Приветствую! Случалось ли Вам вечером ругать себя за то, что за день успели сделать до обидного мало? Постоянно были заняты, но по-настоящему важные и срочные дела плавно «переползли» на завтра?
Лично я с такой проблемой сталкивался регулярно. К вечеру уставал как собака, а по факту — горы несделанной работы, на кухне бардак и за квартиру вовремя не заплачено.
Я жутко злился, но почему-то продолжал частенько тратить время на ерунду, заканчивая все важные задачи наспех и в последний момент (и, как правило, глубокой ночью).
Все это безобразие продолжалось довольно долго. Пока я не начал использовать простой, удобный и наглядный инструмент. На мой взгляд, это один из самых эффективных способов раз и навсегда прочистить мозги. И навести, наконец, порядок в делах.
Знакомьтесь: матрица Эйзенхауэра как инструмент расстановки приоритетов.
Матрица была придумана тридцать четвертым президентом США Дуайтом Дэвидом Эйзенхауэром (он занимал президентский пост с 1953 по 1961 год).
Политик разработал универсальную схему, которая помогла ему классифицировать и рассортировать кучу ежедневных задач. Думаю, у президента США их было предостаточно. В один прекрасный момент Эйзенхауэр сделал парадоксальный вывод:
Срочные дела редко бывают важными, а важные дела – срочными
Кстати, матрицу Эйзенхауэра настоятельно рекомендует мой любимый Стивен Кови в книге «Главное внимание – главным вещам» . Рекомендую скачать и изучить.
Суть матрицы Эйзенхауэра
Проблема большинства современных людей – неумение расставлять приоритеты при планировании. Мы предпочитаем вначале заниматься тем, что нравится, оставляя неприятные, но важные вещи на потом. В результате цейтнот, стресс и… синдром .
Техника от президента мгновенно раскладывает все «по полочкам».
Она выглядит как четыре квадранта с двумя осями. По вертикали матрица делится по срочности («срочно» и «не срочно»), по вертикали – по важности («важно» и «не важно»).
При этом к «срочным» автор теории относит то, что нельзя отложить. А к «важным» — задачи, от решения которых зависит полноценная, успешная и эмоциональная жизнь. И как показывает мой опыт, все повседневности можно отнести к одному из квадрантов.
Квадрант А. Важные и срочные дела
Правильное планирование всегда оставляет этот квадратик пустым. Записанные в сектор А вещи – признак неорганизованности и неправильной расстановки приоритетов. «Важно и срочно» — это форс-мажор, цейтнот и аврал.
Пример дел из сектора А:
- Зубрежка предмета в последнюю ночь перед экзаменом
- Вызов сантехника из-за порыва в трубе
- Срочный звонок клиенту, который отправил деньги не на те реквизиты
- Острая зубная боль и срочный визит к стоматологу
Причем, большей части из всего этого списка вполне можно было избежать. Начать зубрить по чуть-чуть каждый день за неделю до экзамена. Или раз в полгода посещать стоматолога для профилактического осмотра. Согласны?
Квадрант В. Важные, но не срочные дела
В сектор В вписывают самые приоритетные и перспективные задачи – это наш самый ценный квадратик. Именно из таких дел, в идеале, и должен состоять список «Что сделать» на день. По статистике, тот, кто делает акцент на квадранте В, достигает лучших результатов и при этом живет насыщенной и счастливой жизнью.
Отсутствие фактора срочности позволяет решать задачи обдуманно и конструктивно. Но стоит расслабиться — и многое из зоны В быстро «переползет» в сектор А.
Пример задач из сектора В:
- Заполнить квитанции на оплату коммунальных услуг
- Купить продукты на неделю
- Написать отчет о командировке
- Сходить на тренировку в спортзал
- Записаться на прием к стоматологу
- Сделать фото на пропуск в гараж
Квадрант С. Срочные, но не важные задачи
90% таких дел отвлекают от достижения важных целей, снижают эффективность и мешают сосредоточиться. Но сделать их все-таки нужно (или нет – решать только Вам).
Пример задач из сектора С:
- Поздравить дальнего и очень разговорчивого родственника с днем рождения
- Сходить на встречу выпускников (идти Вы не хотите, но отказать неудобно)
- Мигом отвезти бумаги на другой конец города по просьбе коллеги
Содержимое из сектора С нужно либо не делать вовсе, либо приступать к ним после полной проработки заданий из списка В.
