Умение дипломатично выходить из сложных ситуаций - ценный навык секретаря. Выдержка и самообладание помогут найти подход к руководителю и коллегам. Можно ли научиться дипломатичности или это качество, с которым нужно родиться?
Из этой статьи вы узнаете:
Среди требований к профессиональному помощнику руководителя встречаются такие термины как сдержанность, тактичность, самообладание. Всех их можно объединить словом «дипломатичность ». Его вспоминают, когда речь идет о политике и юриспруденции. В бизнес-среде эта черта характера не менее значима. Дипломатичный человек анализирует ситуацию, перед тем, как действовать. Он тактичен и объективен, умело справляется с собственной самоуверенностью, действует тонко и рассудительно.
Дипломатичность – что это : свойство характера или навык общения
Мы часто слышим, как тактичного рассудительного человека называют «прирожденным дипломатом». К таким людям причисляют успешных лидеров, наделенных обаянием, чувством юмора, развитыми волевыми качествами. Дипломатичность - это черта всесторонне развитой, зрелой личности, обладающей высоким интеллектом. Ее относят к этическим качествам и часто ошибочно характеризуют как избегание конфликтов. Истинный дипломат не прячется от проблем, а решает их по-деловому, приводя убедительные доводы и уважая противоположную сторону.
Природное обаяние - фундамент для искусства дипломатии. Человек, стремящийся овладеть им, должен не просто быть приятным и вежливым в обыденной жизни. Ему необходимо глубокое знание психологии общения. Профессионал добивается цели без малейшего давления, чувствуя собеседника. Такой навык важен для любого профессионала, в том числе секретаря, который часто становится связующим звеном между руководством и коллективом.
Трудно классифицировать как врожденную черту. Скорее это совокупность опыта и знаний, стратегия, рассчитанная на трансформации человеческого поведения.
Дипломатичность в общении : какими навыками владеет дипломат
В повседневном общении дипломатичность проявляется, прежде всего, как умение выстраивать диалог. Большинство людей довольно импульсивны и привыкли выражаться напрямик. Владеющий искусством дипломатии умеет выражать одну и ту же мысль различными способами. Выбранный способ передачи информации определяет ответную реакцию. - это умение предугадать ее.
Дипломатичное поведение укрепляет деловые и личные связи. Оно помогает обернуть любой конфликт в тему для переговоров. При этом переговоры будут взаимовыгодными.
В рабочей среде любой конфликт можно обратить на пользу его участникам. Спор становится поводом для обсуждения рабочих моментов. Когда все стороны удовлетворены принятым решением, конфликт считается исчерпанным.
В опроснике противопоставлены факторы прямолинейности и дипломатичности . Тест позволяет оценить отношение личности к окружающей действительности и другим людям. Он характеризует тактическое мастерство, которое вместе с высоким интеллектом и лидерскими качествами, является признаком дипломата.
Люди, получающие высокие оценки по данному фактору - независимы интеллектуалы со сложной натурой. Это лидеры аналитических дискуссий, личности, формирующие функциональные групповые решения.
Как развить дипломатичность
Выстраивание отношений с руководством и коллегами - неотъемлемая часть работы секретаря. Конфликты и недопонимание негативно сказываются не только на обстановке в коллективе, но и на производительности труда. Длительная работа над собой поможет овладеть искусством дипломатии и избавит от многих трудностей.
Чтобы понять, что значит дипломатичность для помощника руководителя, вспомните последний конфликт с вашим начальником и попробуйте найти взаимовыгодное решение. В качестве примера предлагаем случай из практики.
Помощник нескольких руководителей: какие трудности возникнут и как с ними справиться
Валерия ГРИШЕЧКИНА,эксперт в области администрирования
В моей практике был один руководитель, который в буквальном смысле использовал меня как «подушку безопасности» в общении с руководителями других департаментов. В сложных случаях, когда моей компетенции не хватало, и я пыталась донести до него, что вопросы нужно согласовывать именно с ним, он утверждал, что я не умею договариваться. При этом все начальники изливали друг на друга потоки негатива через меня.
