все радости бытия.
Такие люди сами крадут у себя жизнь!
Они больше не смогут купить за свои заработанные деньги те года, тот пик наслаждения жизнью.
Жизнь – очень красивая и интересная штука, нужно уметь ею наслаждаться, но в меру!
Всегда сохраняйте баланс между полезным и приятным!
Наблюдайте за времяпровождением успешных людей!
Состоятельные люди очень часто кому-то платят лишь за то, чтобы другие решили за них их же повседневные проблемы, ради того чтобы выкроить немного времени на более важные дела, например, на обучение!
Каждый успешный человек, к примеру , занимается саморазвитием: читает, тратит свое время на общение с такими же состоятельными людьми.
Обязательно берите с них пример!
Старайтесь делать дела наперед!
Запомните мудрую пословицу: «Никогда не откладывай на завтра то, что можно сделать сегодня!»
Я Вас конечно же не заставляю бежать впереди трамвая и выполнять все, что только попадается Вам под руку, нет!
Вы должны для себя понять то, что есть такие дни – когда заняться нечем, а бывают и такие дни, что даже нет и пары секунд, чтобы поднять голову – так завалены работой!
Вот поэтому я Вам и предлагаю, высвободить в будущем немного свободного времени для себя – частично сделав будущую работу.
Не откладывайте все на последний момент!
Очень часто люди говорят себе фразу: «Аааа, не хочу себя загружать этим делом, сделаю его завтра!»
Наступает то самое завтра и Вы опять футболите это дело на следующий день и так продолжается до тех пор, пока не наступит тот самый момент, когда СРОЧНО нужно выполнить это задание!
Такое очень часто наблюдается со студентами, когда они готовятся к написанию диплома!
Распределяйте свои дела!
Люди, которые постоянно откладывают на потом свои дела – никогда не станут успешными!
А теперь переходим от теории к практике. Моя личная рекомендация! 😉
Ты отдаешь себе отчет в том, что у тебя слабая самодисциплина, 80% своего времени ты ленишься что-то полезное сделать, а потом ругаешь себя за это и так продолжается до бесконечности?
Думаю, каждый слышал, кто такой Евгений Попов и какой путь он проделал: от обычного уборщика до успешного интернет-бизнесмена.
Евгений создал эффективный скрипт по управлению временем , который в удобной форме позволяет формировать свой день. Его можно установить, как на телефон, так и на компьютер для продуктивного планирования своего дня!
С помощью курса «Хозяин времени», большинство людей ежедневно пользуются специальным скриптом (установленном на телефоне или на компьютере) по планированию своего дня и кардинально меняют свою жизнь.
Успей за день сделать то, что накопилось за неделю и вот увидишь, как круто измениться твоя жизнь!
Хватит быть «овощем»! Будь активным! Живи яркой жизнью!
P.S. Я лично купила курс «Хозяин времени» от Е. Попова сразу же на 5-ый день после его выпуска! Поэтому советую всем без сомнений: покупайте и учитесь продуктивно управлять своим временем!
Хотите сделать успешную карьеру? Научитесь управлять своим временем и Вы получите все, что пожелаете.
Полезная статья? Не пропустите новые!
Введите e-mail и получайте новые статьи на почту
Здравствуйте, друзья! На связи Дмитрий Шапошников.
По моему наблюдению современный успешный человек неизбежно сталкивается с понятием «тайм-менеджмент». Каждый в той или иной степени ощущал нехватку времени, давление сроков, испытывал стресс от вынужденной спешки.
Прочитав статью, вы усвоите самое важное об управлении временем, ознакомитесь с основными концепциями успешного тайм-менеджмента. Все это в сопровождении моих примеров и комментариев. Я надеюсь, что изучение этой темы будет для вас полезным, интересным и увлекательным!
Начнем, друзья!
1. Что такое тайм-менеджмент – определение и история возникновения
Прямой перевод данного термина «Time Management » с английского – «управление временем ». Ясно, что в прямом смысле управлять временем невозможно: реальная функция тайм-менеджмента – использовать время своей жизни с максимальной эффективностью.
Наиболее точное определение тайм-менеджмента звучит так:
Тайм-менеджмент - это учёт, распределение и оперативное планирование собственных ресурсов времени.
Ещё один вариант определения.