Квадрант D. Не срочные и не важные дела
В D должно быть только то, что не влияет на качество нашей жизни. Вы уже догадались, о чем речь? Ну, конечно, о «пожирателях времени»: компьютерные игры, чтение комментов в соцсетях, разговоры «ни о чем» по телефону, бесцельный шопинг, разгадывание кроссвордов. Дела из D-зоны нужно выполнять только после того, как все другие категории пусты!
- Начинайте день с того, что напоминайте себе главную долгосрочную цель. Это что-то вроде маяка, на который нужно ориентироваться при заполнении матрицы Эйзенхауэра. Например, цель: « через пять лет». И каждый пункт в матрице оценивайте с позиции: «Выполнение этой задачи поможет мне достигнуть цели или нет?»
- Если Вам не нравится идея каждый день чертить квадраты, можно просто отмечать буквами A, B, C и D дела в ежедневнике
- Выполняйте все текущие задачи именно в той последовательности, в которой они перечислены выше: А, В, С и D. Только тогда Вы будете все успевать и избежите «завалов» и «авралов». При правильном подходе – даже останется время на ерунду из квадранта D
- Не используйте дела из четвертого сектора для отдыха в процессе работы! Практика показывает, что соцсети и «стрелялки» серьезно отвлекают и не дают полноценно отдохнуть
В матрице Эйзенхауэра меня не устраивал один важный момент: я не знал, как расставить приоритеты между задачами из разных областей. С работой все более-менее понятно (хотя и там есть нюансы). Но ведь жизнь не ограничена «трудовыми подвигами»: есть еще здоровье, личное развитие, семья и общение с друзьями.
Если совсем коротко, то мою проблему можно было сформулировать так: «Что важнее — выучить 10 новых английских слов или сделать 10 упражнений на пресс?».
Для себя я решил задачу следующим образом. Выделил все важные сферы жизни: работа, здоровье, личное развитие, коммуникации, хозяйственные дела. Вы можете добавить в этот список что-то еще: уход за собой (для девушек), учебу (для студентов) или духовные практики (для поклонников эзотерики).
Осталось лишь проследить за тем, чтобы в матрицу были вписаны дела из каждой сферы.
Вот так выглядит мой сектор В:
- Доработать вторую часть проекта для заказчика («работа»)
- 3 км в бассейне («здоровье»)
- Пройти 2 видеоурока по изучению бизнес-английского («личное развитие»)
- Купить продукты и приготовить ужин («хоздела»)
- Встретиться с бывшим одноклассником, который приехал в город на один день («коммуникации»). Кстати, этот пункт можно смело размещать в секторе С «Горит, но не важно»
А что я отношу к сектору Д? Просмотр любимого сериала, например, или пиво с друзьями в спортбаре.
Понятно, что это очень упрощенный пример и количество пунктов в секторе В гораздо больше. Но такой подход позволяет жить полноценной жизнью, а не «гореть на работе» сутками. Проверено на себе!
А Вы используете матрицу для планирования текущих дел? Подписывайтесь на обновления и не забывайте делиться ссылками на свежие посты с друзьями в социальных сетях!
В круговороте жизненных событий очень легко запутаться. Детей учат распределять правильно своё время взрослые, которые зачастую и сами откладывают все на потом. Как правило, это самое «потом» никогда не наступает. Все запланированные дела плавно отодвигаются другими и под конец превращаются в один сплошной ком из нерешенных задач.
Проблема чаще всего заключается не в количестве дел, а в нерационально составленном графике. Люди не уделяют должного внимания планированию своей деятельности. А ведь, потратив совсем немного личного времени на обучение основам тайм-менеджмента, можно значительно сэкономить в будущем. Тогда в жизни появится место не только для вечных проблем, но и для себя и своей семьи. Одной из наиболее простых и эффективных техник планирования является принцип Эйзенхауэра.
В чем состоит суть техники?
Принцип матрицы Эйзенхауэра заключается в грамотном распределении задач в зависимости от степени их значимости. Она помогает разбить весь перечень дел на важные и не важные, срочные и не очень. С помощью матрицы можно определить тот промежуток времени, который понадобится на решение проблемы, ведь что-то требует большего внимания, а некоторые вещи и пяти минут, потраченных на них, не стоят.
