Каждому работающему человеку, особенно служащему госучреждений, иногда приходится писать докладную записку. Ее часто воспринимают как донос, поэтому при составлении важно вооружиться конкретикой.

Как компетентно оформить документ, по каким признакам систематизируют докладные записки, и в каких случаях они уместны?

Форма и классификация

Докладная записка – документ, адресующийся руководству, содержащий суть проблемы, заключения и предложения. Ее пишут с намерением дать толчок вышестоящему начальству к решению той или иной проблемной ситуации, возникшей у сотрудника.

В зависимости от получателя, они есть внутренние и внешние.

Внутренняя — адресована главе ведомства или начальнику отделения, пишется на обыкновенном листе.

Документ, выходящий за пределы организации, направленный в высшую инстанцию (администрацию, Министерство) считается внешним, его оформляют на специальном бланке.

Классификация докладных по адресату
Внутренние Внешние
Указать название структурного отделения, адресата, название документа, текст и заголовок к нему, дату и подпись. Добавить наименование организации, место составления, индекс, подпись руководителя, имя и контакты исполнителя.
Классификация по содержанию
Информационные Инициативные Отчетные
Систематически составляются в организации или на предприятии, извещают о способах и деталях выполнения заданий. Их цель – побуждение получателя (обычно руководство) принять соответствующую резолюцию. Текст, кроме фактов, содержит инициативу (рекомендации и предложения). Отчет о выполненной работе или ее этапе, информация о реализации указаний и распоряжений.

Как оформлять и правильно писать докладную записку

Составляют документ по следующему шаблону:

  • вверху (левый угол) указывают отдел, откуда поступает записка;
  • вверху (правый угол) должна быть указана должность, фамилия, инициалы адресата;
  • ниже посередине название документа;
  • под ним ставят дату и номер;
  • обязательно заголовок, начинающийся словами «О…», «Об…» или «Касательно…»;
  • текст (тело) документа, состоящий из введения, анализа и заключения. В первой части – изложение событий, побудивших к написанию записки. Во второй — разбор ситуации. Третья содержит заключения и рекомендации автора документа;
  • должность, подпись, фамилия, инициалы автора в одной строке.

Образец докладной на сотрудника

Чаще всего документ на имя руководителя пишет начальник подразделения, однако бывают случаи, когда между рядовыми сотрудниками возникает внештатная ситуация, требующая вмешательства вышестоящего начальства, — обида на рабочем месте, некорректное поведение.

Вот пример такого документа.

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
№ 41-07/215 02.03.2016 г.

Об оскорблении на работе

Довожу до Вашего сведения, что 02.03.2016 г. водитель Добродомов Петр Алексеевич, исполняя должностные обязанности, унизил меня и нецензурно бранился в мой адрес.

Прошу применить к Добродомову П.А. дисциплинарное взыскание.

Как пишется данный документ о прогуле: образец оформления

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
№ 43-13/228 11.05.2016

Об отсутствии на рабочем месте

Довожу к Вашему сведению, что вчера, 10.05.2016 г., специалист по закупкам Иванющенко Роман Михайлович не явился на рабочее место. Отсутствие длилось весь день.

Причины неприбытия не подтверждены ни документально, ни по телефону, ни электронной почтой.

Предлагаю привлечь Иванющенко Р.М. к дисциплинарной ответственности за прогул.

Докладная записка - это документ который составляется с целью информировать руководство компании или структурного подразделения о сложившейся ситуации, имевших место фактах и т.п. и побудить к принятию определенного решения. Согласно классификатору управленческой документации докладная записка имеет код 0286041 по ОКУД.

Докладная записка может носить только информационный характер. В этом случае записки содержат информацию о ходе выполнения каких-либо работ или мероприятий. Отчетная докладная записка сообщает о выполнении заданий, планов, указаний, работ. Этим обеспечивает связь объектов управления на вертикальном уровне - снизу вверх, и направляются от нижестоящего должностного лица вышестоящему должностному лицу.

В зависимости от адресата докладные записки могут быть:

  • Внутренними - направляемыми руководителю структурного подразделения или организации;
  • Внешними - адресуемыми в вышестоящие инстанции или руководящие структуры.

Как отмечалось, докладная записка - это документ, адресованный руководителю организации или руководителю структурного подразделения. В докладной записке обстоятельно излагается какой-либо вопрос или ситуация с выводами и предложениями составителя. В свою очередь содержание докладной записки преследует цель побудить руководство к принятию определенного решения. Если докладные записки носят информационный характер о ходе выполняемых работ, то они могут составляться регулярно.