Тайм-менеджмент - это научный подход к организации времени и повышение эффекта от его использования.
Девиз профессионального тайм-менеджера:
Работай меньше, успевай больше!
Люди, которые умеют продуктивно распоряжаться собственными запасами времени, живут более насыщенной и полной жизнью, делают свою работу с минимальными временными затратами.
Управляя своим временем, мы имеем больше жизненного пространства: становится более реальной возможность заниматься тем, что нам действительно нравится.
Учитывая, в каком аврале живёт современный человек, вопрос управления ресурсами времени становится всё более актуальным, если не сказать – жизненно важным. Развитый навык управления временем в разы повышает личную эффективность. Это я понял уже лет 12 назад.
Тайм-менеджмент позволяет упорядочить рабочее и личное время в течение дня (недели, месяца) чтобы успевать делать все важные и нужные дела, не отвлекаясь на второстепенные или посторонние вопросы и проблемы.
Эффективное планирование позволяет высвобождать для насыщенной и полноценной жизни колоссальные ресурсы времени. По мнению профессионалов, размеры таких ресурсов исчисляются годами и десятилетиями.
История тайм-менеджмента
Научный подход к организации времени – проблема не новая. История тайм-менеджмента уходит корнями в далекое прошлое.
Еще 2000 лет назад в Древнем Риме известный мыслитель Сенека предложил разделять все время на потраченное с пользой, то есть хорошее, на плохое и бесполезное.
Сенека также стал вести постоянный учет времени в письменном виде. Мыслитель говорил, что проживая определенный период времени, необходимо оценивать его с точки зрения заполненности.
В дальнейшей истории управления временем эти идеи легли в основу такого понятия как «личная эффективность».
Альберти, писатель и итальянский ученый, живший в XV веке, говорил, что те, кто умеет управлять временем с пользой, будут всегда успешны.
Для этого он предложил использовать два правила:
- Каждый день с утра составлять список дел.
- Расставлять дела в порядке уменьшения важности.
На протяжении многих веков все эти принципы существовали лишь в теоретическом виде и только с 80-х годов прошлого века данная тема стала переходить от теории к практике.
Управление временем необходимо не только руководящим работникам и владельцам собственного бизнеса: каждый из нас должен уметь распоряжаться собственными активами, дабы наслаждаться процессом жизни во всей полноте.
Безусловно, тайм-менеджмент нужен далеко не всем. Если человеку в своей жизни нечем заняться, и его главная задача - «убить время», то управление временем для такого человека – неактуальная и ненужная дисциплина.
Другими словами, сначала следует определиться – действительно ли вам не хватает времени и куда вы хотели бы деть свободные минуты, часы и дни, когда они появятся.
Тайм-менеджмент состоит из нескольких составных частей:
- строгий учёт времени;
- оптимизация временных ресурсов;
- планирование дня (недели, месяца иди другого отрезка времени);
- организация мотивации.
Управление временем важно не только для работы: люди, постигшие искусство тайм-менеджмента, более жизнерадостны, здоровы и успешны в профессиональной и личной жизни.
Эффективный тайм-менеджмент позволяет осмысливать все свои поступки и решения с точки зрения их целесообразности для собственного развития и совершенствования.
2. Мифы об управлении временем – 3 основных заблуждения
Существует ряд общественных стереотипов и заблуждений относительно управления временем.
Некоторые считают, что тайм-менеджмент нужен исключительно для работы, что в России данная дисциплина неэффективна ввиду особенностей национального менталитета, что жизнь строго по плану превращает человека в робота и лишает его свободы воли.
Все эти мифы не состоятельны: ниже я постараюсь их полностью развенчать.
Миф 1. Никто не может управлять временем
Утверждение верное по форме, но ошибочное по содержанию. Управлять временем действительно невозможно (если, конечно, вы не изобретатель машины времени). Никто не способен замедлить его объективный ход, ускорить или остановить даже на мгновение.
Зато человек может делать следующее : управлять собой, своими решениями и действиями во времени, а также заниматься определением приоритетов. Именно об этом и рассуждают практики тайм-менеджмента – об управлении собственной жизнью.
Разумный и прагматичный подход к своим действиям и есть управление временем: вы будете удивлены, сколько минут и часов высвобождается, как только вы начинаете действовать более обдуманно и осознанно.
