ПРИНЦИПЫ СОСТАВЛЕНИЯ ДЕЛОВЫХ БУМАГ
| Введение ………………………………………………………………………………… | ||
| 1. Деловая бумага: ключевые понятия ……………………………………………... | ||
| 2. Функции документа ………………………………………………………………… | ||
| 3. Типы документов …………………………………………………………………… | ||
| 4. Разновидности управленческих документов ……………………………………. | ||
| 5. Основные свойства документа ……………………………………………………. | ||
| 6. Алгоритм составления деловых бумаг ……………………………………........... | ||
| 7. Составление и языковое оформление отдельных видов документов………… | ||
| 7.1.Заявление……………………………………………………………………… | ||
| 7.2.Доверенность…………………………………………………………………. | ||
| 7.3.Автобиография ………………………………………………………………. | ||
| 7.4.Резюме ………………………………………………………………………... | ||
| 7.5.Служебная записка………………………………………………………....... | ||
| Упражнения …………………………………………………………………………….. | ||
| Список использованной литературы ……………………………………………….. | ||
| Приложение 1. Языковые модели деловых бумаг ………………………………… | ||
| Приложение 2. Образцы резюме …………………………………………………….. | ||
| Приложение 3. Образцы служебных записок ……………………………………… | ||
| Приложение 4. Образцы заявлений …………………………………………………. | ||
| Приложение 5. Общие правила употребления сокращений …………………….. | ||
| Список наиболее употребительных условных сокращений ……. | ||
| Список наиболее употребительных аббревиатур ………………... |
ВВЕДЕНИЕ
Культура речи предполагает адекватное речевое поведение в любой конкретной ситуации. Навыки делового общения как особой разновидности речевой деятельности включают в себя, помимо прочего, и умение правильно создавать и оформлять деловые бумаги. Значительное место формированию этих навыков отводится в рамках вузовских курсов «Русский язык и культура речи» и «Стилистика и литературное редактирование», поскольку одним из основных требований к современному специалисту является владение принципами составления документов и умение выбрать для этой цели соответствующие языковые средства.
Данные методические рекомендации, призванные помочь студентам в усвоении темы «Официально-деловой стиль», особенно раздела «Деловые бумаги», имеют ярко выраженную практическую направленность. В связи с этим мы ограничились лишь необходимым минимумом теоретических сведений об основных видах деловой документации и о принципах составления отдельных жанров официально-деловых бумаг.
Свою основную задачу мы видели в том, чтобы сформировать у студентов понимание сущности правил и алгоритмов составления и оформления текстов документов в соответствии не только с языковыми нормами, но и специфическими требованиями официально-делового стиля. Развитию соответствующих умений, необходимых при составлении и редактировании разного рода документов, способствуют включенные в методические рекомендации упражнения, предполагающие как анализ фактов языка и речи, так и самостоятельную работу по составлению документа.
Основное внимание уделено справочно-информационным документам (заявлению, автобиографии, доверенности, резюме, докладной и объяснительной запискам), которые, на наш взгляд, являются наиболее востребованными в любой профессиональной сфере. При характеристике резюме было учтено несколько факторов, в том числе настоятельная потребность у студента и выпускника вуза в овладении этим жанром, отсутствие унифицированного, общепринятого образца этой деловой бумаги и, наконец, сама специфика этого жанра, заключающаяся в совмещении черт документа, с одной стороны, и PR-текста, с другой стороны.
Теоретической базой для данных методические рекомендации явились сведения, содержащиеся в ГОСТе, в справочной и учебно-методической литературе.
Методические рекомендации адресованы в первую очередь студентам НГТУ, преподавателям лингвистических дисциплин, лицам, занимающимся организацией и управлением производства, а также всем желающим повысить культуру делового общения.
