которые Вам помогут

На утреннее «вкатывание» в работу иногда может уйти несколько часов… И как же в таком случае успеть выполнить все задачи, которых и на 8 часов-то многовато? Чтобы все успеть, нужно продуктивно работать с самого утра. Даем советы о том, как помочь себе в этом.

Продуктивная работа с утра: что делать?

1. Высыпайтесь

Все мы любим поспать подольше, но от сериала перед сном отказаться тяжеловато… И кажется ведь, всего пара серий — ничего страшного, что на полтора часа позже лягу!

Как результат — утром мы не чувствуем бодрости, лишь недосып, который плохо влияет на наш организм. О какой продуктивности может идти речь, когда с самого утра ты уставший?

2. Распланируйте свой день вечером

Каждый день вечером советую составить список задач на следующий день и отмечать, когда именно Вы собираетесь их сделать. Если Вы не спланируете утро — Вы не будете продуктивны.

Но не переусердствуйте, сделайте график достаточно свободным, даже минимум задач в Вашем списке даст свои плоды.

3. Занимайтесь спортом

Проклятие нашего времени – малоподвижность. Если Вы работаете в офисе, то очень важно заниматься физическими нагрузками ежедневно.

Нет, я не говорю про постоянные утренние походы в зал (хотя это очень положительно влияет на человека), достаточно обычной зарядки по утрам! Мы в zolle, кстати, каждое утро делаем зарядку 🙂

4. Сначала делайте самое сложное

Как же иногда тяжело смотреть на эту гору задач, и пытаться разгребать их, начиная с малого. Однако, если мы возьмем самую сложную, на которую, казалось бы, нужна уйма времени, задачу, и выполним ее, то останется всего-ничего!

Проверено на себе: если Вы сделали самую неприятную для вас задачу первой, остаток дня будет продуктивным!

5. Уже на рабочем месте?

Если Вы начали работать, но Вам кажется, что Вы недостаточно продуктивны, дайте себе 10-15 минут чтобы войти в рабочий ритм.

Когда Вы полностью поглощены своим делом, Вы выполняете задачи быстрее и качественнее.

А какие способы используете Вы, чтобы начать утро продуктивно? Делитесь в комментариях!

Некоторые западные страны уже начинают задумываться о том, чтобы сотрудники их фирм занимались работой именно в то время, которое является самым продуктивным для них, а не с 8ми до 17ти каждый день. Вы спросите, а в общих чертах продуктивность работы что это? Ответ будет достаточно коротким. Продуктивность – это так называемый навык, который можно развить и повысить. А продуктивность труда, нужно понимать эффективность выполненной работы, с высоким коэффициентом полезного действия.

Все мы разные, со своими биоритмами и желаниями. Соответственно, разным людям необходимы разные условия работы, при которых они будут делать свою работу максимально эффективно. Но даже если все сделать под определенного человека, ему потребуется сфокусироваться на работе, чтобы настроиться на нее. О том, какие способы повышения продуктивности работы предлагает нам опыт миллионов людей, расскажем вам в доступной и легкой форме. Возможно, прислушавшись к этим советам, вы сможете работать спокойно, не отвлекаясь, на протяжении необходимого количества времени.

Научитесь планировать свои дела.

Распланируйте все, что вам нужно сделать завтра. Заведите для этого специальный ежедневник и записывайте туда конкретное время и действие. Введите себе в привычку каждый день 2 минуты отводить на заполнение такого ежедневника. Если завтра вам нужно будет приступить к какому – то важному проекту, постарайтесь подготовиться к нему заранее, тогда никаких дополнительных приготовлений не нужно будет делать и все окажется под рукой. Расписание такой подготовки также можно отметить в ежедневнике, например, запишите на завтрашнее утро, часов на 10 подготовку к проекту (и укажите продолжительность). Вот вам первый и, наверное, один из главных ответов на вопрос продуктивность работы что это такое?

Ставьте мини – цели.

Полезно записывать не только грандиозные планы, но и некоторые мини – цели. Например, отведите 20 минут с утра, например, в 9 часов на поиск информации к будущему проекту. Таким образом, ваше завтрашнее время уже будет расписано, и вы четко будете знать, что эти 20 минут заняты полезной работой. К тому же, вы сами понимаете, что эти 20 минут могут затянуться на дольше, и с каждой минутой вы наберете все больше нужной информации.

Научитесь медитировать – настраиваться на работу.

Конечно, если вы не знакомы с йогой, то ни о какой медитации в позе «лотоса» не может идти речь. Мы говорим о том, что перед началом работы нужно просто посидеть минутку, ничего не делая. Посмотрите в окно на зеленые деревья, голубое небо, проезжающие машины. Не позволяйте мыслям о работе прервать ваши мечтанья, иначе вы оттяните то время, когда нужно будет сфокусироваться на предстоящем занятии. Просто расслабьтесь, а потом, полны сил, садитесь за работу.