Помните, что все успешные люди, независимо от рода своей деятельности, планируют свои дела и действуют с максимальной продуктивностью. При этом работают они примерно столько же, сколько обычные люди, но всегда успевают сделать больше.
Их секрет в том, что в единицу времени они успевают сделать большее количество дел, что в итоге сказывается на их жизненных результатах.
Миф 2. Тайм-менеджмент заставит меня работать больше и интенсивнее
Работать много и уставать, пренебрегая отдыхом – прямой путь к переутомлению и депрессии. Необходимо постоянно стремиться к снижению объёма работы при увеличении результативности. Как это сделать? Если говорить коротко – то действовать строго по плану и уметь отделять второстепенное от главного.
Эффективно использовать методы тайм-менеджмента – не значит делать больше или увеличивать производительность за счет скорости выполнения работ.
Речь идёт о повышении личной результативности через исключение ненужных задач и устранения так называемых «пожирателей времени» или «хронофагов».
К разряду хронофагов относятся сотни бессмысленных и мелких дел, которые мы делаем в течение дня, даже не задумываясь об их целесообразности: частая проверка почты, общение и просмотр новостей в соцсетях, лишенные смысловой нагрузки разговоры с коллегами.
Приверженность человека к отвлеченным от основной задачи делам отчасти объясняется прокрастинацией – желанием отложить «до лучших времён» важные и нужные мероприятия.
Однако если отбросить рефлексию и признать для себя важность и значение текущих задач, отвлекаться на посторонние дела у вас не будет ни сил, ни желания.
Миф 3. Использование тайм-менеджмента превратит меня в робота, который всё будет делать по расписанию, лишит меня свободы и выбора
Люди боятся превратиться в роботов, но на деле уже являются ими, а также рабами собственных психоэмоциональных привычек и шаблонов поведения.
Управление временем не ограничивает нашу свободу, а наоборот – создаёт её.
Тайм-менеджмент необходим не только офисным сотрудникам, руководителям и менеджерам: управлять главным ресурсом жизни – собственным временем – нужно всем, кто относится к себе ответственно и серьёзно.
Практический критерий необходимости внедрения в жизни принципов тайм-менеджмента – наличие 4-х и более дел в плане на текущий день (учитываются не только профессиональные, но и личные дела). Это нужно и бизнесменам, и свободным художникам, и домохозяйкам.
Пример
Если вам нужно закончить проект по работе, поговорить об этом с начальством, после работы зайти в мастерскую по ремонту телефонов и наконец, забрать малыша из детского сада, то разумное планирование времени – ваша насущная необходимость.
Планирование и распределение ресурсов помогает быстрее достичь важных целей и высвободить время на отдых, восстановление сил, общение с друзьями и близкими. Тайм-контроль позволяет достигать результата быстрее и с меньшими затратами.
Что касается жизни по расписанию, то разумная организация труда и отдыха ещё не приносила вреда никому. А для спонтанности и творческого подхода (если таковые имеются) в любой работе всегда найдётся место.
3. Как управлять временем – 7 главных принципов тайм-менеджмента
А теперь перейдём к практике и выясним, как правильно управлять временем, с чего начать контроль и планирование своих действий, какие трудности обычно возникают на этом пути и как их преодолеть. Ниже я описал основные принципы и правила.
Принцип 1. Планируйте свои действия
Планирование дел на ближайший день (или ближайшую неделю) имеет практическое значение в любой работе. Неважно, сидите ли вы в офисе, стоите у конвейера, подрабатываете курьером в свободное от учёбы время – чёткий план действий всегда принесёт реальную пользу в виде повышения результативности (личной и профессиональной).
Даже если ваши действия строго регламентированы должностной инструкцией, всегда нужно иметь заранее составленный план – это поможет справляться с работой более эффективно и оперативно.
Помните, что все успешные люди планируют свою жизнь.
Запомните несколько важнейших аксиом тайм-менеджмента :
- Фиксируйте цели письменно. Если на бумаге (или в электронном ежедневнике) не обозначена ваша цель, значит, её не существует.
- Планируйте свой день. Заранее составленный список заданий и действий увеличивает продуктивность любого вида деятельности на 25%.