Чтобы развить навыки дипломатичного поведения, следуйте следующим рекомендациям :
- Не принимайте конфликты на личный счет
Спокойствие - залог дипломатичного поведения. Постарайтесь понять, чем вызвано недовольство оппонента и предложите взаимовыгодное решение. Действуйте в интересах дела, а не в пользу личных амбиций.
- Избегайте поспешных выводов
Не провоцируйте конфликт до того, как выяснили мотивацию оппонента. Почувствуйте, что движет собеседником , и только после этого выстраивайте диалог. Так вы избежите конфликта и укрепите свою репутацию рассудительного и взвешенного человека.
- Не допускайте двусмысленности
Исключите из речи выражения, допускающие двойную трактовку. Оперируйте точными фактами и проверенной информацией. Если вы недостаточно знаете собеседника, избегайте ироничных интонаций и шутливых выражений.
- Не отчаивайтесь в случае неудачи
Реакция собеседника не всегда соответствует нашим ожиданиям. Отрицательный результат - источник информации для анализа. Ключ к несговорчивому оппоненту может оказаться в самом неожиданном месте. Неудача - это подсказка, где его искать.
Считают красивым синонимом хитрости. Различие состоит в том, что дипломатичный человек способен извлечь пользу из конфликтной ситуации и найдет взаимовыгодное решение. Никто не становится дипломатом с рождения. Это тонкое искусство дается с большим трудом, но помогает всю жизнь. Найти общий язык можно с любым человеком. Попробуйте сделать это искренне, и коллеги станут единомышленниками, а руководство поможет развитию карьеры.
Жизнь на Земле непрерывно меняется, а с ней развивается цивилизация. Отношения между народами и государствами подвержены различным состояниям, требующим определённого урегулирования. Каждое государство имеет свою дипломатическую службу, благодаря работе дипломатов страны регулируют свои интересы и достигают определённых целей на мировой политической арене. Кто же они, дипломаты? Какие это люди и можно ли выучиться этому искусству или непременно дипломатом нужно родиться?
Смысл и значение слова
В дипломатичность часто вкладывают не совсем правильный смысл, считая, что дипломатичность - это угождение всем, умение удержать своё мнение при себе и не высказывать его окружающим. Однако человек дипломатичный — это тот, кто умеет оценивать ситуацию перед тем, как высказаться и начать действовать. Дипломат не проявляет спешки и подавляет самоуверенность с помощью рассуждения. Он - тактичный человек, способный объективно оценивать события и имеющий развитое чувство меры. Такой человек умеет быть сдержанным даже в самых трудных ситуациях. Значение слова "дипломатичный" — это уклончивый, политический, умеющий действовать тонко. Дипломат, согласно словарю Ожегова, - это государственное должностное лицо, главным занятием которого являются внешние отношения.
Профессия дипломата и личные качества
Уникальная предполагает ответственность перед государством в представлении интересов национальной политики за рубежом. Чтобы быть дипломатом, необходимо обладать многими качествами, уметь общаться и быть в определённой степени творческим человеком. Эта профессия сулит многие привилегии, однако и требует от человека прежде пройти долгий, Такая деятельность предполагает не только встречи, переговоры и различные мероприятия, но и долгую рутинную работу. Кроме того, эта профессия опасна.
Человек дипломатичный—это интеллектуальная, талантливая и всесторонне развитая личность. Считается, что дипломатичность является врождённым качеством. Безусловно, такие данные необходимо развивать, так как успех дипломатической службы зависит от образованности человека, его культурного потенциала, умения использовать накопленный исторический опыт, адаптироваться и ориентироваться в любой сложной и неожиданной ситуации.
Дипломат изучает культуру и традиции зарубежья, иностранные языки, психологию. Он постоянно работает над своим интеллектом. У него должно быть отличное чувство юмора, обаяния, развитые волевые качества, память, высокая трудоспособность, интуиция. Все эти качества обязательно необходимо развивать. Но, безусловно, знания и умения ложатся на плодородную почву, имеющую для подобного развития потенциал.
Признаки дипломатичности
Искусство общения в обыденной жизни, умение сглаживать конфликты, достигать мира и согласия в окружении — качества, необходимые дипломату. Человек дипломатичный - это искусный психолог. Многого сможет добиться такой профессионал, обладающий тонким чувствованием собеседника, умением найти необходимый к нему подход, убедить его в своей правоте, причём таким образом, что оппонент будет считать - к таким выводам он пришёл самостоятельно. Своей цели человек, имеющий дипломатичное поведение, достигает без малейшего давления на собеседника.