Оформляются докладные записки, адресованные руководителю организации, так же как и другие внутренние документы и могут составляться на стандартном листе бумаги формата А4. Записки, направляемые в вышестоящие инстанции, являются внешними документами, и их необходимо оформлять на фирменном бланке организации.
Содержание докладной записки состоит из двух или трех смысловых частей. В первой части - констатирующей - излагаются причины, факты и события, которые послужили поводом для ее написания. Во второй части - анализирующей - содержит анализ сложившейся ситуации, возможные варианты ее решения. В третьей части - резюмирующей - включает в себя выводы и предложения конкретных действий, которые необходимо предпринять для решения сложившейся ситуации. Анализирующей части в докладной записке может не быть, в этом случае записка состоит лишь из описания ситуации, выводов и предложений составителя записки.

В общем случае докладная записка состоит и следующих элементов:

Докладная записка содержит следующие реквизиты:

  • Адресат - ФИО должностного лица которому адресована записка;
  • Дата составления и номер регистрации документа;
  • Место составления (географический адрес или наименование структурного подразделения);
  • Собственно наименование документа - Докладная записка;
  • Подзаголовок к тексту документа (обычно начинается со слов «О …», «Касательно …»);
  • Непосредственно текст докладной записки;
  • Персональные данные составителя (должность, фамилия, инициалы);
  • Подпись автора - составителя.

В статье рассказывается, как составить и оформить докладную записку, а также приводятся универсальные шаблоны записок.

Из статьи вы узнаете:

Для чего нужна докладная записка

Руководитель не всегда может лично зафиксировать происшествие или нарушение работником трудовой дисциплины. Как правило, о такой ситуации ему докладывают сотрудники, которые присутствовали при происшествии, или коллеги нарушителя. В некоторых компаниях обязанность сообщать об инцидентах и нарушениях правил работодатели закрепляют в локальных актах.

Многие специалисты, особенно работающие на государственных предприятиях, считают докладные формальностью, отголоском бюрократии, отнимающим время и место. Тем не менее, это распространенное мнение во многом ошибочно. В некоторых случаях соблюдение подобных формальностей может защитить сотрудника от несправедливости со стороны работодателя, помочь подстраховаться от возможных неприятностей. Как показывает практика, устные просьбы не всегда воспринимаются всерьез и быстро забываются. Официальное обращение подтверждает сам факт взаимоотношений. Оно регистрируется как исходящий документ, поэтому менее вероятно, что оно потеряется. Кроме того, такой подход свидетельствует о серьезности намерений работника, его ответственном отношении к работе.

Для чего нужен документ

Если ситуация требует конкретных решений, например, привлечь нарушителя к дисциплинарной ответственности, устного сообщения недостаточно. Сотрудник обязан доложить о произошедшем в письменном виде. Для этого используют докладную записку . Работники пишут ее как по своему желанию, так и по требованию. Адресуют документ руководителю подразделения или организации.

Унифицированных форм записок нет. Поэтому организация может разработать собственный шаблон и включить в него реквизиты по рекомендациям ГОСТ Р 6.30-2003.

Кто составляет

С позиции отдела кадров, докладные делятся на входящие и исходящие. В первом случае их составляют сотрудники других отделов, а во втором – записки оформляет сам кадровик. Так, работники отдела кадров могут проинформировать генерального директора о нарушении линейными руководителями установленных правил, например, о несвоевременной сдаче табелей учета рабочего времени. Однако чаще в отдел кадров попадают докладные линейных руководителей. Они сообщают, что сотрудники не соблюдают дисциплину, и требуют принять меры, например, отстранить от работы, вынести дисциплинарное взыскание.

Что нужно писать

Как правильно оформить докладную записку

Составляют записки на обычном листе бумаги формата А4. Обязательно оставляют поля – не менее 10 мм по правому краю и не менее 20 мм – по прочим сторонам (п. 4.1 ГОСТ Р 6.30-2003). Это важно, так как документ потом нужно подшить в дело для хранения. Если документ займет более одной страницы, их нумеруют. Номер страницы указывают сверху посередине верхнего поля (п. 4.9 ГОСТ Р 6.30-2003). Допустимо писать документ от руки, но чаще используют печатную форму.