- Дробите большие задачи. Объемные по времени выполнения дела нужно всегда разделять на несколько мелких подзадач – не хватайтесь за масштабный проект, не продумав заранее последовательность действий.
Необходимо, чтобы планирование стало вашей второй натурой: возьмите за правило составлять план действий на завтрашний день перед сном. Утром на работе вы уже будете точно знать, с чего начинать, чем продолжить и как закончить.
Всегда оставляйте определенный резерв времени на «форс-мажор» - непредвиденные обстоятельства.
Помните, что те несколько минут, что вы затратите на составление плана, с лихвой окупятся в будущем: результаты грамотного планирования вы оцените уже на первой неделе внедрения в жизнь.
Принцип 2. Формулируйте желаемый результат в конкретные цели и задачи
Стратегическое и эффективное планирование невозможно без грамотного целеполагания. Если говорить более простым языком, вы должны уметь четко формулировать основную цель и уметь разбивать её на более конкретные и локальные задачи.
В теории менеджмента этот навык именуется «декомпозиция целей» . Основной способ воплотить данное понятие на практике – это переход от общего к частному.
Существует профессиональный инструмент (или принцип) для формулировки и постановки локальных задач в тайм-менеджменте и целеполагании.
Он называется принцип SMART .
Согласно данному принципу цель должна быть :
- конкретной (Specific);
- измеримой (Measurable);
- достижимой за определенный период (Attainable);
- актуальной или истинной – необходимо заранее понять, действительно ли данная задача поможет в достижении цели (Relevant);
- ограниченной во времени (Time-bound).
Основной критерий полезности и эффективности локальной задачи – её конкретность. Начиная движение к крупной цели с выполнения последовательных задач, вы значительно сокращаете время выполнения работы.
Последовательность и сосредоточенность на конкретных пунктах – залог будущего успеха.
Даже самые великие творцы не создавали свои произведения сразу целиком – сначала они составляли план, а затем выполняли его по пунктам. Один из секретов успешного управления временем – в умении сосредоточиться на текущих задачах, не теряя общего направления.
Принцип 3. Фиксируйте ваш план действий
О необходимости обязательно фиксировать план действий уже было сказано выше. Здесь же рассмотрим, каким образом это лучше всего сделать. Существует несколько рабочих и действенных инструментов, позволяющих сделать свои планы и задачи более наглядными и конкретными.
Один из таких методов называется . Объясню, как это выглядит на практике.
Пример
Допустим, ваша цель – построить дом. Для начала следует разбить задачу на несколько этапов: расчистить площадку, вырыть и заложить фундамент, провести надземные работы, выполнить отделку помещений, провести коммуникации и заняться благоустройством.
В диаграмме Гранта указываются все задачи текущего масштабного проекта вместе со сроками их осуществления, продолжительностью во времени и очередности выполнения.
Однотипные задачи можно группировать в один пункт, а более объёмные дела целесообразно разбивать на несколько последовательных задач.
Наглядное составление плана экономит не только ваше время, но и позволяет другим сотрудникам, участвующим в проекте, быстро уяснить положение дел и включиться в работу с нужного этапа.
Принцип 4. Расставляйте приоритеты
Своевременно и чётко определить главную цель – это необходимо и правильно. Но главная задача – это двигаться к достижению данной цели, последовательно выполняя текущие задачи разной степени трудности.
Для расстановки приоритетов в ежедневном планировании подойдет простой способ, который называется «Способ АБВГД» .
Способ АБВГД (ABCD)
«А» – это самое важное дело текущего дня, «Б» – менее важное, «В» – задача средней значимости и т.д.
Первое в списке дело следует выполнять первым. Обычно эта задача самая трудоёмкая и сложная. Иногда человек испытывает страх или ленится начинать день с главной задачи, но секрет в том, что именно от её выполнения зависит эффективность вашей текущей деятельности.
Специалист по практическому тайм-менеджменту советует решать данный вопрос жестко и однозначно. Его метод называется: «съесть лягушку на завтрак». «Лягушка» - это самое сложное и неприятное дело текущего дня. Вы постоянно переносите его на «послеобеда», на вечер, а то и на завтра.
Но суть в том, что тем самым создаётся постоянное эмоциональное напряжение, которое мешает вам продуктивно выполнять все остальные дела. Трейси говорит, что начинать день следует с самого трудного, тогда все остальные дела будут выполнятся практически сами собой.