Продуктивность работы что это? Забудьте обо всех технологиях.

Этот совет полезен, конечно, если ваша работа не связана с постоянными звонками и факсами. Когда вам нужно отстраниться от всего мира, отключите все мобильные и домашние телефоны (или просто отключите в них звук), выньте наушники из ушей. Если ваша работа связана с компьютером, желательно выключить все чаты, не заглядывать в электронный ящик и отключить интернет – пейджеры. А если компьютер и вовсе не нужен вам для работы — выключите его совсем.

Предупредите окружающих о том, что мешать вам не нужно.

Помимо всех технологических приспособлений, мешать могут и окружающие люди: если вы работаете дома, то это все домочадцы, а если в офисе, то это будут ваши сотрудники. Когда ваша работа требует усердия и особого внимания, стоит предупредить всех о том, что мешать вам не стоит, что вы заняты, и без жизненоважных причин беспокоить вас не стоит. Если у вас есть отдельная комната (или кабинет) с дверью, то лучше всего закрыть эту дверь – это само по себе будет сигналом к тому, что заходить к вам не стоит. Нормальные сотрудники поймут такой жест и не станут лезть к вам с ненужными вопросами.

Если у вас нет ни комнаты, ни кабинета, и вокруг вас несколько сотрудников, оденьте наушники и притворитесь, что вы слушаете музыку. Но слушать музыку во время работы не стоит – это будет еще больше рассеивать ваше внимание. Кстати, энергия при работе с музыкой улетучивается куда быстрее, чем в полной тишине.

В случае, когда все меры предосторожности вам не помогли, и кто-то из членов семьи или сотрудников все же достает вас по пустякам, постарайтесь наиболее доступно, без криков и обвинений, объяснить человеку, что сейчас вы заняты важной работой, и трогать вас до определенного времени не стоит. С ласковой улыбкой намекните нарушителю спокойствия, что уделите ему все необходимое внимание после того, как завершите работу. Это был очередной ответ на вопрос продуктивность работы что это и как ее эффективно повысить.

Определите свое самое продуктивное время.

Кто-то жаворонок, а кто-то любит подольше поспать. Так и для работы: кому – то удается решать задачи ночью, а большинству необходимо садиться за работу утром. Если вы до сих пор не знаете, какое время суток будет наиболее продуктивным для вашей работы, попробуйте работать в разное время. Таким образом, вы сможете определить, какие часы являются для вас наиболее продуктивными.

Не забывайте про сон.

Природу свою мы никогда не обманем! Каждому из нас необходимо определенное количество часов сна. И если вам удалось проспать всего 3-4 часа за ночь, то не тешьте себя надеждой, что день будет продуктивным. Выпить несколько чашек кофе – тоже не вариант. Этим вы лишь отсрочите сонное состояние, но при этом нанесете непоправимый удар по вашему сердцу. Здоровый и крепкий сон – вот продуктивность работы что это. После него вы будете работать намного плодотворнее и лучше. Только выспавшись, вы сможете быстро решать все проблемы и выполнять все запланированные задания.

Не забывайте после сна делать небольшую зарядку и умываться холодной водой – так вы поможете организму проснуться, взбодриться и рассеять сонное состояние. Теперь с новыми силами можете приступать к работе.

Каждый час расслабляйтесь.

Этот совет особенно актуален для тех людей, работа которых связана с постоянным умственным напряжением. Каждый час выделяйте хотя бы по 10 минут на некое расслабление. Отвернитесь от работы, выйдите подышать на свежий воздух, приготовьте себе чай, вспомните приятные моменты из жизни, когда вы были счастливы, подумайте о любимом человеке – и тогда с отдохнувшей головой вы сможете приступить к дальнейшей работе. Если не будете отдыхать, то вскоре ваша продуктивность упадет, и вы не сможете правильно мыслить.

Я пришёл на работу в 10:00,не в 8:00, потому что до 10:00 всё равно никто ничего не делает, а только чай пьют. А я столько чая выпить не могу.

Никакого офиса, никакого дресс-кода. Сидишь, к примеру, в кафе, на пляже или на кухне собственной квартиры и… работаешь. Для тех, кто не любит закрытые пространства офисов, это просто находка. И вряд ли кто-нибудь из офисных клерков отказался бы от такого шанса – выполнять задания в то время и в том месте, которые он выбирает сам. Впрочем, всегда можно найти как положительные стороны в таких ситуациях, так и отрицательные. Ведь нужно обладать безупречной самоорганизованностью, чтобы не поддаться искушению «ничегонеделания». А особенно, если к этому располагает обстановка.