ДЕЛОВАЯ БУМАГА: КЛЮЧЕВЫЕ ПОНЯТИЯ
| ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ | Регламентированный процесс записи информации (на бумаге или ином носителе)по установленным правилам |
| Документ | Зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать. Документы объединены в унифицированные системы документации |
| деловая бумага | Документ, имеющий хождение в административно-управленческой сфере |
| Реквизиты | Обязательные композиционные части, установленные законом и распорядительными документами (ГОСТом) для каждой разновидности документов |
| ФОРМУЛЯР | Совокупность и определённая последовательность реквизитов, характерных для той или иной разновидности документа и обеспечивающих его юридическую силу |
| Бланк документа | Стандартный лист бумаги с реквизитами, идентифицирующими автора (составителя) документа. Существуют два типа бланков: угловые и продольные, различающиеся расположением реквизитов, предваряющих текст письма |
| адресант (составитель) | Реквизит, содержащий наименование организации-отправителя и/или лица, составившего/подписавшего документ |
| Адресат | Реквизит, содержащий наименование организации/лица, которому направляется данный документ. Как правило, располагается в верхнем правом углу |
| заголовок (Наименование документа) | Реквизит, отражающий коммуникативную цель адресанта. Позволяет судить о назначении документов; определяет состав реквизитов и структуру текста. Обычно печатается прописными буквами/с заглавной буквы |
| основная часть (собственно текст) | Основной реквизит документа, содержащий главную информацию. Чаще всего оформляется в виде связного текста, иногда - в виде трафарета (линейной записи с пробелами), анкеты, таблицы. Возможно соединение разных форм |
| Дата документа | Реквизит, указывающий дату подписания документа, его утверждения; а также дату события, зафиксированного в документе. Способы датирования: цифровой и комбинированный |
| подпись | Собственно подпись (сигнатура) составителя, отправителя, заверителя и др. В большинстве случаев предполагается расшифровка подписи |
| Канцеляризм | Слова и устойчивые словосочетания, грамматические формы и конструкции, традиционно употребляющиеся в официально-деловом стиле (в первую очередь в его административно-хозяйственном подстиле) |
| Стандартизация | Установление в государственном масштабе оптимальных правил и требований по разработке и оформлению документов |
| Унификация | Приведение чего-либо (в данном случае документации) к единой системе, форме, единообразию |
ФУНКЦИИ ДОКУМЕНТА
II. СПЕЦИАЛЬНЫЕ
ТИПЫ ДОКУМЕНТОВ
4. РАЗНОВИДНОСТИ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ*
ОСНОВНЫЕ СВОЙСТВА ДОКУМЕНТА
| Достоверность(объективность информации) | Отражение информативным содержанием фактического положение дел; непредвзятая оценка событий |
| Точность словоупотребления | Использование слов в строгом соответствии с их лексическим значением |
| Лаконизм формулировок | Целесообразное количество включаемой информации, необходимой и достаточной для реализации конкретной коммуникативной задачи. Краткое и чёткое речевое оформление содержания, заключающее в себе только необходимое для уяснения предмета речи |
| Безупречность в юридическом отношении | Правовая значимость, дающая основание служить доказательством в суде |
| Стандартность языка | Выражение мысли единообразным способом; использование устойчивых языковых оборотов при освещении типовых ситуаций делового общения |
| безличностно-Нейтральный тон изложения | Стремление к обезличенной подаче информации: отсутствие или ограниченное употребление языковых средств выражения субъекта речи; практическое отсутствие оценочной лексики |
| Соответствие нормам официально-делового этикета | Выбор композиции и отбор языковых средств, соответствующих жанру. |
СОСТАВЛЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ отдельных видов ДОКУМЕНТОВ
7.1. ЗАЯВЛЕНИЕ
общие правила оформления заявления
Заявление, как правило, составляется в рукописной форме на бумаге формата А-4 или трафаретном бланке. Содержит следующие реквизиты:
v Наименование адресата (с указанием должности, фамилии и инициалов) пишется вверху с отступом в треть строки*.
v Фамилия, имя, отчество заявителя пишется под адресатом без предлога от (болеепредпочтительный вариант) или с предлогом от .
v Наименование документа - слово Заявление - пишется в центре листа.
v Основной текст пишется с красной строки. Он содержит формулировку просьбы (жалобы, предложения) с краткой аргументацией существа дела и, возможно, с указанием конкретных сроков и условия желательного варианта решения.
v Указание на наличие необходимых прилагаемых к заявлению документов.**
v Дата, как правило, ставится слева, подпись заявителя - справа.