Чтобы достичь успеха, нужно следовать определенному алгоритму. Порядок необходимых действий зависит от приоритетности задач. Как правило, сконцентрироваться на одной цели мешают различные факторы: личные проблемы, окружающие люди, привычки и прочее. Избавиться от слабостей и сосредоточиться только на полезных действиях может помочь метод Эйзенхауэра.
Как возник этот принцип, кем сформирован?
Обосновал описываемый принцип тайм-менеджмента тридцать четвертый президент Соединенных Штатов Америки Дуайт Дэвид Эйзенхауэр. Политический деятель ни одну задачу не мог оставить нерешенной, так что старался сделать свой график как можно более рациональным и оптимизированным. В итоге все задачи Эйзенхауэр преобразовал в матрицу.
Сегодня же методом президента пользуются и офисные работники, и менеджеры, и крупные руководители. Это говорит о том, что данный способ распределения приоритетов и вправду действенный и актуальный.
Что представляет собой матрица Дуайта Эйзенхауэра?
Квадрат Эйзенхауэра (или принципы базируется на построении матрицы. Основами матрицы являются ось важности (абсцисса) и ось срочности (ордината). Их взаимное пересечение дает четыре квадрата, каждый из которых заполняется задачами, согласно их распределению.
Так, для начала стоит определиться, что является важным, а что срочным. Важные дела в наибольшей мере влияют на достижение результата, а срочные задачи требуют немедленного выполнения. В целом же образуется картина, дающая полное представление о положении дел.
Матрица позволит расставить правильные приоритеты - что может подождать, а что не потерпит отлагательств.
Что входит в квадрат А?
Первый квадрат, расположенный в верхнем левом углу, именуется квадратом А. В эту ячейку записываются наиболее важные и срочные задачи. В идеале данный квадрат должен пустовать, так как рационально распределенное время позволяет избежать наличия дел подобного рода в принципе.
К делам повышенной важности можно отнести:
- проблемы со здоровьем, возникающие, как правило, в самое неподходящее время;
- то, что может негативно отражаться на результатах деятельности;
- дела, невыполнение которых может привести к возникновению новых проблем.
За наполненность этого квадрата отвечает самоконтроль человека. Ведь если в ячейке А ежедневно появляются новые дела, принцип Эйзенхауэра не поможет. Тут следует обратиться к тайм-менеджменту в принципе, но для начала необходимо разобраться со всеми делами, которые в ближайшей перспективе заполнят квадрат А.
Несмотря на высший приоритет данного квадрата, можно передать решение проблем, заполняющих ячейку, кому-нибудь другому. Но это только в том случае, если такое возможно, а дела не требуют непременно личного участия.
Какие задачи предполагает квардрат В?
Данная часть матрицы заполняется ежедневными делами. Как правило, сюда входит все то, что заслуживает наибольшего внимания. Это важные, но не срочные дела, большая часть которых связана с основной деятельностью человека. Невысокая срочность задач позволит не принимать скоропостижных решений, а конструктивный и разумный подход даст возможность выполнить все дела более качественно.
Деятельность людей, которые в основном решают проблемы из квадрата В, более продуктивна. При хороших результатах труда таким людям хватает времени на личную жизнь, они не испытывают постоянных стрессов. Данный квадрат состоит из задач, которые имеют небольшое значение и, возможно, в какой-то мере повседневны, но именно из них в основном и состоит деятельность человека.
Задачи из сектора В сильно влияют как на моральное, так и на материальное состояние. Это спорт, режим питания, сна, учебная и рабочая деятельность - те вещи, без которых не обойтись, но им обычно уделяют меньше всего внимания, пуская многое на самотек.
Какие дела входят в квадрат С?
В квадрат С входят те дела, которые не приближают к заветной цели, а, наоборот, тормозят события, откладывают выполнение действительно важных задач. Чаще всего они требуют срочных затрат времени, но отвлекают и сбивают с пути. Тут важно всегда помнить о результатах своей деятельности и целях и не переключаться на второстепенное.
В данный сектор можно смело включать домашние хлопоты и данные кому-то обещания. В общем, это дела не столько важные, сколько срочные.
Что входит в квадрат D?