Лично я провожу большую часть времени в разъездах и не понаслышке знаю, каково это решать несколько вопросов сразу, выстраивать план на день так, что каждая минута оказывается на вес золота. Помимо основного бизнеса немало сил я отдаю ресурсу Revolverlab.com . И даже тут я могу решать важные деловые вопросы, будучи за сотни километров от офиса, где находится мой стартап.

Как мотивировать себя работать в офисе

С одной стороны, офисный сотрудник может запросто распланировать свой день, четко планируя и распределяя работу на весь день. А с другой стороны, кажется, что времени много и даже самому ответственному клерку непросто грамотно его организовать. И что делать, спрашивается? А вот что…

1. Составьте план работы на день

Придя на работу, не нужно сразу открывать браузер и проверять свой e-mail. Сдержите этот порыв хотя бы в первый час. Как правило, именно в утреннее время не бывает встреч, срочных дел и даже разговоров в курилке. И большинство людей пытаются расслабиться, листая письма или удаляя спам. Потратьте первые 40 минут на составление плана на весь день. Если вы этого не сделаете, то могу сказать со 100%-й уверенностью – вы будете сидеть часа три, просто листая почту и отвечая на письма.

К примеру, вы можете выбрать время для звонков, и делать их один за другим. Выделите один час для проверки почты или социальных сетей. После чего не возвращайтесь к ним в течение всего дня.

3. Не переводите часы на зимнее время

Думаете, я шучу? Никоим образом! Я встаю на час раньше остальных людей, и именно этот час могу назвать самым продуктивным за весь день. Потому что все отвлекающие факторы еще спят.

4. Не распыляйтесь

Это невероятно сложно, но постарайтесь выбрать для одного рабочего дня только три важные задачи. И все силы бросьте на решение их в положенный срок. Обязательно нужно делать между ними короткие перерывы, чтобы дать своему мозгу передохнуть.

5. Будьте пунктуальны

Если вы цените своё время, то просто обязаны ценить время окружающих вас людей. Вы даже не представляете, сколько я порой трачу времени на опоздавших, чтобы рассказать им на собрании, что происходило в те пять минут их отсутствия. А потом оказывается, что находятся те, кто опоздал уже на 10 минут… Для многих из нас такая потеря времени – непозволительная роскошь.

6. В последний час работы избегайте сложных заданий

Позвольте себе расслабиться и, к примеру, привести в порядок документацию, слушая при этом любимую музыку. Снимать напряжение иногда очень полезно.

7. Не включайте интернет без необходимости

Если не можете себя контролировать, используйте специальные приложения, которые будут вас попросту выбрасывать из сети. Найти такие сервисы в сети не составит труда.

8. Умейте сказать «Нет!»

Но с другой стороны, дома есть собака, которую нужно выгулять или дети, требующие внимания. И зачастую работа на дому вообще не воспринимается окружающими, как нечто действительно серьезное. Домашние не стесняются отвлекать вас бытовыми мелочами, друзья постоянно звонят в неудобное время, мотивируя это тем, что «ну ты же все равно сидишь дома, что тебе стоит выслушать очередную мою проблему?». Как же с этим бороться? Как успевать выполнить всю работу в положенный срок, не оставляя на ночь и не наверстывая за выходные?

11. Работайте за закрытой дверью

Тяжело сохранять рабочий настрой, если работает телевизор или дети постоянно врываются в кабинет. У вас должна быть комната, которая и будет вашим офисом, и членам семьи нужно дать понять, что заходить без приглашения не нужно.

12. Слушайте музыку в наушниках

Казалось бы, почему именно в наушниках? А если я вообще сижу дома в полном одиночестве? Могу сказать точно, что это поможет вам отвлечься от окружения и полностью сосредоточиться на своих обязанностях. Конечно, если вы не писатель. Потому как последним нужна идеальная тишина.

13. Дресс-код в домашних условиях

Даже дома начинайте свое утро ровно в девять. Одевайтесь так, словно собираетесь на деловую встречу – это помогает настроиться на рабочий лад. Между прочим, этот метод самодисциплины давно используют дикторы новостей. Даже если камера никогда не сфокусируется на обуви ведущей, диктор все равно наденет модельные туфли, а не домашние тапочки. Потому что даже этот маленький штрих настраивает на рабочую волну.

14. Мелкие задачи выполняйте во время звонков

Убирайте книги или игрушки детей только в те моменты, когда говорите по телефону. Так вы сможете контролировать порядок в доме и решать несложные деловые задачи.

15. Есть в офисе запрещено!

Обеденный перерыв – это не то время, которое нужно проводить за офисным столом. А тем более, не желательно за этим столом принимать пищу. Нужно выделять время для отдыха. , как правило, монотонная. Максимум, что вы можете сделать, это пройтись один раз в день в магазин за продуктами. Никаких кулеров, походов в столовую или курилку и прочих благ офисной жизни. Поэтому отведите для обеда отдельное место. Вы же должны отвлекаться хоть немного, вставая со стула и выходя из кабинета.