ФОРМА-образец ЗАЯВЛЕНИЯ
Заявление
Прошу + инфинитив глагола (выделить, разрешить, допустить, принять и т.д.)…
Конструкции для ввода аргументации: ввиду того что…, в связи с тем, что…, по причине…, на основании того что…, учитывая (что?) ...
Необходимые документы прилагаются
Дата Подпись
ДОВЕРЕННОСТЬ
Адресат – учреждение, предприятие, учебное заведение и т. д.
Разновидности доверенности: официальная (служебная) и личная.
ФОРМА-ОБРАЗЕЦ ДОВЕРЕННОСТИ
Композиция и информативно-смысловая модель автобиографии и резюме в принципе аналогичны. Разница в их информативном содержании обусловлена большей зависимостью содержания резюме от адресата (предполагаемого работодателя).
АВТОБИОГРАФИЯ
общие правила оформления автобиографии
Автобиография составляется от первого лица в произвольной форме, собственноручно, но без помарок и исправлений с обязательным освещением следующих вопросов:
v Дата и место рождения, социальное происхождение, гражданство.
v Пребывание в учебных заведениях (где и когда учился). Полученное образование, специальность.
v Начало трудовой деятельности, переход с одной работы на другую (когда, где, кем работал).
v Служил ли в рядах Вооружённых сил (когда, где, кем).
v Участие в общественной жизни. Награды, поощрения (если есть).
v Семейное положение, краткие сведения о ближайших родственниках.
v Другие сведения (по усмотрению составителя).
РЕЗЮМЕ
Документ, предъявляемый лично или отправляемый/высылаемый при трудоустройстве и содержащий краткие сведения о биографических данных, образовательной подготовке, профессиональной деятельности, некоторых умениях и навыках, а также личных качествах человека. Адресат – потенциальный работодатель.
Резюме – это своего рода визитная карточка, аттестующая претендента на вакантную должность. Цель резюме – как можно более выигрышно (и в то же время объективно) представить себя как личность и свою трудовую биографию.
Резюме – сравнительно молодой жанр в русском деловом общении, именно поэтому применительно к нему пока не выработано единого стандарта и написание резюме является до некоторой степени творческим процессом. Тем не менее существуют общие правила составления резюме и можно назвать типовые информативные блоки этого жанра деловой речи.
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА
Это общепринятое наименование для докладной записки и объяснительной записки, поскольку композиция и информативно-смысловая модель докладной записки и объяснительной записки в принципе аналогичны. Разница же в их информативном содержании обусловлена различием социального статуса и роли составителя этих служебных записок.
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
Адресованный руководству, информационно-справочный документ, цель которого - информирование о ситуации, каком-либо факте, об итогах выполнения той или иной работы, задания. Составляется как по собственной инициативе автора, так и по указанию руководства. Может содержать предложения составителя по излагаемому вопросу.
Адресат – руководитель подразделения или учреждения.
Коммуникативная цель - побуждение руководителя к принятию определенного решения.
Реквизиты докладной записки
v Наименование предприятия (учреждения) и структурного подразделения.
v Адресат (наименование должностного лица, его фамилия, инициалы).
v Наименование жанра документа (заголовок).
v Дополнительный заголовок, предшествующий основному тексту и более конкретно отражающий информативное содержание документа.
v Основной текст, состоящий, как правило, из двух смысловых частей: в первой части излагаются события или факты, послужившие поводом к составлению данного документа; вторая часть содержит выводы и предложения.
v Дата (если не предусмотрена в штампе или на бланке предприятия).
v Указание должности, фамилии и инициалов составителя.
v Личная подпись*. Расшифровка подписи.
ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА
1. Сопроводительный документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (отчёта, плана, проекта и т. д.) Другое название этой деловой бумаги – пояснительная записка.
2. Самостоятельный документ, содержащий указание причин, приведших к каким-либо нарушениям:
К невыполнению какого-либо задания, поручения;
К нарушению трудовой или производственной дисциплины.
В любом случае текст объяснительной записки должен содержать убедительные аргументы.
упражненИЯ
Упражнение 1
Упражнение 2
Совпадут ли адресаты этих заявлений?