Логическим продолжением метода Брайна Трейси здесь является закон или принцип Парето.
Закон Парето
20% наших усилий приносит нам 80% результатов, а остальные 80% наших усилий - лишь 20% результатов.
Таким образом наша задача - выявить эти 20% наших самых эффективных действий и сконцентрироваться именно на них.
Ещё один инструмент для эффективной расстановки приоритетов называется «Матрица Эйзенхауэра» . Политический и военный деятель, президент США Дуйат Эйзенхауэр был человеком практичным и весьма успешным.
Он придумал разделять все текущие дела на 4 категории :
- срочные и важные;
- важные, но не срочные;
- срочные, но не очень важные;
- неважные и несрочные.
Первая категория : срочные и важные - это первостепенные задачи следует выполнять обязательно сегодня и сейчас: их откладывание обязательно создаст ненужные трудности в будущем. Поручать их подчиненным не стоит – это нужно делать самому и немедленно.
По-другому этот сектор матрицы называют «Сектором пожара», находиться в котором долго чревато неблагоприятными последствиями, прежде всего для собственного здоровья.
Мой секрет тайм-менеджмента - находиться в секторе « Важные - Не срочные» .
Это самый эффективный сектор матрицы. Здесь вы спокойны, здесь вы планируете, обдумываете, действуете грамотно и взвешенно, здесь вы занимаетесь по настоящему важным.
Не допускайте перетекания важных дел в сектор срочных!
Дела из 4-ой категории (несрочное и неважное) можно смело вычеркивать из ежедневного списка.
Можно ежедневно составлять примерно такую таблицу, основанную на «Матрице Эйзенхауэра».
Не поленитесь, и внедрите эту простую таблицу в свою систему планирования дня.
Принцип 5. Фокусируйтесь на главном
Я уже говорил, как важно достигать поставленных целей, в этом пункте расскажу о том, как делать это максимально эффективно.
Умение фокусироваться на главном, не отвлекаясь на постороннее, - важнейший практический навык, овладев которым, вы решите самые приоритетные задачи продуктивного тайм-менеджмента.
Время – не восполняемый ресурс, и самый ценный из всех существующих. Мы можем потратить 10 000 рублей и снова их заработать, но вернуть обратно прожитую секунду мы не в состоянии.
Мы также не способны продлить сутки до 25 часов, но можем освободить собственное пространство для тех занятий, которые нам действительно важны.
Чтобы второстепенные дела не сказывались на вашей личной результативности, необходимо овладеть конкретными техниками управления времени.
Одна из самых действенных техник высвобождения времени – делегирование. Точнее будет сказать, делегирование - это составляющая классического менеджмента.
Делегирование – это способ поручить часть наших дел другим людям.
Самые элементарные примеры: свою машину можно помыть не самостоятельно, а отдать в автомойку, или еще: потекший кран в ванной можно починить самостоятельно или вызвать профессионального сантехника.
Запомните
Любые задачи, которые целесообразнее (с точки зрения финансов и затрат времени) предоставить другим, нужно предоставлять другим.
Чем выше стоимость вашего личного времени, тем больше второстепенных и не слишком важных задач можно делегировать.
Менее важные дела можно выполнять в «не-ресурсное время».
Речь идет о той части дня, когда вы находитесь уже не на пике своих умственных и физических сил, например, в конце дня, когда есть усталость.
Также, к примеру, находясь в транспорте или в очереди, можно совмещать ожидание с обучением – прослушивать аудиокниги по профессиональному мастерству или развитию одного из навыков личной эффективности.
Ещё один важный навык для реальной экономии времени: умение говорить «нет».
Не подумайте, что отказывать нужно всем без разбора.
Умение сказать «нет» относится в первую очередь к тем людям и делам, которые лишают вас ваших энергетических и временнЫх ресурсов не давая ничего взамен.
Говорите «нет» болтливой соседке или сотруднице, чтению бульварной прессы, интернет-серфингу по соцсетям и развлекательным ресурсам, просмотру ТВ.
Помните, что даже небольшой незапланированный перерыв, когда кто-то или что-то вас отвлекло от дела, может стать причиной срыва планов.