16. Восьмичасовой часовой рабочий день

Не отвлекайтесь по мелочам. Примерно представьте, сколько бы времени вы потратили на ту же работу, будучи в офисе. И выполняйте ее дома примерно в такой же срок. И тогда появится серьезная мотивация сделать все намного быстрее, чтобы осталось пара часов в запасе. Чем не бонус?

17. Каждое воскресенье – выходной

Хотя бы один день в неделю нужно полностью отключиться от рабочих дел. В этот день желательно вообще не подходить к компьютеру, потому что он для вас – рабочий инструмент, который живо напомнит о ваших обязанностях. И потом, согласитесь, работать, зная, что скоро выходной, намного проще.

18. Несколько ноутбуков для разных задач

Если есть возможность, купите второй ноутбук или компьютер исключительно для работы. Вы даже не представляете, как может помочь разделение двух ноутов на рабочий и развлекательный. Когда включен один – ваши мысли направлены в рабочее русло, когда другой – можно себе позволить полностью расслабиться.

19. Адекватно оценивайте свою продуктивность

Я, к примеру, полон сил в первую половину дня. Поэтому большую часть дел стараюсь выполнять в промежутке между 8:00 и 15:00. А во второй половине дня я могу позволить себе немного расслабиться и пойти на йогу или тренажерный зал. Кстати, находясь там, я стараюсь не думать о работе хотя бы пару часов.

20. Фиксируйте успехи

Постоянно фиксируйте свой прогресс на пути к цели. Особенно, если заказчик дал задание, которое по сложности превосходит все, что вы делали ранее. Отмечайте в уме или письменно все, что вам удалось сделать на отлично.

Как выполнять работу в дороге

Я работаю в бешеном темпе и порой могу за один день побывать в нескольких городах сразу. Естественно, в дороге появляется потребность делать что-то полезное. И потом именно в дороге вас может посетить множество мыслей по поводу развития каких-либо проектов.

21. Переведите рабочие документы в электронный формат

Я уже давно привык всю информацию держать на ноутбуке, планшете и смартфоне. Поверьте, последнее, что вам захочется делать в поезде или автомобиле – это пытаться разобраться в ворохе бумаг. Только поначалу держать все данные в телефоне сложно, вы очень быстро привыкнете и просто не сможете уже работать иначе.

22. Планируйте развивающие «курсы на месяц»

Передвигаться по стране на автомобиле мне приходится слишком часто. И я решил, что тратить время на радио – непозволительная роскошь. Поэтому сейчас организовываю для себя что-то типа развивающих курсов. К примеру, я могу две недели слушать аудиокниги Виктора Пелевина, следующие две недели я посвящаю бизнес-тренингам в аудио формате. Могу прослушать «курс» классической музыки. Как этот может повлиять на работу? В общем-то, никак, но определенно это даст вам гораздо больше, чем обычное радио.

23. Решайте мелкие задачи в транспорте

Второстепенные дела можно легко решить в самолете или поезде. К примеру, я могу привести в порядок рабочий стол на своем ноуте или очистить электронный ящик от спама.

24. Поиск Wi-Fi

Ищите бесплатный Wi-Fi, благо в поездах он определенно должен быть. Так вы сможете подключиться к нему при помощи телефона, и выполнять основную работу на ноутбуке.

25. Кэширование e-mail

Я нашел для себя большой плюс в кэшировании электронной почты. Потому как в этом случае могу работать хоть в бункере, где нет соединения в интернет.

Как продуктивно работать в кафе или ресторанах

Есть один прием, который лично мне помогает работать эффективнее. Я беру ноутбук и ухожу в ближайшее кафе с бесплатным интернетом. В офисе хорошо, но однообразие губит креативность. Можно сказать, что для меня кафе и рестораны стали некой заменой офисного кабинета. Советую …

26. Завязывайте полезные знакомства

В начале, когда я только развивал свой бизнес, я решил знакомиться с владельцами своих любимых кофеен. Зачастую мы становились хорошими приятелями, и тот опыт, которым они делились со мной, во многом был мне полезен на тот момент. Если вы работаете дома, то такие деловые знакомства вам точно будут на руку.

27. Минимизируйте время работы

Оставляйте зарядку от ноута дома. Это может стать неплохой мотивацией закончить работу раньше положенного срока и до того момента, как ваш рабочий инструмент отключится.

28. Создайте свои собственные правила

Для себя я уже выработал пару-тройку негласных правил, которых стараюсь всегда придерживаться. К примеру, я всегда сажусь лицом к стене, а не к улице. И выбираю место в углу, подальше от скопления людей.