Причём человек с качествами дипломата умеет правильно не только построить диалог, но и вести переписку. Облик людей с дипломатическими качествами всесторонне описан в литературе. Нередки случаи, когда эти люди представлены в саркастическом и негативном свете. Это говорит о том, что не каждый человек может сделать дипломатию своей профессией. Особенно следует обращать внимание не только на достоинства, но и на недостатки личности. Ведь именно они, как правило, могут сыграть отрицательную роль в ведении переговоров на всех уровнях.
Важным качеством при ведении любых переговоров является дипломатичность - способность подбирать слова, имеющие только положительный оттенок, передающие смысл глубокого уважения, восхищения, доверия, выгодного сотрудничества.
Дипломатичность позволяет обернуть любую распрю в повод для беседы за столом переговоров, в ходе которой обязательно каждая сторона получает определенные выгоды для себя.
Великие дипломаты предотвращали военные конфликты, устанавливали добрососедские отношения с заклятыми врагами. Тем более стоит использовать дипломатичность в своей повседневной жизни, налаживая личные связи и деловые контакты благодаря способности сглаживать любые трения.
Дипломатичность в общении
Нередко личности импульсивные не подбирают слов, выражаясь напрямик, действуя прямолинейно, но . Одну и ту же мысль можно выразить разными способами. Способ передачи информации обуславливает ответную реакцию, которая, мягко говоря, может пойти нам вовсе не на пользу.
Приведу пример: часто соседи ссорятся из-за каких-либо неудобств, которые создают друг другу. Отстаивая свои права (каждый ведь уверен в своей правоте), спорщики могут не стесняться в выражениях, красочно описывая все, что думают по этому поводу. Итог: проблема усугубляется (ведь тогда обидчик может продолжать свои действия назло), отношения портятся, что уж говорить о настроении. Противно из дома выходить! Дипломатичность может исправить ситуацию. Вместо злобных, резких высказываний можно спокойно объяснить суть неприятностей. Выразить понимание возникшей необходимости, попросить учитывать ваши интересы (однако будьте искренними, сарказм тут неуместен). Редкий человек станет упорствовать, продолжая наносить вам вред, создавать неудобства.
Еще пример: раздраженный муж, пришедший с работы, может вести себя не совсем корректно. Отвечая тем же тоном, жена разжигает конфликт на ровном месте. Подбирая нужные слова или проявив внимание, такт, можно снять напряжение. Итог: сохраненные добрые взаимоотношения, хорошее настроение.
Есть множество возможностей высказывать свое неодобрение спокойными словами, несущими положительный смысл. Говорить о проблеме, не переходя на личности. Выражать свою заинтересованность в конструктивном решении конфликтов, недоразумений, проявляя к оппоненту.
Дипломатичность в общении заключается в умении:
- Подбирать слова, несущие положительный оттенок.
- Проявлять уважение, к оппоненту.
- Подчеркивать достоинства других.
- Концентрировать внимание на преимуществах.
- Находить взаимовыгодные решения, учитывать интересы .
- выражать свое недовольство, исключая эмоциональность, оперируя фактами, давая неоспоримые обоснования.
- Выражать восхищение, благодарить.
- Настраиваться на сотрудничество, избегая конфликтов.
- , на фактах объяснить, почему невыгодно с вами ссориться, показать выгоду хороших отношений (при острых конфликтах).
Разум, уравновешенность, положительный настрой - основные составляющие дипломатичности в общении. Не обязательно быть аристократом, чтобы проявлять это благородное качество, сохраняя дружественные взаимоотношения с окружающими.
Между прочим - вот что нам известно об искусстве дипломатии? Нет, ну понятно, что история человечества - это нескончаемая череда конфликтов, кризисов и катастроф. Алчность и жестокость здесь соседствуют с героизмом и милосердием, уныние и страх - с самыми смелыми устремлениями и надеждами. Но всегда, прежде чем сходились на полях сражений многотысячные армии, начинали невидимую битву за интересы своих держав переговорщики и парламентеры...
Наглядно это выглядит примерно так...