У людей, не умеющих правильно планировать время, дела из этого квадрата занимают наибольшее количество времени. Эти задачи скорее можно назвать не проблемами, а приятными заботами, которые притом не приносят абсолютно никакой рациональной пользы. Влияние квадрата D необходимо если не исключить, то постараться хотя бы уменьшить.
Не стоит заменять отдых бесцельным мониторингом социальных сетей, просмотром телепередач или сериалов, пустой болтовней по телефону. Свободное время можно также провести с пользой для себя и окружающих: семьи, близких и друзей.
Где используется принцип Дуайта Эйзенхауэра?
Описанный прием распределения задач используется не только для рационализации времени. Ускоренный анализ по принципу Эйзенхауэра применяется, например, для определения необходимых функций торговых объектов. Улучшение товара на всех этапах жизненного цикла получило название Этот принцип объединяет в себе экономические и технические приёмы по определению соотношения свойств товара с затратами на него. Последние обязательно должны быть логичны и окупаемы.
В чем заключается принцип Эйзенхауэра в ФСА, исследовали многие специалисты из стран с рыночной экономикой: Франция, Германия, Великобритания, США. В результате было выявлено, что для того, чтобы определить круг соответствующих функций объекта, важно соблюсти пропорции между их необходимостью и стоимостью. Принцип Эйзенхауэра в ФСА заключается в анализе товара и распределении его свойств по трем категориям:
- Категория А. Главные или основополагающие функции: прямое назначение товара, на обеспечение которого необходимо потратить большее количество средств.
- Категория В. Второстепенные функции продукта, которые являются сопутствующими основным. Наличие таких дополнений приветствуется, но и отсутствие не слишком влияет на продажи.
- Категория С. Излишние функции, отсутствие которых никоим образом не скажется на качестве товара. Избегая трат на дополнения, которые совершенно не являются необходимыми, можно значительно сэкономить.
Практика применения принципа Эйзенхауэра
Совершенно не обязательно распределять задачи именно в виде матрицы - в квадрате, но на первых порах можно поступать именно так для обеспечения наглядности. Удобно преобразовывать стандартный в несколько списков или общий план, где дела из различных квадратов выделены цветом. Так, например, одновременно срочные и важные задачи (квадрат А) можно записывать красными чернилами, важные, но не срочные зеленым цветом (сектор В), неважные, но срочные задачи (квадрат С) - синим, а черным - неважные и несрочные. При этом степень важности конкретного дела следует оценить не в уме, а именно на бумаге. Так задачи приобретают форму, а их выполнение становится более реальным.
Почему следует применять данный метод?
Принцип может помочь изменить свою жизнь в плане рационализации личного времени. Использование данного метода позволяет тратить меньше времени на выполнение ненужных задач и заниматься наиболее перспективными делами, а также достаточное время уделять полноценному отдыху, избегая так называемых пожирателей времени: телевидения, бесцельного блуждания по просторам Сети и тому подобного.
Человек, который применяет в своей повседневной деятельности принципы тайм-менеджмента, не только успешнее остальных, согласно статистике, но и здоровее, так как не испытывает постоянных стрессов, связанных с перегруженностью и постоянными дедлайнами. (принцип Эйзенхауэра или любой другой) поможет оптимизировать свою жизненную деятельность во всех сферах.
Первое, чему нужно научиться в работе с матрицей, – грамотно в делах. Уметь отличать важное от срочного, не очень срочное от неважного.
Матрица времени делится на 4 квадранта, в которых имеются 2 оси важности и столько же осей срочности. В каждый из них вписываются дела и задачи, что помогает наглядно увидеть приоритетность каждого составляющего: что делать в первую очередь, что во вторую и т.д.
Шаблон матрицы выглядит следующим образом:
Рассмотрим каждый квадрант подробнее.
Важные и срочные
Идеальный тайм-менеджмент подразумевает, что этот квадрант будет пустовать. Это обусловлено тем, что при грамотной расстановке приоритетов и своевременном выполнении дел завала просто не будет. Это может быть нормально лишь время от времени, но постоянный хаос в делах – признак неорганизованности.
Чтобы избегать проблем с квадрантом «А», нужно организовать грамотное планирование в других областях и выполнять в точности все пункты. Однако, если необходимость его заполнения все же возникает, то сюда вписываются:
- Дела, невыполнение которых ставит под угрозу срыва достижение цели.