29. Интернет нужен не всегда

Если мне нужно закончить работу, которая не предполагает наличие интернета, то ищу кафе без доступа к Wi-Fi. Потому как, повторюсь, меня очень отвлекают социальные сети, проверка почты Revolverlab’а и всевозможные ленты новостей.

30. Выберите себе подходящий стимул

Допустим, мне нужно закончить работу за час. Так вот, я стараюсь закончить ее на 15-20 минут раньше, при этом, не позволяя себе заказывать больше, чем одну чашку кофе, каким бы голодным я не был. Поверьте, такое «самоистязание» может стать неплохим стимулом.

Работа в коворкинг-пространстве

Думаю, этот пункт будет полезен фрилансерам, которые вынуждены работать дома. Когда ты работаешь в метре от того места, где только что спал, то настроение и атмосфера в голове, мягко скажем, не настраивает на рабочий лад. Кто-то может себя заставить продуктивно выполнять все рабочие задачи, а кому-то этот момент кажется совершенно деструктивным.

Последним могу посоветовать искать место, где атмосфера располагает на продуктивную деятельность, где вам не придется прикладывать дополнительных усилий, чтобы себя как-то мотивировать. С такими задачами неплохо справляются . Хотя и здесь существуют моменты, отвлекающие от дел. Советую прочитать советы, приведенные ниже, чтобы оставаться сосредоточенным продолжительное время.

31. Окружите себя «правильными» людьми

Дело в том, что коворкеры могут стать для вас как активом, так и пассивом. К примеру, дизайнерам абсолютно не нужна компания программистов, которые целый день проводят за написанием кода. А последним нечего делать в компании свободных художников. Всегда старайтесь быть среди людей, которые вам приятны. Поверьте, продуктивность вырастет в разы.

Если работа, которую вы выполняете, требует каких-то специальных знаний, поинтересуйтесь, возможно, среди коворкеров, что вас окружают, найдутся те, кто сможет дать вам дельный совет по этому поводу. Возможно, таким образом вы найдете себе хорошего партнера по проекту.

33. Создайте свою тишину

Когда в одном помещении сидят хотя бы два человека, на тишину особо рассчитывать не приходится. Но вместо того, чтобы раздражаться и проклинать все на свете, попытайтесь сами создать для себя тишину. Как это сделать? Ну, к примеру, купите пару хороших наушников и включите на репите трек, который вас настраивает на рабочую волну. Это гораздо лучше, чем срывать голос и доказывать свою правоту в борьбе за молчание.

34. Не тратьте время зря

Не держите открытыми ненужные для работы окна: чаты, социальные сети, Twitter и прочее. Постарайтесь сосредоточенно отработать положенное время, а потом, когда все задания будут выполнены, без зазрения совести отведите себе час на «ничегонеделание».

35. Все окружающие вас люди – потенциальные клиенты

Представьте, что все, кто вас окружает, оценивают вас и то, как вы работаете. Возможно, поначалу будет немного дико и непривычно, зато потом вы почувствуете результат.

36. Охраняйте свое рабочее пространство

Сложно сосредоточиться, когда за вашей спиной стоит человек и к тому же, без стеснения обсуждает какую-то чепуху. Попросите людей вести беседы возле своего рабочего места. Вряд ли они будут спорить с вами.

37. Все рабочие инструменты всегда должны быть под рукой

Все нужные вам для работы вещи держите . Поиск блокнота, ручек, дополнительного телефона очень отвлекают от рабочего процесса.

38. Демонстрируйте свою занятость

Пользуйтесь в коворкинг-офисах наушниками. Это и будет вашим индикатором занятости для остальных людей.

39. Подключайте людей в свой проект

Попросите людей вокруг себя дать вам дельный совет касательно вашего проекта в обмен на свою помощь. Поверьте, узнать мнение постороннего человека о вашем сайте, статье или продукте бывает очень полезно.

40. Устали – уйдите от компьютера

Если вы устали и понимаете, что без отдыха вам не обойтись, сразу же вставайте со стула и идите на улицу. Хотя бы полчаса желательно провести вне рабочего места и подальше от монитора. И тем более не открывайте «инстаграммы», «фейсбуки» и «одноклассники». Лучше книгу почитайте или побалуйте себя чем-то вкусным.

В заключение

Вот и все. Если следовать хотя бы половине из того, что написано выше, продуктивность не преминет увеличиться в несколько раз. Лично я стараюсь делать все именно так, как описано, и могу сказать, что не страдаю от нехватки времени или чрезмерного безделья.

Григорий Нохрин, менеджер по маркетингу StaffCop, показывает на реальных примерах, сколько стоит работодателю беспечность подчиненных. И, конечно же, дает советы, как исправить ситуацию.