Чем цивилизованней становились отношения между народами и государствами, тем более значимой становилась роль людей, способных одерживать победы не оружием, а словом. Так дипломатия стала одной из самых престижных профессий, а дипломаты - наиболее значимыми представителями национальных элит.
Самый короткий ответ в истории дипломатии
Примечательно, но Спарта, в свое время, была единственной частью Греческого мира, которую формально не завоевал македонский правитель Филипп. После осуществления боевых действий, получив контроль над всей Грецией, Филипп направил в Спарту письмо-ультиматум с такими словами: «Если я войду в Лаконику, я сравняю Спарту с землей» . На что гордые спартанцы ему ответили:«Если» .
По слухам, царь Филипп был настолько восхищен ответным посланием спартанцев, которые на тот момент не могли выставить сильного войска, что оставил их земли в покое. Данный случай показывает значимость дипломатии, как части государственной политики. Гордый маленький народ сумел сохранить свой суверенитет.
(А нынешние правители умеют ценить и восхищаться подобными вещами? Сильно интересно!)
Кстати, стоит также отметить, что сын Филиппа - Александр Македонский, аналогично не стал вторгаться в Спарту в период своего правления...
(Вот что значит дать достойный ответ!)
Вообще, древние греки были полные молодцы по сравнению с нынешними деятелями. Вот смотрите:
Известно, что древние греки очень хорошо понимали значение правил. И даже считали, что все их обычаи (а можно сказать законы, поскольку у древних народов одно не отличалось от другого) дарованы им богами.
Поскольку же со сменой условий жизни надо было менять и обычаи, то существовала у греков такая традиция: община собиралась на форуме и выслушивала инициатора нововведений; и если хоть один из присутствующих не соглашался жить по предлагаемым правилам, то реформатора сбрасывали в пропасть или, в лучшем случае, отправляли в изгнание.
(Ну, что тут скажешь? Все по-делу!)
Вот ещё переговоры во времена оные - вроде давно, а темы все те же...
Время течет, но мало что меняется.... Лидеры всех мастей — князья, короли, президенты — вели и ведут друг с другом борьбу за власть, территории, богатства. Эта борьба, эта неспособность выйти из конфликтов мирным путем, без разрушений и крови как неприятное наследство или, как проклятие, передается от одних поколений к другим.
Что мы имеем на сегодняшний день? К третьему тысячелетию люди достигли небывалых высот в науке, технике, экономике, но по-прежнему, как и тысячи лет назад, им очень часто не удается, а порой и не хочется найти общий язык между собой, понять самих себя и друг друга и вот тут очень многое зависит от искусности дипломатов.
Есть множество остроумных высказываний известных личностей о ведении мирных переговоров не только, кстати, на международном уровне...
Вот послушайте:
Дипломат - это человек, у которого “может быть” означает “нет”, в отличие от женщины, у которой “может быть” означает “да”. Элберт Хаббард
Профессия дипломата сродни профессии фокусника. Обоим необходимы высокие котелки, и спрятанные там сюрпризы все до единого известны остальным дипломатам и фокусникам. Уилл Роджерс
Можно найти дипломатов, способных лгать больше и лучше, чем некоторые женщины, но не найдется ни одного, способного лгать быстрее. М. Шазаль
Больше всех понравился Карел Чапек:
Дипломатия: Мы, конечно, осуждаем насилие, но готовы поставлять оружие.
Ну, и конечно он - Sir Winston Leonard Spencer-Churchill
Англичане, по последним опросам, называют его самым великим гражданином Великобритании в истории страны, ставя его выше Шекспира, Ньютона, Дарвина.
Но и о нем отыскалась забавная история:
Как известно, Уинстон Черчилль, принимавший участие в англо-бурской войне в качестве военного корреспондента, попал в плен к бурам, успешно бежал и на товарном поезде сумел добраться до Мозамбика, бывшего тогда португальской колонией.
Прибыв в декабре 1899 года в Лоренсу-Маркиш (сегодня Мапуту) , он первым делом направился в британское консульство, представился и попросил о помощи. Однако после долгого путешествия в товарном вагоне выглядел он весьма непрезентабельно, и консул, приняв его за кочегара с одного из стоявших в порту кораблей, отказался признать в нем потомка рода Мальборо. Черчиллю было указано на дверь и сказано примерно следующее: "Если вы являетесь тем, за кого себя выдаете, то я - королева Великобритании" .