- Задачи, невыполнение которых способствует появлению жизненных трудностей и затруднений.
- Задачи, которые напрямую связаны со здоровьем.
Не забывайте о . Часто бывает так, что дела из квадранта «А» можно поручить другому человеку. Если такое возможно – воспользуйтесь этим правом.
Не забывайте о делегировании обязанностей. Часто бывает так, что дела из квадранта «А» можно поручить другому человеку.
Важно, но не срочно
Самые приоритетные дела и задачи располагаются здесь, поэтому ему нужно уделять максимум внимания. Это повседневные занятия, срочность которых не так высока, но они все же важны. Специалистами было замечено, что люди, которые работают именно с квадрантом «В», достигают в жизни большего успеха и добиваются намеченных целей. Они зарабатывают больше денег и занимаются любимым делом, от чего и счастливы.
Так как срочность в делах отсутствует – нет паники, что делает подход к их выполнению взвешенным и разумным. Это в свою очередь способствует высокой эффективности и продуктивности. Однако не стоит забывать, что несвоевременное исполнение дел из квадранта «В» перемещает их в квадрант «А».
Итак, в эту зону вписываются все текущие занятия, которые связаны с ежедневными делами: основная деятельность, спортивные занятия, планы на день и т.п.
Срочно, но не важно
Занятия, которые «лежат» в основе этого квадранта, как правило, являются отвлекающим фактором. Их выполнение не несет в себе никакой полезности в плане достижения целей и не приводит ни к каким результатам. Зачастую они только мешают сосредотачиваться на по-настоящему важных делах и снижают общую эффективность. При работе с матрицей главное – не спутать дела из квадрантов «А» и «С», в противном случае создастся неразбериха в приоритетности дел.
В область «C» можно относить дела, связанные с переговорами и встречами, которые навязаны кем-то, с празднованием дней рождения людей не очень близкого круга, домашние хлопоты, которые возникают внезапно. Так как дела из этого квадранта только тормозят и «крадут» время, то им нужно уделять минимум времени.
Не срочно и не важно
От дел, которые помещаются в этот квадрант, нет абсолютно никакой пользы. Ими нужно заниматься в самую последнюю очередь. Даже если вы не будете ими заниматься вовсе, то от этого будет только лучше. Однако учитывать такие дела необходимо, как говорится, врага надо знать в лицо. Это самые что ни на есть «пожиратели» полезного времени, от которых стоит избавляться.
От дел, которые помещаются в квадрант «D», нет абсолютно никакой пользы.
Но самое интересное, что дела именно из этого квадранта очень привлекают людей. Здесь самое приятное и простое, над чем не нужно трудиться. Они расслабляют и приносят удовольствие. Приятное времяпрепровождение делает проблематичным отказ от них.
Сюда вписываются разговоры по телефону с друзьями и родственниками, просиживание в социальных сетях, интернет-серфинг, компьютерные игры, просмотр телепередач, тусовки в клубах.
Конечно, отдых для продуктивной работы важен, как и кислород для человека, но он тоже должен быть полезным. Вместо просиживания целыми выходными на диване устраивайте выходы и выезды на природу, разработайте план активного отдыха, это, кстати, поможет укрепить здоровье. Прочтите познавательную или просто интересную книгу, на которую раньше не было времени, это подстегнет ум.
Контролируя свою жизнь, помните, что отдых тоже должен быть запланирован. Недопустимо, чтобы он был спонтанным. Но и не пренебрегайте им. Это чревато затяжным бездельем, так как переутомление еще никому на пользу не шло. Здесь уместно правило: «Делу время – потехе час».
Пример расписания на каждый день может выглядеть так:
Можно расчертить листы самостоятельно либо скачать готовые бланки из интернета.
Распределение приоритетов
Вначале, с непривычки, будет проблематично определить срочность и важность каждого дела, но конечный итог того стоит. Попробуйте использовать следующее упражнение:
- Начертите таблицу с колонками: № п/п, дело, срочность, важность. Количество строк регулируйте самостоятельно, в зависимости от длины списка.
- Во второй столбец «дело» впишите все задачи и дела, которыми вы обычно занимаетесь.
- После этого переходите к их оценке: насколько каждое занятие важно или срочно.
Чтобы это было сделать проще, используйте следующие критерии важности, задавая вопросы к каждому делу:
- Выполнение этой задачи необходимо для достижения моей ключевой цели (Да – значит, важно; Нет – неважно).