После того как составили или получили докладную, зарегистрируйте ее в журнале учета внутренней документации. Он может быть как в бумажном, так и в электронном виде. Укажите дату, когда документ поступил или когда его отправили, а также регистрационный номер. В инструкции по делопроизводству работодатель определяет, где присваивать регистрационный номер документа: по месту, где документ составили или где получили. Как правило, чтобы присвоить номер, используют хронологический порядок составления документации, буквенное обозначение структурного подразделения.

об опоздании работника, отсутствии его на рабочем месте вместе с актом, объяснениями сотрудника и пояснениями коллег служит основанием для дисциплинарного взыскания, в том числе и увольнения, поэтому должна быть составлена корректно. Чтобы работники меньше допускали ошибок в докладных, разработайте и утвердите шаблон, который они смогут использовать в дальнейшем.

Оформляйте докладные записки по правилам ГОСТа

Документ должен иметь в правом верхнем углу шапку (п. 3.15 ГОСТ Р 6.30-2003). Здесь нужно указать наименование адресата и составителя. Также при необходимости можно вписать наименование структурного подразделения, чтобы руководитель смог идентифицировать, откуда поступил документ. Ниже по центру нужно указать наименование вида документа (п. 3.10 ГОСТ Р 6.30-2003). Под наименованием укажите место, где составили документ, дату и регистрационный номер (п. 3.11, 3.12 ГОСТ Р 6.30-2003). Ниже впишите заголовок, который отражает краткое содержание документа. ГОСТ допускает их расположение как по центру, так и по левому краю документа. Далее идет текст документа и приложения (п. 3.21 ГОСТ Р 6.30-2003). Внизу обязательно должна стоять подпись (п. 3.22 ГОСТ Р 6.30-2003).

Полезные советы, как составить докладную записку, можно найти в статье «Что вы тут понаписали». Используйте наши шаблоны для идеальных докладных и служебок

Чем отличается служебная записка от докладной

Служебная записка по назначению близка к докладной, но имеет исключительно внутренний характер.

Для чего нужен документ

Составляют записки на обычном листе бумаги формата А4. После того как составили или получили докладную, зарегистрируйте ее в журнале учета внутренней документации. об опоздании работника, отсутствии его на рабочем месте вместе с актом, объяснениями сотрудника и пояснениями коллег служит основанием для дисциплинарного взыскания, в том числе и увольнения, поэтому должна быть составлена корректно.

Служебная записка помогает решать хозяйственные, организационные и прочие внутренние вопросы, но в отличие от докладной обеспечивает взаимодействие в компании в двух направлениях: информация идет снизу вверх от работников к руководству или между подразделениями.

Это способ официального общения сотрудников с вышестоящими лицами – причем как в рамках одной организации, так и с надзорными органами (если «дома» разобраться не получилось). По сути своей такая записка относится к информационно-справочным документам, то есть извещает руководство об инциденте и необходимости вмешательства.

Основное отличие такой бумаги от простой служебной состоит в том, что докладная всегда адресуется «наверх» , от кого-то стоящего ниже по административной лестнице. Тогда как служебная не подразумевает иерархической составляющей, ее пишут и руководители подчиненными, и специалисты – таким же рядовым специалистам, и рядовые сотрудники – начальству.

В детском саду есть своя иерархическая лестница , во главе которой стоит заведующий дошкольным учреждением. К нему и обращаются преимущественно при возникновении того или иного эксцесса – с воспитателями, работниками кухни, родителями или даже детьми. Обращение оформляется в форме докладной записки.

Общие правила составления

Как известно, докладная записка относится к категории информационно-справочной документации, а потому ее текст состоит из двух частей – информирующей (что случилось) и прошения – чего вы хотите от главы детского учреждения, какой помощи.

Документ всегда содержит:

  • полное наименование детского учреждения;
  • кому адресуется (должность, фамилия, инициалы);
  • от кого;
  • заголовок документа (докладная записка);
  • регистрационный номер;
  • текст;
  • подпись с расшифровкой;
  • дата.

Справка! При написании следует придерживаться делового стиля. Не нужно расписывать в деталях, какой неумелый или жестокий воспитатель или какие безответственные родители.

Просто проинформируйте заведующего («Довожу до вашего сведения, что …») и изложите, каких конкретно мер вы ждете от главы учреждения- допустим, мер дисциплинарного характера. Недопустимы орфографические, грамматические ошибки, неверные словоупотребления, слэнговая, разговорная, тем более обсценная лексика.