Оскорбленный Черчилль немедленно отправил телеграмму своим родственникам с просьбой повлиять на спесивого дипломата. На следующий день консул получил срочную депешу из Лондона: "Настоящим подтверждаем, что посетивший вас господин действительно является британским журналистом и сыном лорда Черчилля. Одновременно сообщаем, что вы не являетесь королевой Великобритании, также как и консулом Ее Величества в Лоренсу-Маркише".
Правда, говорят, что существует и более достоверная версия этой истории, согласно которой консул все-таки помог Черчиллю.
(Кстати, здание, где побывал Черчилль, сохранилось, там сейчас британское посольство и находится оно на улице Ленина (!)
Вообще, как посмотрел, дипломаты веселый народ - даже находясь в "горячих точках" чувства юмора они не теряют...
Вот такой анекдот раскопал от посла России в Египте:
"Скорпион просит лягушку переправить его через оросительный канал. Лягушка отвечает, что боится, как бы он ее не ужалил. На что скорпион заверяет ее в обратном, и лягушка на спине перевозит его на другой берег. После этого скорпион жалит ее. - За что?! - спрашивает лягушка. - Ты же обещал! - Извини, - отвечает скорпион. - Ты что забыла, что мы живем на Ближнем Востоке?"
А этот от Российского дипломата в Израиле:
"- Абрам, ты разделяешь мое мнение?- Да, дорогая. Я его разделяю, и причем на две части. Первую я отвергаю полностью, а со второй я категорически не согласен"
И о своей профессии шутят очень здорово:
"Что такое дипломатия? Дипломатия - это искусство произносить фразу "Хороший пёсик, пёсик хороший" до тех пор, пока под руку не попадётся хороший булыжник"
Или так:"Дипломат - это такой человек, который может убедить свою жену в том, что шуба её полнит".
Дипломатические курьезы
Любой турист, находясь за границей, может обратиться в свое Посольство за помощью. Но иногда эта помощь требуется в таких невероятных ситуациях, с которыми и в голову бы не пришло звонить или идти в консульский отдел.
Тем не менее, кому-то это в голову приходит… Такими случаями, наверно, может «похвастаться» любое Посольство, но именно представители Британии опубликовали список самых, мягко говоря, необычных запросов...
Например, в Риме, абонент (не назвавшись) просил перевести ему предложение, которое он собирался нанести себе в качестве татуировки.
Другой бдительный гражданин Великобритании, находясь в Стокгольме, просил проверить репутации девушки, с которой он только что познакомился.
В Камбодже обратился в Посольство Великобритании гражданин, пострадавший от нападения обезьян, причем, с требованием компенсации, извинений и гарантий, что это больше не повторится.
Монреальское консульство помогло выиграть спор одному англичанину, поспорившему о цвете британских паспортов.
И, напоследок, несколько слов о даме-дипломате, которая в свое время поразила весь дипломатический мир - Александре Коллонтай
И она действительно была удивительной - в неё влюблялись насмерть, то есть - в прямом смысле стрелялись и не один раз и это только один нюанс из её богатой на события жизни.
«Может быть, Коллонтай, — писал финский дипломат Гриппенберг, — иногда видела действительность в несколько более благоприятном свете, чем она была. Но ведь дипломатия это искусство делать и говорить самые неприятные вещи самым приятным образом».
А вот и Швеция, где Александра Коллонтай проживет целых пятнадцать лет!
Когда-то, 16 лет назад, Александру Михайловну выслали из Швеции по указу короля «навсегда», поэтому уже одно только появление ее в Стокгольме на высоком дипломатическом посту явилось неожиданностью. После ее приезда в правительственном вестнике мелким шрифтом была помещена заметка об отмене указа от 1914 года.
Стокгольмское общество с нескрываемым интересом ждало выступления советского полпреда.