- Невыполнение дела влечет за собой серьезные последствия для текущей деятельности (Да – важно; Нет – неважно).
Критерий срочности:
- Если задачу не выполнить сейчас, то она теряет свою актуальность (Да – срочная; Нет – несрочная).
Этот инструмент расстановки приоритетов значительно упростит весь процесс работы. Пройдя через такое исследование, вы обнаружите, сколько времени до этого момента тратили впустую и сколько, оказывается, полезного высвобождается.
В бесконечном потоке дел можно растеряться, забыть что-нибудь или просто не успеть сделать. Невыполненные дела, таким образом, накапливаются и утяжеляют следующий новый день с новыми возможностями. И снова та же проблема: не успел, забыл, отложил на завтра.
Подобные ситуации зачастую происходят с теми, кто не умеет планировать, и в этом нет ничего удивительного, ведь процесс планирования требует определенных навыков тайм-менеджмента и особого внимания.
Существует немало техник планирования, позволяющих при правильном использовании временного ресурса извлекать для себя максимальную выгоду. Приведем пример наиболее эффективной и несложной техники, которая называется «матрица Эйзенхауэра» или «квадрат Эйзенхауэра» .
– это принцип расстановки приоритетов, позволяющий в течение дня решать наибольшее количество задач.
Этот принцип является одним из самых популярных в тайм-менеджменте. Им пользуются по всему миру: от простых работников до руководителей крупных организаций всемирно известных корпораций.
Основоположником данного принципа является Дуайт Дэвид Эйзенхауэр (34-й президент США). Учитывая свою занятость, он оптимизировал свой рабочий график благодаря систематизации дел в зависимости от их значимости, что привело к созданию собственной техники, которая отличилась простотой и уникальностью.
Матрица Эйзенхауэра как инструмент расстановки приоритетов
Эйзенхауэр разделил дела на 4-е категории и вписывал их в таблицу, в которой четко выделил квадраты, позволяющие распределять запланированные задачи по их срочности и важности (a , b , c , d).
Каждому квадрату свойственно свое предназначение дел:
- «а» - безотлагательные особой значимости;
- «b» - немаловажные, с которыми можно повременить;
- «с» - не первой важности, но неотложные;
- «d» - несрочные и неважные.
Расставив приоритеты таким способом, можно научиться управлять временем , что поможет в достижении поставленных целей, повысит успеваемость в выполнении запланированных задач и повлияет на успех в той или иной деятельности.
Чтобы расставлять приоритеты по принципу Д. Д. Эйзенхауэра необходимо подробно изучить категории (квадраты) в его таблице .
Важные и срочные дела (категория а)
В квадрат данной категории вписываются запланированные задачи, являющиеся наиболее значимыми и очень срочными. По принципу Эйзенхауэра этот квадрат должен быть пустым, свободным для новой ежедневной записи, что для человека, владеющего навыками тайм-менеджмента, не даст возможности запустить срочность дел и допустить критическую ситуацию в случае их невыполнения.
Часто бывает так, что дела из квадрата « b » перемещаются в квадрат «а» из-за обычной человеческой лени, что является одной из причин его заполнения. Временами это может быть с каждым, но в случае ежедневного перебрасывания дел из квадрата в квадрат, стоит заняться самодисциплиной.
Для того чтобы избежать появления невыполненных задач в квадрате «а», необходимо своевременно выполнять задания других категорий и строго придерживаться перечня дел для этого квадрата. Также можно воспользоваться методом делегирования (перепоручение заданий кому-либо), что даст возможность урегулировать задачи и не оставлять хвосты несделанной работы.
Перечень дел для квадрата «а» :
- отрицательно сказывающиеся на достижении поставленной цели;
- проблемные, которые могут стать причиной неприятностей;
- связанные со здоровьем.
Важные, несрочные дела (категория b)
К данной категории чаще относятся наиболее перспективные и приоритетные дела. Эйзенхауэр отводит им значительную роль, так как их выполнение является залогом успеха. Как показывает опыт, если ответственно использовать время при выполнении дел, включенных в « b » квадрат, то хорошие результаты дадут о себе знать очень скоро .