На родителей от воспитателя

То,что ребенок ходит в сад- это итог сделки. И, как во всякой сделке, в случае с детским садом есть свой договор, где прописаны обязательства обеих сторон. За систематическое невыполнение родителем обязательств по договору, ребенка могут отчислить. Причем две докладные записки заведующей – уже достаточный такой повод.

Приведем пример.
Заведующей МБДОУ № 18 «Крокодил»

Ивановой И. И.

от младшего воспитателя Савельевой Е.В.

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА №3

Довожу до вашего сведения, что родители детей Иванова Ивана, Петрова Петра и Сергеева Сергея систематически (почти каждый день) не забирают их из сада вовремя. Обычно это бывает на час-полтора позже. Все расходятся, дети остаются одни, я вынуждена задерживаться до момента закрытия, дома меня ждет ребенок, с которым нужно делать уроки. Беседы с родителями не дали результатов.

Прошу вас провести беседу с родителями упомянутых детей и напомнить им об обязательствах по договору с детским садом.

С уважением

Савельева Елена Викторовна (подпись)

На воспитателей от родителей

Что греха таить, и воспитатель не всегда бывает прав. Родитель же всегда вправе убедиться, что в детском саду к детям имеют должный педагогический подход и в случае отсутствия этого подхода, он также может обратиться к заведующей через докладную записку на воспитателя, не выполняющего свою работу.

Например:

Заведующей МБДОУ № 115 «Розочка»

Сидоровой М.И.

от Васильевой А. А.

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА №3

Довожу до вашего сведения, что воспитатель вашего учреждения Никифорова С.С. использует недопустимые меры воздействия на детей. За то время, что я нахожусь с ребенком, когда привожу его и прихожу забирать, педагог разговаривала с детьми исключительно на повышенных тонах. Другие родители отмечают то же самое. Привожу видеозапись со смартфона в качестве подтверждения моих слов.

Прошу вас принять в отношении Никифоровой С.С. дисциплинарные меры.

С уважением,

Васильева Александра Александровна (подпись)

На воспитателя от методиста или от старшего воспитателя

На воспитателя могут жаловаться и не только родители, но также и коллеги – к примеру, методист учреждения или старший воспитатель.

Приведем пример .

Заведующей МБДОУ № 666 «Монстр»

Алексеевой М. А.

от методиста Трифоновой С.С.

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА №3

Довожу до вашего сведения, что педагог Иванова М. М., принятая на должность младшего воспитателя 20 мая 2016 года, проводит занятия с детьми, вразрез с методиками и планом.

Так вместо обучения детей лепке 18 августа, она поставила перед детьми ноутбук и включила мультфильмы, сама в это время общалась в Интернете по планшету. На мой вопрос Иванова М. М. внятного ответа не дала.

Прошу вас принять к младшему воспитателю Ивановой М. М. меры дисциплинарного характера.

С уважением,

методист Трифонова Светлана Сергеевна (подпись)

На ребенка

Но не всегда жалуются только на педагогов-тиранов или злобных родительниц. Иногда фигурантом докладной записки может стать и ребенок за свое плохое поведение! Причем не обязательно это «вождь краснокожих». Зачастую бывает так, что ребенок явно не подходит для обучения в данном учреждении и нуждается в услугах заведения иного профиля.

Например.

Заведующей МБДОУ № 16 «Левкой»

Борисовой А.А.

от воспитателя Абрамовой А. А.

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА № 6

Довожу до вашего сведения, что Савельева Алина, 5 лет, поступившая в МБДОУ № 16 4 сентября сего года и пребывающая в старшей группе, не подходит по уровню развития для программы, предусмотренной для этого возраста.

В пять лет она почти не говорит, речь ее невнятна, простейшими навыками бытового обслуживания не владеет. С другими детьми часто конфликтует, причем демонстрирует при этом высокую степень агрессии. 3 октября она ударила одногруппника металлической игрушкой по лбу так, что пришлось останавливать кровь. Нянечки и воспитатели отказываются с ней работать.

Прошу вас поставить вопрос о возможности дальнейшего пребывания ребенка в нашем учреждении.

С уважением

Абрамова Анна Абрамовна (подпись).

Внимание! Докладные записки ходят везде. И в детском саду написать ее можно на любого человека – на нерадивого родителя, воспитателя за непрофессионализм и даже на ребенка.

Главное -соблюсти при этом все правила написания и смочь в случае такой надобности, подтвердить свои слова.