Знаменитый шведский актер Карл Герхард писал в мемуарах: «Ее приезд в Стокгольм в качестве посланца России был большой сенсацией. Публика не сразу осознала, что одетая в меха дама, ехавшая в золотой карете, была одной из выдающихся личностей своего времени… Безусловно, это были удивительная женщина, и вокруг нее создавалась атмосфера политических салонов Парижа. Она обладала большим обаянием и тонким юмором. Она отличалась холодным умом, но умела очаровательно улыбаться. Она могла беседовать на многих языках и говорила на очаровательной смеси скандинавских языков. Ее отличали мудрость, дружелюбие и жизнеутверждающий характер». Вы подписаны
В чем секрет успешной жизни? Задаетесь таким вопросом ежедневно? Ответ прост – в вас самих. Только грамотная работа над собой может позволить достичь успеха.
Из этой статьи вы сможете узнать основные навыки дипломатического этикета, которые пригодятся в повседневной жизни.
Дипломат всегда знает, что спросить, когда не знает, что ответить.
Константин Мелихан
Умение слушать: получение информации и крепких отношений
В современном мире, большинство предельно загружено своими проблемами. С учетом сложного графика, а также (преобладают переписки в социальных сетях или телефонные звонки), люди склонны делиться своими проблемами практически с каждым. Не стоит отказывать в такой слабости. С точки зрения дипломатии, умение слушать во многом приносит плоды. Человек в дальнейшем испытывает к вам доверительные чувства, а полученная информация не всегда может быть бессмысленной.Таким образом, проведенное за беседой с человеком время станет исключительно положительным моментом не только с точки зрения психологии.
Что стоит делать
во время монолога собеседника:
- Держитесь спокойно, смотреть следует в глаза (если это получается с трудом, то обратите внимание на тот предмет, который находится в поле зрения самого собеседника);
- Перебивать вашего партнера по разговору можно только в исключительных случаях. Например, когда он допустил явную ошибку. Ваша реплика будет оценена, ведь, таким образом, вы демонстрируете свою концентрацию на словах собеседника и общем ходе разговора, что, несомненно, важно для общего духа беседы;
- Периодически подчеркивайте положительное в разговоре, если речь идет о чем-то радостном или же имейте сожаление относительно негативных моментов. Заметьте, что такие действия – не признак лицемерия, а лишь проявление вежливости.
Чего не стоит делать в момент разговора:
- Резко менять тему. Вы лишь покажете, что проблемы собеседника не имеют для вас какого-либо значения, а это вряд ли поможет заключить сделку либо наладить партнерские отношения;
- Постоянно соглашаться или противоречить. Ключевой задачей такого разговора, является понимание проблем другого лица, а это порой не требует дополнительного словесного вмешательства;
- Утверждать, что у вас «побед больше» или «поражений достаточно». Такие заявления лишь демонстрируют собственную эгоистичность и считаются дурным тоном.
Принятие решений: скорость не показатель качества
В дипломатической сфере есть железное правило: «если у проблемы нет решения, то стоит держать ситуацию под контролем до тех пор, пока оно не появится». Можно смело утверждать, что такой совет полностью подходит для большинства жизненных ситуаций.Эффективность решения – это результат, к которому оно привело. Конечно, можно рискнуть, однако, в ситуациях, где речь идет о важных ценностях, риск не всегда уместен. Пока точного плана действий нет, стоит задуматься о том, как удержать ситуацию в стабильном положении.
Сделать это возможно с помощью таких дипломатических приемов:
- Поддержка контакта с нужными людьми. Речь может идти о партнерах по бизнесу или членах , друзьях;
- Отсутствие значимых действий. Такое положение вполне возможно. «Не навреди» - афинская мудрость, полезная в такой ситуации;
- Не отказывайтесь от получения дополнительной информации по проблеме. Нужные данные можно взять из разных источников, главное, не упустить их.
Другое дело, когда ваше решение уже созрело. Здесь могут помочь некоторые основы дипломатического действия. Прежде чем что-то заявить:
- Убедитесь, что это не навредит вашему имиджу;
- Определитесь с тем, что вы действительно получите в результате такого действия;
- Просчитайте худшие последствия.
Прагматизм должен быть рациональным, но тот, кто анализирует худший вариант развития событий всегда готов к устранению негативных последствий своего решения.
Дипломат - это человек, которому много платят за то, чтобы он долго думал, прежде чем ничего не сказать.
Дуайт Эйзенхауэр