Преимущество этого квадрата в том, что на важные дела есть нужное количество времени, что позволяет решать задачи конструктивно и обдуманно, в полной мере раскрывать свой потенциал и продумывать (анализировать) деятельность. Но важно знать, что откладывать в долгий ящик эти дела не стоит, так как есть риск переместить их в первый квадрат, что недопустимо по принципу Эйзенхауэра.
Примеры дел и задач квадрата « b »
:
- планирование проектов;
- партнерство (поиск, сотрудничество);
- итоги завершенных проектов (оценка о проделанной работе);
- поиск перспектив в целях развития.
Что касается повседневной жизни, то специалисты рекомендуют в данный квадрат включать дела, связанные с планированием, учебой, спортом, режимом питания и т.п.
Срочные, неважные дела (категория с)
К этой категории относятся второстепенные задания, не терпящие отлагательства. Часто происходит так, что человек спешит выполнить наименее важные задачи и, таким образом, отстраняется от поставленной цели. Матрица Эйзенхауэра требует точного использования техники, поэтому не стоит допускать ошибок в классификации задач.
Расставляя приоритеты, не нужно путать задачи, относящиеся к квадрату «с» с задачами квадрата «а». Приведем пример возможной путаницы:
Начальник дает поручение, требующее срочного выполнения, при этом данное поручение к работе никак не относится. Это задание следует занести в квадрат «с» и считать важным, но несрочным, так как отходить от намеченных целей нельзя, тем самым тратить свое время на то, что отвлекает от главного.
Примеры дел и задач квадрата «с» :
- нежданные гости, требующие внимания;
- незапланированные срочные встречи;
- избавление от неприятностей, возникших по собственной халатности.
Несрочные и неважные дела (категория d)
Это задания, которые готовы ждать своего временного ресурса, сколько понадобится или и вовсе могут остаться невыполнимыми. Скорее к этой категории относятся дела несложные и интересные, но не стоит хвататься за них, они только тормозят рабочий процесс и отодвигают от цели.
Примеры дел и задач квадрата « d » :
- пустые телефонные разговоры;
- развлекающие мероприятия;
- любые события, которые отвлекают от работы.
Расставив приоритеты по принципу матрицы Эйзенхауэра, несомненно, можно успеть сделать многое и приблизиться к поставленной цели, но не стоит забывать, что труд – главный источник успеха при правильном управлении временем.
Почему так сложно делать выбор между приоритетными и второстепенными задачами? Исследования невролога Антонио Дамасио показывают, что принятие решений неразрывно связано с эмоциями. Потому неудивительно, что беспокойство и депрессия часто характеризуются как состояния загнанности в тупик и неспособности принимать решения. Использование простых инструментов наподобие матрицы Эйзенхауэра помогает не просто разобраться в делах, но и снизить эмоциональную нагрузку. Со временем, усвоив принципы этой концепции, можно научиться легко и быстро определять разницу между важным, срочным, второстепенным и бесполезным.
Считается, что матрица Эйзенхауэра имеет непосредственное отношение к словам Дуайта Д. Эйзенхауэра: «У меня есть две проблемы: срочная и важная. Срочная не является важной, а важная — срочной».
Дуайт Д. Эйзенхауэр известен, прежде всего, как 34-й президент США (с 1953 по 1961 годы). До того, как стать президентом, он был генералом и командовал союзными войсками во время Второй мировой войны. В 1950 году Эйзенхауэр стал первым верховным главнокомандующим объединенными вооруженными силами НАТО в Европе.
Специфическая профессиональная деятельность постоянно вынуждала Эйзенхауэра принимать жесткие решения и ежедневно фокусироваться на различных задачах. Чтобы оптимизировать процесс, он создал свой метод, который стал широко известен как матрицаЭйзенхауэра. Сегодня ею могут пользоваться не только генералы, но и обычные люди вплоть до домохозяек — онпомогает расставлять приоритеты в текущих задачах и наводить порядок в делах.
Как использовать матрицу Эйзенхауэра
Этот инструмент подходит тем, кто готов и способен оценивать важность своих задач и четко их классифицировать. Метод подразумевает разделение задач и действий на четыре группы:
- срочные и важные;
- важные, но не срочные;
- срочные, но не важные;
- не срочные и не важные.
Конечная цель метода Эйзенхауэра — помочь отфильтровать второстепенные дела от важных решений и сосредоточиться на том, что действительно имеет значение.