Китайское CCTV включает в себя 170 миллионов камер видеонаблюдения. К 2020-му году количество возрастёт до 400 миллионов. Корреспондент Би-би-си в Пекине Джон Садворт участвовал в декабрьском публичном тестировании системы. На 7-ой минуте камеры нашли британца на вокзале.

Количество камер в Китае оправдывается целью, которую ставит полиция. Устройства позволяют распознавать и предотвращать преступление до того, как преступник его совершит.

Машины знают о нас больше, чем мы о себе помним. Люди принимают ситуацию спокойно или с тревогой, но жизнь меняется вне зависимости от отношения к событиям. Правительства контролируют граждан, компании контролируют сотрудников.

По статистике сайта Хабрахабр:

    75 % менеджеров хранят конфиденциальную информацию на личных носителях.

    60 % активности пользователей в интернете в рабочее время с работой не связаны.

    37 % сотрудников забирают с собой рабочие материалы.

    20 % распечаток из офисного принтера выходят в личных целях или уходят в корзину.

    11 % работников после увольнения копировали базы данных клиентов.

Какие вызовы принимает контроль?

Проблема

Сотрудники компаний несут риски в трёх направлений:

    Утечки информации.

    Вредоносная деятельность.

    Непродуктивная деятельность

Плохо, когда сотрудники не работают в рабочее время. Хуже, если они заняты личными делами. Катастрофа, когда сотрудники работают на конкурента и крадут корпоративную информацию. Я приведу пример из практики.

Компания организует ежегодные отраслевые мероприятия федерального масштаба. Встречи, семинары, мастер-классы готовят за год до события. С информацией о программе дней, аренде помещений, договорах с партнерами и производителями, привлечении участников и делегатов работают два менеджера. Один из менеджеров неожиданно увольняется, копирует архив документов и баз данных и переходит на работу к компании-конкуренту. Новый работодатель принимает опыт и запускает мероприятие-копию на основе украденной информации на месяц раньше оригинального. Первая компания-организатор не собирает аудиторию и отменяет встречи, потому что партнеры раньше договорились с конкурентом. В итоге образовались убытки на 3 миллиона рублей.

Пример показывает частный и тяжёлый случай финансового ущерба от увольнения сотрудника. Несмотря на тяжесть последствий вопрос сохранности корпоративной информации не лежит в зоне ответственности HR-отдела.

HR-отдел ответит перед руководством за регулярные бытовые потери от неожиданных увольнений сотрудников и непродуктивной деятельности.

В другом практическом кейсе 20 % сотрудников отдела продаж производственной компании уволились в начале декабря. Коллективным вредом сотрудники ответили на изменение коэффициентов в формуле расчёта зарплаты. Руководитель отдела продаж перераспределил общий план, который выдало руководство, потому что не нашёл замену работникам. В конце месяца отдел не выполнил общий план, а менеджеры не выполнили увеличенный личный план. Руководитель и менеджеры лишились новогодних премий, а мораль упала.

HR-менеджер мог найти сотрудникам замену, если бы знал об увольнении заранее.

Директор по продажам работает над сторонними проектами других компаний в рабочее время. Маркетолог пишет студентам курсовые 7 из 8 часов пребывания в офисе. Проектный менеджер удалённо трудоустроен в зарубежной компании. Минимум 8 сотрудников компании ищут вакансии в интернете раз в неделю. Вся эта непродуктивная деятельность сейчас реально происходит в одной компании. Возможно в вашей?

Решение

Чтобы предупредить финансовые потери от деятельности сотрудников компании внедряют системы класса Data Loss Protection (DLP). В классическом понимании система контролирует только утечки данных. Чем сложнее вызовы, тем сложнее контролировать каналы утечек. Алгоритм выявления нелояльных сотрудников «настроить правило контроля или блокировки и получить уведомление о событии» работает не эффективно, потому что выдаёт ложные срабатывания. Ложные срабатывания тормозят бизнес-процессы и компания теряет деньги.

Новый метод установления нелояльных сотрудников - это сбор и анализ данных не только о файлах, но и об активности пользователей. Активность указывает на инциденты информационной безопасности, если не соответствует стандартному профилю. По классификации Gartner, класс решений называется User and Entity Behavior Analytics (UEBA).

Решения UEBA анализируют поведение пользователей через алгоритмы статистического анализа. Программы заблаговременно обнаруживают и предупреждают об отклонениях в поведении пользователей.

Я расскажу о существующих инструментах на примере одного из ведущих вендоров. Система расследует инциденты внутри организации, контролирует бизнес-процессы и мониторит рабочее время сотрудников. Инструменты системы позволяют заранее определить сотрудника, который решил уволиться или слить конфиденциальную информацию и начать искать ему замену.