Один из самых распространенных документов в любой организации частного или государственного типа, это докладная, поэтому логично более подробнее рассмотреть, что такое докладная записка (текст докладной, образец, бланк). Итак, приступим. Докладная записка – это образец документа справочно-информационного вида, широко применяемого, как в производственных и трудовых отношениях, так и в делопроизводстве. Докладная записка имеет свой код по ОКУД – 0286041. По правилу, докладная направляется от лица подотчетного к начальнику, снизу-вверх, то есть олицетворяет в служебной иерархии обратную связь.

Форма и виды докладных записок

Существуют внешние и внутренние докладные. Внешние составляются только на корпоративных бланках с реквизитами (или при наличии фирменной печати). Внутренние докладные пишутся на простом листке бумаги.

Текст докладной записки начинается с указания ФИО и должности адресата, лишь в дательном падеже. К примеру, Исполнительному директору ОАО «Стройматериалы» Соколову Алексею Ивановичу, потом ставиться дата написания и исходящий №. Затем следует наименование: «Докладная записка», после этого смысловой текст – тело.

Текст докладной записки

Докладная имеет смысловой блок, который состоит из 3х частей. Первые 2 пишутся абсолютно безотносительно, нейтрально, строго по фактам. Все рекомендации и выводы описываются в заключительной части, но без проявления любых личных эмоций, отношений и чувств. В первую очередь, докладная записка – это документ информационного характера, который обладает юридической силой. Всевозможные фельетоны и кляузы сводят ее значение к минимуму в судебном или административном разбирательстве.

Части следуют в примерном порядке и содержат следующие:

Констатирующая часть, здесь описываются все важные обстоятельства происшествия.
Аналитическая часть содержит описание последствий по продолжительности и по силе.
Рекомендательная часть – автор докладной высказывает свои домыслы и соображения, по итогу дает рекомендации, в каком направлении двигаться дальше.
Подпись, где указывается должность.

Нарушение трудовой дисциплины – образец докладной записки

Это отдельный вид докладной, так как в ней рассматривается личность человека. В следствии этого, при написании рекомендательной или аналитической части необходимо соблюдать нормы действующего законодательства. Если случай сомнительный, желательно посоветоваться с юристом, только после этого давать какие-либо умозаключения с указанием должности и ФИО юриста.

Докладная о нарушении дисциплины труда по форме отличается написанием в шапке с левой стороны название подразделения. Подобная докладная – это абсолютно внутренний документ. Чтобы контролировать ее со стороны, необходимы санкции правоохранительных органов, в противном случае, это будет не законно, так как речь ведется о личности нарушителя. В документации кадрового учета нужно лишь указать ее наличие и реквизиты – подразделение, дата, регистрационный №.

Докладная записка о прогуле

При составлении подобной докладной, нужно учитывать следующее:

Прогулом принято считать отсутствие работника на рабочем месте до 3х часов. Если хоть меньше на секунду – это считается отлучка, а не прогул. В таком случае, достаточно от работника объяснительной записки или же устных объяснений. За прогул наказание намного строже, чем за отлучку.

Перед тем, как составлять докладную записку, необходимо потребовать от трудящегося объяснений, которые будут подкреплены оправдательными документами, а в самой докладной описывается результат.

Образец докладной записки

Пример докладной о прогуле (без шапки, только тело документа):

«Охранник Лебедев Сергей Михайлович отсутствовал на положенном рабочем месте 15.10.2015 г. с 12:35 до 18:00 (до конца смены). Лебедев вышел на следующий день, и объяснил, что ему позвонил директор школы, где учиться его 13 летний сын Егор и сообщил, что он подрался с одноклассником. По словам Лебедева, беседа с сыном затянулась на 2 часа, он сильно расстроился из-за поведения сына, и пришел домой только вечером.

Если брать во внимание, что Лебедев образцовый работник, его стаж превышает 10 лет, к тому же производственный процесс из-за его отсутствия не остановился, предлагаю следующие меры:

1. Объяснения от Лебедева принять в том виде, в котором они есть.
2. Лебедева не наказывать, случившийся прогул официально не оформлять, а оформить в качестве отдыха или выходного за свой счет.
3. В обязательном порядке, провести с Лебедевым разъяснительную беседу.
4. О ситуации с Лебедевым сообщить в профком.

Начальник отдела упаковки Пирогова А.Н.

Мы можем сделать вывод, что докладная – это не обязательно карательный документ. Однако, он всегда предполагает наличие достоверных сведений, точного анализа и адекватных рекомендаций, и советов. Как именно выглядит докладная записка (текст докладной, образец, бланк), можете ознакомиться, прочитав эту статью.