Если представить матрицу Эйзенхауэра в виде картинки, то она будет выглядеть так:
Значение квадрантов в матрице
Задачи распределяются по конкретным квадрантам, которые в свою очередь определяют, когда и как долго вы можете выполнять задачу.
- Квадрант I — «Сделайте это немедленно» (срочные и важные)
Сюда попадают приоритетные задачи, требующие немедленного внимания. Они имеют жесткие сроки и должны выполняться прежде всего остального и лично.
- Квадрант II — «Решите, когда вы это сделаете» (важные, но не срочные)
Этот квадрант — стратегическая часть матрицы, идеально подходящая для долгосрочного развития. Элементы, которые он включает, важны, но не требуют немедленного вмешательства. При этом задачи имеют определенный дедлайн и тоже выполняются лично.
- Квадрант III — «Делегируйте кому-нибудь» (срочные, но не важные)
В этот квадрант попадают телефонные звонки, электронные письма и планирование встреч и мероприятий. Эти типы задач обычно не требуют личного внимания, потому что не подразумевают измеримый результат. Квадрант III помогает минимизировать то, что отвлекает от важной работы. Благодаря делегированию вы можете сосредоточить внимание на более серьезных вещах.
- Квадрант IV — «Сделайте это позже» (не важные, не срочные)
Действия, попадающие в квадрант IV, — это сопутствующие дела, которые не приносят никакой ценности. Проще говоря, это то, что всегда можно отложить, не боясь каких-либо последствий. Эти дела отнимают время и мешают выполнять более важные задачи, которые вы вносите в первые два квадранта.
Выбор цвета для матрицы
Назначьте каждому из квадрантов матрицы цвет и свяжите его с уровнем приоритета.
Например:
Красный = срочно.
Желтый = важно, но не очень срочно.
Зеленый = срочно, но не важно.
Серый = не срочно, не важно.
В процессе использования матрицы для профессиональных целей вы увидите, что большинство задач попадают в квадранты I и III. Самый значимый результат приносят действия из квадранта II, потому что это бизнес-цели, которые влияют на долгосрочный успех бизнеса, при этом они редко классифицируются как срочные.
Сложнее всего понять то, что отвлекает вас от запланированного курса. Но если вы справитесь с этой фундаментальной проблемой управления временем, ав избавитесь от мыслей о зря потерянных часах. Задайте себе два вопроса, чтобы определиться с долгосрочными стратегиями в принятии решений:
- Когда вы будете заниматься важными, но не срочными задачами?
- Когда вы сможете потратить время на решение важных задач, прежде чем они внезапно станут срочными?
Стоит помнить о том, что иногда задачи из одного квадранта неожиданно попадают в другой. Если возникнет чрезвычайная ситуация, ваши приоритеты изменятся. Например, вы владеете небольшим бизнесом, звонит недовольный клиент и просит связать его с менеджером из-за задержки с доставкой. Эта проблема сразу же станет выше других элементов в матрице.
Распределение задач по квадрантам имеет некоторые особенности, и их нужно учитывать:
- Списки дел облегчают жизнь. Убедитесь в том, что при распределении задач вы задаете правильные вопросы, которые помогают определить, что нужно выполнить в первую очередь. Ключевой признак — приоритет.
- В каждый квадрант можно добавлять много действий и задач, однако лучше, чтобы максимальное количество не превышало более восьми элементов. Иначе вы будете отдаляться от главной цели — завершения задачи.
- Создавайте отдельные матрицы для профессиональной и личной жизни.
- Только вы можете определить уровень приоритета элементов в своем списке. Каждое утро начинайте со списка дел из матрицы, и уже к концу недели вы увидите результат.
Шаблон матрицы Эйзенхауэра
Чтобы упростить процесс распределения задач, используйте шаблон, разработанный сервисом Evernote:
Матрицу Эйзенхауэра можно перевести в программу для управления проектами Trello. Составьте список дел для каждой из четырех досок (= квадрант) и сделайте отдельную доску «Входящие», куда будут поступать все задачи до распределения по квадрантам. Это позволит вам визуально оценивать свою нагрузку.
Матрица Эйзенхауэра — это простой инструмент, помогающий избежать состояния аналитического паралича, которое возникает каждый раз, когда вы даже не знаете, с чего начать.