В текстах каких заявлений будет отсутствовать аргументирующая часть?
В каких ситуациях предполагается предоставление (приложение к тексту заявления)
других документов?
СКРЫТНЫЙ, скрытная, скрытное; скрытен, скрытна, скрытно. Не откровенный, не склонный делиться с другими своими мыслями, переживаниями, намерениями. Скрытный человек. Скрытный характер. Толковый словарь Ушакова. Д.Н. Ушаков. 1935 1940 … Толковый словарь Ушакова
См. Тайный, скрытный … Библейская энциклопедия Брокгауза
СКРЫТНЫЙ, скрыть и пр. см. скрывать. Толковый словарь Даля. В.И. Даль. 1863 1866 … Толковый словарь Даля
СКРЫТНЫЙ, ая, ое; тен, тна. Избегающий откровенности, не рассказывающий другим о себе. С. человек. Действовать скрытно (нареч.). | сущ. скрытность, и, жен. Толковый словарь Ожегова. С.И. Ожегов, Н.Ю. Шведова. 1949 1992 … Толковый словарь Ожегова
скрытный - скрытный, кратк. ф. скрытен, скрытна, скрытно, скрытны; сравн. ст. скрытнее … Словарь трудностей произношения и ударения в современном русском языке
скрытный - ▲ неявный преднамеренно скрытность. скрытный преднамеренно неявный; закрытый для посторонних (# действия). скрытость. скрытый (# тревога). скрытно. потайной (# дверь). затаенный. потаенный. | втайне. тайно. сокровенный. игра в прятки [в жмурки] … Идеографический словарь русского языка
Прил. 1. Скрывающий свои чувства, настроения, помыслы. отт. Свойственный такому человеку, характерный для него. 2. Скрытый от чьего либо взора, чьих либо глаз. отт. Не обнаруживающий, не проявляющий себя; тайный. Толковый словарь Ефремовой. Т. Ф … Современный толковый словарь русского языка Ефремовой
Скрытный, скрытная, скрытное, скрытные, скрытного, скрытной, скрытного, скрытных, скрытному, скрытной, скрытному, скрытным, скрытный, скрытную, скрытное, скрытные, скрытного, скрытную, скрытное, скрытных, скрытным, скрытной, скрытною, скрытным,… … Формы слов
скрытный - скр ытный; кратк. форма тен, тна … Русский орфографический словарь
скрытный - кр.ф. скры/тен, скры/тна, скры/тно, скры/тны; скры/тнее … Орфографический словарь русского языка
Книги
- Птицы. Водоплавающие и околоводные. Звуковая энциклопедия , К. Митителло. Звуковая энциклопедия водных и околоводных птиц России - уникальное издание, на страницах которого обитает множество экзотических и ярких представителей птичьегоцарства. Многих из этих…
Синоним слова СКРЫТНЫЙ в словаре Синонимов русского языка
СКРЫТНЫЙ
завуалированный, замаскированный, замкнутый, келейный, латентный, недоверчивый, неконтактный, осторожный, подковерный, уклончивый
Синонимы русского языка. 2012
Смотрите еще толкования, синонимы, значения слова и что такое СКРЫТНЫЙ в русском языке в словарях, энциклопедиях и справочниках:
- СКРЫТНЫЙ в Энциклопедическом словаре:
, -ая, -ое; -тен, -тна. Избегающий откровенности, не рассказывающий другим о себе. С. человек. Действовать скрытно (нареч.). II сущ. скрытность, … - СКРЫТНЫЙ в Полной акцентуированной парадигме по Зализняку:
скры"тный, скры"тная, скры"тное, скры"тные, скры"тного, скры"тной, скры"тного, скры"тных, скры"тному, скры"тной, скры"тному, скры"тным, скры"тный, скры"тную, скры"тное, скры"тные, скры"тного, скры"тную, скры"тное, скры"тных, … - СКРЫТНЫЙ в Тезаурусе русской деловой лексики:
- СКРЫТНЫЙ в Тезаурусе русского языка:
Syn: тайный, замаскированный, завуалированный, закамуфлированный; необщительный, некоммуникабельный, малообщительный, замкнутый, нелюдимый, дикий, неконтактный Ant: открытый; … - СКРЫТНЫЙ в Словаре синонимов Абрамова:
см. осторожный, … - СКРЫТНЫЙ в Новом толково-словообразовательном словаре русского языка Ефремовой:
прил. 1) а) Скрывающий свои чувства, настроения, помыслы. б) Свойственный такому человеку, характерный для него. 2) а) Скрытый от чьего-л. … - СКРЫТНЫЙ в Орфографическом словаре:
скр`ытный; кр. ф. -тен, … - СКРЫТНЫЙ в Словаре русского языка Ожегова:
избегающий откровенности, не рассказывающий другим о себе С. человек. Действовать скрытно (нареч.). скрытный о том, что содержится, заключается в ком-чем-нибудь … - СКРЫТНЫЙ в Словаре Даля:
скрыть и пр. см. скрывать … - СКРЫТНЫЙ в Толковом словаре русского языка Ушакова:
скрытная, скрытное; скрытен, скрытна, скрытно. Не откровенный, не склонный делиться с другими своими мыслями, переживаниями, намерениями. Скрытный человек. Скрытный … - СКРЫТНЫЙ в Толковом словаре Ефремовой:
скрытный прил. 1) а) Скрывающий свои чувства, настроения, помыслы. б) Свойственный такому человеку, характерный для него. 2) а) Скрытый от … - СКРЫТНЫЙ в Новом словаре русского языка Ефремовой:
- СКРЫТНЫЙ в Большом современном толковом словаре русского языка:
прил. 1. Скрывающий свои чувства, настроения, помыслы. отт. Свойственный такому человеку, характерный для него. 2. Скрытый от чьего-либо взора, чьих-либо … - ПОДХАЛЮЗИН в Словаре русских фамилий:
В основе фамилии — диалектное подхалюза — “ловкий пройдоха, скрытный и льстивый” (В. И. Даль). Фамилия использована А. Н. Островским … - УГРЕОБРАЗНЫЕ в Энциклопедии Биология:
, отряд костистых рыб. Включает 23 семейства (мурёновые, угрёвые и др.), 110 родов и ок. 400 видов. Известны с верхнего … - ПАСТУШКОВЫЕ в Энциклопедии Биология:
,семейство птиц отр. журавлеобразных. Включает более 100 видов, населяющих все континенты. Живут на водоёмах, болотах или влажных тропических лесах. Хорошо … - УГРИ (ОТР. КОСТИСТЫХ РЫБ)
угреобразные (Anguilliformes, или Apodes), отряд костистых рыб. Длина до 3 м, весят до 65 кг. Тело змеевидное, обычно голое; спинной … - ТЕРМИТЫ в Большой советской энциклопедии, БСЭ:
(Isoptera), отряд насекомых, близкий к таракановым и богомолам; характеризуются неполным превращением и обществ. образом жизни с выраженным многообразием особей … - СТАФИЛИНЫ в Большой советской энциклопедии, БСЭ:
(Staphylinidae), коротконадкрылы, семейство жуков. Тело обычно узкое, удлинённое (1,5-40 мм) ; надкрылья короткие, не покрывают 3-5 сегментов брюшка; голова, … - МАЗАМЫ в Большой советской энциклопедии, БСЭ:
(Mazama), род парнокопытных млекопитающих семейства оленей. 4 вида. Длина тела 90-130 см; высота в холке 43-70 см, в крестце несколько … - ГАРШНЕП в Большой советской энциклопедии, БСЭ:
(Lymnocryptes minima), птица подсемейства бекасовых отряд ржанкообразных (Charadniformes). Длина тела 19-22 см, весит около 80 г. Клюв длинный, … - БЕРЕМЕННОСТЬ У ЖИВОТНЫХ в Большой советской энциклопедии, БСЭ.
- МОПУ РЕНЕ-НИКОЛАЙ-ШАРЛЬ-ОГЮСТЕН в Энциклопедическом словаре Брокгауза и Евфрона:
(де Maupeou, 1714—92) — сын первого президента парижского парламента и канцлера; уже девятнадцати лет от роду был назначен советником парламента, …