Принцип 6. Анализируйте свой опыт и создавайте свои правила тайм-менеджмента
Периодически стоит оглядываться назад и делать прагматичные выводы из своего опыта управления временем. Изучайте свои ошибки и обязательно принимайте меры по их исправлению.
Обязательно анализируйте ситуации, в которых вы особенно интенсивно теряли личные ресурсы.
Всегда следует оставаться осознанными и со стороны смотреть, что именно происходит с вашей жизнью - в каком направлении и с какой скоростью она движется.
Если вы почувствовали, что утратили контроль и слишком углубились в решение задачи, не думая о затратах времени, самое время остановиться, сделать перерыв и попытаться оптимизировать собственные действия.
В конце концов, создавайте свои правила по управлению временем, свои фишки. Вся ваша жизнь, ваша деятельность - уникальна.
Принцип 7. Планируйте отдых
В погоне за успехом и личной результативностью никогда не пренебрегайте отдыхом, я скажу более того - планируйте отдых, также как и ваши бизнес-задачи! Для управления временем полноценный отдых – важнейший элемент успеха.
Пример из жизни Радислава Гандапаса
Известный российский бизнес-тренер и оратор Радислав Гандапас, как он рассказывал на одном из своих тренингов, планирует в своем рабочем расписании дни на посещение гольф-клуба. Это важное хобби в его жизни.
Эти дни он выделяет красным как мероприятия высшей степени важности, которые не подлежат переносу.
В противном случае, говорит Радислав, ему не удается поиграть в гольф в принципе, так как всегда находятся дела поважнее.
Оставаться на пике своих психофизиологических возможностей можно только с помощью регулярного восстановления сил.
Нельзя экономить на сне, собственных выходных и общении с близкими – это такие же важные факторы эффективного тайм-менеджмента, как планирование и постановка целей.
4. Обзор популярных книг и тренингов по управлению временем и повышению личной эффективности
Существует масса полезной литературы по управлению временем. Отдельные издания посвящены тайм-менеджменту для женщин (молодых мам, домохозяек), студентов, школьников, руководителей.
Проводятся семинары, конференции, мастер-классы и тренинги по тайм-менеджменту.
На мой взгляд, максимально информативными и доступными книгами по данной теме являются труды Глеба Архангельского, Евгения Попова и Брайана Трейси.
Евгений Попов – автор курса «Хозяин времени», создатель видеоуроков по данной теме, практик успешного бизнеса в Интернете. Имеет личный сетевой ресурс, на котором все желающие могут приобрести интеллектуальные продукты автора.
Если вы хотите быстро овладеть основами практического тайм-менеджмента, обязательно изучите курс Евгения Попова « ».
Глеб Архангельский – ведущий российский специалист по вопросам управления временем. Руководитель собственных корпоративных проектов по внедрению тайм-менеджмента в практику крупнейших отечественных компаний – РАО ЕЭС, «Вимм-Билль-Данн» и других. Создатель бестселлеров: «Организация времени» и «Тайм-драйв».
Брайан Трейси - ведущий мировой эксперт по личной эффективности, консультант по менеджменту, писатель, оратор.
Другие книги данной тематики: «Тайм-менеджмент по помидору» (Штафан Нётеберг), «Жесткий тайм-менеджмент» (Дэн Кеннеди), «Максимальная концентрация» (Люси Паладино).
5. Заключение
Подведём итоги, друзья! Сам я лично стараюсь использовать следующие элементы тайм-менеджмента:
- планирование дня;
- расстановка приоритетов (АБВГД);
- работа со списком задач.
На практике убедился, что планирование времени упрощает жизнь и помогает больше успевать.
Главное, чтобы это вошло у вас в привычку. А привычка формируется 20-30 дней. Вам нужно будет продержаться совсем немного, чтобы вы привыкли делать правильные вещи, а затем система привычек и управления временем будет работать на вас.
Каждый день мы просыпаемся и куда-то бежим, торопимся, стараемся переделать кучу дел, а времени катастрофически не хватает. Это состояние знакомо каждому в той или иной степени. Время стремительно несется вперед, и прожитых минут уже не вернуть назад. Как же научиться не тратить его на пустые и ненужные дела? Существует много способов управления временем, позволяющих повысить продуктивность, сберечь силы и нервы. Рассмотрим некоторые из этих способов.