Утечки информации

Информация хранится в файлах. Пользователи взаимодействуют с файлами при помощи приложений. Чтобы охарактеризовать действие с файлом администратор системы должен знать обстоятельства. Важные файлы защищаются от копирования, на события копирования администратор получает уведомления.

Всплеск событий копирования 31 октября. Сотрудник загрузил на внешний носитель внутреннюю документацию

Динамика событий «операции с файлами» показывает файловые операции пользователей и приложений. Можно узнать кто, где и когда скопировал файл.

В логе «перехваченный файл» содержатся теневые копии файлов, которые отправили электронной почтой, мессенджерами, загрузили из браузера или выгрузили в облачное хранилище.

Функции помогают администратору расследовать инциденты и искать злоумышленников.

Вредоносная деятельность

К вредоносной деятельности относятся сговор, мошенничество, неформальное лидерство, очернение и саботаж. Оценить лояльность сотрудника помогает анализ нескольких источников информации (исчерпывающий лог). Система записывает видео и звук, снимает скриншоты с экранов рабочих компьютеров.

Контролируются переписки, взаимосвязи сотрудников и распространение информации.

Снимки вебкамеры ноутбука

Нажатые клавиши сохраняются в логе системы. Кейлоггер (англ. keylogger от англ. key - клавиша и logger - регистрирующее устройство - программное обеспечение или аппаратное устройство, регистрирующее различные действия пользователя - нажатия клавиш на клавиатуре компьютера, движения и нажатия клавиш мыши и т. д.) даёт информацию о переписке в шифрованных социальных сетях.

Видеозапись экранов пользователя ведётся непрерывно, в интервал времени или начинается по событию. Система позволяет подключаться к компьютеру пользователя и наблюдать за действиями в режиме онлайн. Инструменты помогают администратору системы собрать доказательства для внутренних расследований.

Прослушивание записей окружающего звука даёт представление о занятиях сотрудников в рабочее время. Запись покажет кто работает, кто болтает, а кто «сливает» информацию. Администратор сопоставляет звук с другими событиями на компьютере пользователя с помощью конструктора отчетов.

Отмечу, что использование инструментов отслеживания происходит только по согласию сотрудников, прописанному в трудовом договоре.

Непродуктивная деятельность

Аналитическая система регистрирует активность пользователей в течение дня, приход уход с работы. Анализ активности показывает количество переработок и опозданий. Диаграммы онлайн-отчётов выявляют сотрудников, которые работают не по нормативу.

Активность делится на виды приложений. Виды и названия приложений сортируются в список по популярности. Статистика объясняет чем сотрудники занимаются на рабочем месте.

Месячная статистика интернет-трафика в компании

Узнать что именно ищет пользователь помогает тип события «поисковый запрос». Лог содержит запросы, которые вёл пользователь в поисковиках.

По аналогии с поисковыми запросами интернет-сёрфинг пользователя делится на продуктивный и непродуктивный. Оценку истории посещений администратор даёт с помощью типа событий «посещение сайтов».

Данные поисковых запросов, посещений сайтов и запущенных приложений составляют индивидуальную карту активности пользователя. Периодическая сверка показателей продуктивности позволит HR-отделу своевременно сделать сотруднику внушение или задуматься о поиске замены.

Заключение

По оценке лаборатории Касперского, средний и малый бизнес теряет около 780 000 рублей от серьёзного инцидента информационной безопасности. Крупный бизнес теряет 20 000 000 рублей. Компании в равной степени рискуют пострадать от действий сотрудников.

Без специальных инструментов риски сложно оценить и предотвратить. Рынок предлагает решения отраслевых задач для выявления и расследования вредоносной деятельности.

Руководство компании может заблаговременно отказываться от услуг нелояльных сотрудников, а HR-специалистам заняться поиском нового сотрудника до того, как нынешний объявит об увольнении.

Все мы с этим сталкивались: работы много, а отвлечься на что-то так и тянет. Вы устали тратить время почем зря? Если да,то пора научиться работать продуктивно!

Шаги

Будьте организованы

    Составьте список дел. Запишите все, что нужно сделать в течение дня или недели, постоянно дополняйте список необходимыми делами. Списки дел уже давно зарекомендовали себя как надежное средство повышения продуктивности работы, но работают они только в том случае, когда ими пользуются со всей ответственностью.

    • Будьте конкретны, точны и будьте способны объяснить, почему то или иное дело нужно выполнить. Например, не пишите просто “уборка”. Пишите что-то типа “вытереть пыль в спальне”, “пропылесосить ковер” и т.д., то есть используете более мелкие и конкретные дела.
    • Не позволяйте себе замыкаться на списке дел. Если вы тратите все время на размышления о том, чтобы еще добавить в список, то добром это не кончится. Будьте креативны, не тратьте на составление списка много времени и не пополняйте его без нужды.

  1. Составьте план. Подумайте, что вам надо сделать. А теперь подумайте, в какой последовательности это можно сделать. Если сможете, то составьте своего рода расписание дня, в котором будет написано и то, что вы собираетесь делать, и то, когда вы сделаете перерыв и т.д.

    • Помните, что порой мы справляемся с чем-то быстрее или дольше ожидаемого. Не надо винить себя за это, но и не позволяйте этому рушить весь ваш план. Если что-то идет не по плану - проявите гибкость.

  2. Расставляйте приоритеты. Вам нужен способ успеть сделать все и вовремя? Определите, что из ваших дел важнее другого, и займитесь этим в первую очередь. Возможно, вы хотели и белье постирать, и собаку помыть - но чему-то придется подождать. Если же пытаться сделать все и сразу, то можно и вовсе растерять всю продуктивность.

    • Если у вас есть дела, которые уже давно надо было сделать, а вы все за них и не брались, то ни в коем случае не откладывайте их и дальше! Обозначьте себе дедлайн, чтобы справиться с такими делами - или, на худой конец, вычеркните их из списка дел вообще.

  3. Поставьте перед собой цель. Не важно, что вам нужно сделать - важно, чтобы перед вами были достижимые и мотивированные цели, связанные с этими делами. Не позволяйте себе заниматься чем-то другим, пока вы не добьетесь поставленной цели. Будьте позитивно настроены относительно целей, но не позволяйте им затмевать все остальное. Помните, что при должной сосредоточенности вы добьетесь любой цели..

    • Подумайте, нет ли смысла ввести для себя что-то вроде наград за достижение цели. Цели могут как быть как положительные (что-нибудь вкусное), так и негативные (пожертвование на цели, с которыми вы не согласны). Лучше всего это срабатывает, когда награждать или наказывать вас будет друг, который не поддастся на ваши аргументы и убеждения.

  4. Не забывайте о своей эффективности. Не надо отвлекаться на мысли о том, насколько продуктивно вы работаете в данный момент. Вспомните о них позже, а пока - оставайтесь сосредоточенным на деле, придерживайтесь плана и не срывайте сроков. К слову, позже это тоже обдумайте и проанализируйте. Обращайте также внимание на проблемы, возникающие по ходу работы, и подумайте, как вы избавитесь от них в следующий раз.

    • Есть смысл вести своего рода дневник, чтобы записывать туда в конце дня все, что сработало, и что не сработало.

  5. Держите свои рабочие принадлежности и инструменты в порядке. Ничто так не замедляет рабочий процесс, как беспорядок на рабочем месте. Помните - все должно быть упорядочено, рассортировано и понятно.

    Оставайтесь сфокусированным

    1. Избавьтесь от всего, что отвлекает. Мы живем в таком мире, где отвлечься на что-то не составит ни малейшей проблемы. ТВ, интернет, родственники, домашние животные - драгоценные минуты ускользнут, как песок сквозь пальцев, а там и день кончится, не успев начаться! Не позволяйте такому случиться. Избавьтесь от раздражителей и сосредоточьтесь на цели.

      • Закройте почтовый ящик и социальные сети. Отключите уведомления, они будут отвлекать вас. По возможности, уделяйте просмотру писем не более нескольких минут в день. Помните, что если открывать письма и соцсети во время работы, то ни о какой продуктивности и речи быть не может.
      • Используйте расширения для браузера типа StayFocusd , Leechblock или Nanny , чтобы заблокировать сайты, где вы тратите много времени. В интернете полным-полно таких сайтов развлекательного и времяпоглощающего характера. Расширения для браузера типа помогут вам справиться с искушением, пусть даже и весьма радикальными мерами. Цель оправдывает средства.
      • Выключите телефон. Не отвечайте на звонки, не читайте СМС. Вообще уберите его подальше. Если дело важное, вам оставят СМС. Если же вы волнуетесь, как бы чего не случилось, то уделяйте не более минуты в час на проверку телефона.
      • Скажите друзьям и родственникам, что вас нельзя отвлекать. Желательно также выдворить из комнаты домашних питомцев.
      • Выключите ТВ и радио. Да, в ряде случаев небольшой фоновый шум может пойти даже на пользу - особенно если играет просто музыка, без слов - но в целом все это отвлекает от работы и, как следствие, снижает продуктивность.

    2. Занимайтесь одним делом одновременно. Вопреки распространенному заблуждению, если делать сразу много дел, то продуктивнее вы не становитесь. По правде говоря, с должной эффективностью можно заниматься лишь одним делом за раз. Если заниматься несколькими делами, то нужно переключаться от одного к другому, а это - потеря времени и внимания. Поэтому, чтобы быть по-настоящему продуктивным, заниматься надо одним делом за раз, причем до тех самых пор, пока дело не будет завершено. После этого можно переходить к чему-то другому.