Составляйте план того, что нужно сделать в течение дня, недели, месяца. Периодически сверяйтесь с планом и отмечайте то, что уже успели сделать. Учитесь выделять самое важное, группировать похожие дела в блоки, разбивать большие задачи на более мелкие. Анализируйте, удаляйте лишнее. Заведите ежедневник и записывайте все дела в него.
Проанализируйте, на что вы тратите свое время. Возьмите тетрадь и запишите все честно, подумайте, куда оно уходит впустую. Очень часто мы расходуем драгоценные минуты на звонки, сидение в социальных сетях, аське, курение. Постарайтесь свести к минимуму данные отвлекающие факторы или отказаться от них совсем. Откажитесь от телевизора или постоянного пребывания в интернете, и вы удивитесь, сколько у вас много свободного времени.
Время, проведенное в транспорте, автомобильных пробках, в ожидании кого-то используйте с пользой. Прочитайте книги, которые давно хотели прочитать. Если нет возможности читать, слушайте. В наше время есть много специальных приложений, которые вам в этом помогут.
Наведите порядок на своем рабочем месте. Очень часто мы тратим время на поиски нужного документа, ручки или других необходимых нам вещей. Самые нужные предметы держите всегда под рукой.
Учеными доказано, что наш мозг лучше всего работает утром, поэтом самые сложные или неприятные дела делайте утром , а оставшееся время сможете потратить на более приятные и легкие дела.
Боритесь со своей ленью, но не впадайте в крайности. Очень часто люди ограничивают себя во всем, отказываясь от музыки, походов в кино, общения. Не отказывайтесь от отдыха, совмещайте приятное и полезное. Небольшие перерывы в работе помогут освежить ваш мозг, привести в порядок мысли и начать работать более спешно. Занятия спортом можно, например, совмещать с прослушиванием любимой музыки или просмотром интересной передачи.
Научитесь говорить «нет». Очень часто мы берем на себя столько работы, что не можем с ней справиться. Научитесь отказываться от той работы, которая к вам не относится.
Ищите себе помощников. Если это возможно, переадресуйте некоторые дела кому-то другому. В качестве помощников могут также выступать разные полезные программы, записная книжка, смартфон, электронная почта.
Устанавливайте срок выполнения работы. Четкие сроки позволяют повысить продуктивность. Вспомните студентов во время сессии. Жесткие временные рамки мотивируют работать не отвлекаясь.
Некоторые дела можно автоматизировать , чтоб не отвлекаться на них постоянно. Например, можно установить программу, которая будет сообщать о новых письмах, чтобы не проверять почтовый ящик постоянно.
Учитесь у профессионалов. Наверняка есть более опытные люди в вашей сфере. Учитесь у них, новые знания и умения помогут выполнять вашу работу быстрее и продуктивнее.
У некоторых людей много времени уходит на подъем по утрам. Будильник звенит, а мы переворачиваемся на другой бок, и продолжаем спать. Приучите себя вставать сразу по звонку будильника, так вы избежите опозданий и получите дополнительное время. Постарайтесь ложиться спать не позже 23:00. Человек, который хорошо высыпается, работает гораздо продуктивнее.
Если взялись за что-то, то делайте сразу и не откладывайте дела на потом. Откладывание дел в долгий ящик ни к чему хорошему не приведет. Если это возможно, делайте все заранее. Отложенные дела очень часто переходят в категорию «срочно», когда откладывать больше нет возможности, и вы бросаетесь делать все и сразу, испытывая состояние стресса и волнения. Если будете браться то за одно, то за другое, вряд ли сможете добиться чего-то.
Избавляйтесь от ненужного. Выкидывайте лишний мусор на рабочем столе, старые бумаги, удаляйте ненужные письма, сообщения на телефоне. Все это замедляет ваше движение вперед.
Структурируйте информацию. Информация, разобранная на компьютере по отдельным папкам, и разложенные в шкафу документы в определенной структуре или просто вещи на вашем рабочем месте - все это поможет сэкономить время при поиске чего-то важного.
Возможно, у вас не все сразу будет получаться. Не сдавайтесь. Как только управление временем войдет в привычку, вы почувствуете себя более спокойным, успешным и уравновешенным человеком, вы будете меньше подвержены стрессам и вздохнете с облегчением.
